Waarom is hybrid working een kwestie van mens én technologie?

Onlangs vertelden we je al hoe je meester kunt worden in hybride vergaderen en wat hybride werken is. In dit artikel zetten we de rol van IT in de spotlight. Zo kan je een optimale hybride werksetting faciliteren!

In de hybride organisatiecultuur hebben werknemers meer vrijheden om te beslissen waar en wanneer ze werken. Belangrijke kanttekening: de vereisten richting IT zullen veranderen.

Wijs je nog standaard vaste werkplekken toe aan een nieuwe collega of opteer je voor een volledig open model waarin niemand nog een vaste plek heeft? De moderne (hybride) werkplek zal nieuwe uitdagingen bieden voor de IT manager.

De voornaamste veranderingen op een rij

Mede dankzij de tools en de rol van de IT manager en ondersteunende rollen, bleven organisaties ´draaien´ tijdens de lockdown. Desalniettemin is ook op het vlak van IT change management een must. En dat zowel voor gebruikers van tools als de IT managers. Iedereen herinnert zich de verandering van fulltime op kantoor werken naar abrupt thuiswerken. De kans bestaat dat ook bij jouw organisatie dit niet vergezeld werd door strategische begeleiding. Nu is het moment om dit weloverwogen aan te pakken voor de hybride werkplek die we binnenkort omarmen. In deze verandering zal het belangrijk zijn geen oude gewoonten te kopiëren naar een nieuwe setting.

Algemeen zien we deze 4 grote veranderingen:

• Gebruikers helpen op afstand: de helpdesk zal flexibeler moeten werken dan ooit tevoren. De nood aan remote support vraagt om een goede telefonische bereikbaarheid.
• De relatie tussen HR en IT: deze twee zullen steeds vaker moeten samenwerken. Enerzijds om ervoor te zorgen dat HR policies afgestemd zijn met de digitalisering van de werkplek en anderzijds om adoptie van technologische oplossingen te versnellen. HR heeft vanuit haar strategische positie binnen de organisatie een goed beeld van het personeelsbestand en de specifieke behoeften aan extra begeleiding.
• Specifieke training voor de gebruikers van IT tools: zo raakt iedereen bekend met de nieuwe manier van werken binnen een hybride setting. Zet vanuit IT perspectief in op een eenduidig beleid rond eigen tools. Kies je ervoor (heel vooruitstrevend, chapeau!) om naast laptop, muis en toetsenbord, ook headsets, monitors te garanderen voor thuiswerkers? In de moderne werkplek willen we een intelligent communicatiesysteem.
• Processen digitaliseren aan een hoog tempo: met name de processen waarin we voorheen een rondje door het kantoor liepen om handtekeningen te verzamelen. Bijvoorbeeld voor een offerte. Dankzij de Cloud kan je op een ‘veilige wolk’ tijd- en locatieonafhankelijk vlot werken!  

Geef IT een andere invulling

Waar de IT verantwoordelijken voorheen bezig waren met patching en IT implementaties op een fysieke werkplek, is dat in de remote context van vandaag de dag wel anders. Nu is het zijn of haar verantwoordelijkheid om medewerkers een stabiele internetverbinding te garanderen voor al die videovergaderingen.

Maken we vervolgens de vertaalslag naar een hybride context, dan zal de rol van de IT verantwoordelijke veranderen naar een facilitator van werkplekken voor enkele uren of dagen. Er is in deze context niet alleen behoefte aan een reservatiesysteem, maar ook aan de nodige informatie over de vereisten van de werknemer. Zijn er twee monitors nodig? Heeft de werknemer liever een qwerty toetsenbord of zijn er specifieke kabels nodig op de werkplek?

Maar laten we tegelijk ook beseffen: verandering is evenzeer een menselijk proces, waarin technologie eigenlijk slechts een enabler is.

Investeer in je medewerkers

Bij Wortell zijn we er met andere woorden van overtuigd dat digitale transformatie enkel lukt als iedereen aan boord is van de verandering. Of het nu gaat over hybride- of thuiswerk: het is cruciaal dat de werknemersbetrokkenheid hoog is en blijft! Daarin spelen opleidingen, motivatie, en beslissingsrecht een niet te missen rol.

• Individuele opleidingen: de overgang naar een nieuwe manier van werken met Microsoft365 vraagt om een individueel proces op maat. Houd jezelf niet voor de gek door te denken dat werknemers met enkele linkjes naar YouTube filmpjes geholpen zijn, maar investeer in kwalitatieve opleidingen op maat van de (afspraken van je) organisatie.
• Blijf motiveren: stimuleer je medewerkers op afstand om aan de slag te gaan met de nieuwe manier van werken in Microsoft365. Geloof ook in de kracht van zelfsturende teams die elkaar helpen. Is de IT helpdesk in jullie organisatie overbelast met vragen? Waarvan een deel eigenlijk (bijna niet) technisch zijn? Overweeg om collega´s elkaar te laten helpen in communities op Yammer of start een speciaal team op in Teams waarin werknemers vragen kunnen stellen.
• Betrek medewerkers bij beslissingen: iedereen heeft een mening, maar ook goede ideeën. Laat die kansen dus niet onbenut en zet in op werknemer bevragingen of korte interviews. Zo leer je welke processen en tools goed werken en waar de pijnpunten liggen. Door je collega’s te betrekken bij beslissingen en nieuwe tools aan te kopen vanuit hun perspectief, bespaar je tijd én frustraties.

Kortom: zowel de mens als de IT afdeling zal zich moeten aanpassen volgens de opkomende hybride manier van werken. IT heeft de afgelopen maanden haar essentiële rol bewezen (waarvoor dank!). We vragen veel van de Bricks en de Bytes in een hybride werkcontext. Juist daarom is de rol van IT onmisbaar om als organisatie klaar te zijn voor de hybride toekomst. Maar voor een goede implementatie en adoptie is aandacht voor het menselijke minstens zo onmisbaar.