Wat is hybrid working?

Wanneer de lockdown versoepeld wordt en thuiswerken geen verplichting meer zal zijn vanuit de overheid, hoe ga ik dan om met de wens van werknemers om hybride te gaan werken? Lees gauw verder als ook jou dit bezighoudt, dan kom je alle ins en outs van hybride werken te weten.

Uit ons marktonderzoek is gebleken dat vooral de jongere werknemers 2-3 dagen per week thuiswerken verkiezen. Het vele thuiswerken tijdens Covid-19 heeft uiteraard een impact gehad op onze organisatiecultuur nu werk het gebouw heeft verlaten.

Een krachtige organisatiecultuur ontwikkelen en behouden, betekent aandacht besteden aan ´sense of belonging´. Zelfs zonder ons er bewust van te zijn, is een organisatiecultuur gebaseerd op gedeelde normen en waarden. Nu voor velen de gedeelde werkplek een draai van 180 graden heeft meegemaakt en de traditionele fysieke kantoorruimte als constante factor is weggevallen, zijn we op zoek naar nieuwe vormen van houvast in onze organisatiecultuur. Onze werkplek wortelt in ons tribale brein. Dit ‘thuisgevoel’ op het werk is een mindset dat we al eeuwenlang meedragen en ons houvast biedt in periodes van onzekerheid. Een gemeenschappelijk gevoel van eenheid en identiteit onder collega´s. Een ´wij-gevoel´ dat essentieel is voor zowel je eigen motivatie, als dat van collega’s om soms ´the extra mile´ te gaan, zeker tijdens een belangrijke deadline. Motivatie is het sterkst wanneer deze authentiek intern gevoeld wordt.

Perspectief op de hybride toekomst van werk

Het financiële bedrijfsperspectief op ‘het kantoor’ is veranderd. Daarnaast ervaren medewerkers de voordelen van minder pendelen. De betekenis van een fysieke werkplek waar we samenkomen, wordt nu door ons herschreven. Wanneer werk het gebouw verlaten heeft, volgt een impact op het traditionele kantoorleven. Welke lading krijgen ‘aanwezig zijn’, ‘collegiale nabijheid’ en ‘(kantoor)ruimte’ wanneer we (gedeeltelijk) op afstand blijven werken?

Vier varianten van plaats(on)afhankelijk werken

Op dit moment bestaan er al organisaties die zijn overgeschakeld naar een gedistribueerde werkplek en zijn er starts-ups die nooit anders hebben gewerkt. In een gedistribueerde organisatie is er sprake van een hoofdkantoor met daarnaast diverse kleinere (inter)nationale (kantoor)ruimtes. Deze ruimtes zijn eventueel gecombineerd met flexplekken bij deelkantoor aanbieders en uiteraard met alle thuiskantoren. Hybride werken biedt werknemers de optie om gedeeltelijk van thuis en vanop kantoor te werken. We zien dus een mix van plaatsgebonden op kantoor werken en thuiswerken.

McKinsey somt vier typen medewerker segmenten op:

1. Volledig vanop afstand werken
2. Volledig hybride werken
3. Hybride bij uitzondering
4. Volledig ter plaatse werken

Door Covid-19 zijn velen gedwongen tot thuiswerken en werd er weinig stilgestaan bij de vraag: ´Wil ik dat eigenlijk wel en past dat bij mijn persoonlijkheid?´ Een full-time nomadisch bestaan is namelijk niet voor iedereen weggelegd. Welk type past bij jou? Welk type past bij de organisatie? De één vindt achtergrondgeluid bijvoorbeeld hinderlijk, de ander filtert het vanzelf weg.

´Tijdens mijn studies vond ik het zelf bijvoorbeeld zeer aangenaam om op de fiets te springen en de dag door te brengen in de universiteitsbibliotheek en andere campusruimtes. Daar kwam ik medestudenten tegen en pauzeerden we samen. Tegen het einde van de dag sloot ik de boeken (en laptop) weer zodat ik op de fiets naar huis kon deconnecteren. Thuis zijn voelde daardoor écht als vrije tijd aan.´

Het is van groot belang rekening te houden met de wensen en verwachtingen van medewerkers, zowel bij de inrichting van je kantoren als de mogelijkheden die je je werknemers biedt via je HR beleid. Vraag regelmatig aan werknemers waarnaar hun behoeften uitgaan. Een voorbeeld: Hoe ziet hun werkplek eruit? Ervaren ze lichamelijke klachten? Beschikken ze over het nodige werkmateriaal? Wellicht kunnen ze extra tips gebruiken voor een ergonomische werkplek. Check ook samen de (informatie)veiligheid en neem dit mee in je beleidsstrategie.

Het kantoor krijgt de prominente rol van ontmoetingsplek

Bedrijven kozen vaak stedelijke gebieden voor hun hoofdkantoor vanwege goede vervoersconnecties, maar ook vanwege de aantrekkingskracht van jong talent. Hybride werken geeft werknemers de regie en flexibiliteit over hun werkritme, waarbij men zelf de tijd of fysieke plaats kan kiezen. Deze vrijheid geeft werknemers de mogelijkheid om privézaken, zoals kinderen van school halen of sporten in daglicht, makkelijker te combineren met professionele werkdoelen. Door meer autonomie in de dagindeling is het mogelijk taken gedaan te krijgen op de momenten waarop je persoonlijke concentratiepiek het hoogst is. De focus ligt daardoor op resultaten, in plaats van het aantal aanwezige uren. Deze overstap met meer individuele vrijheid kan nieuwe uitdagingen meebrengen op het vlak van leiderschap op afstand. Organisatiepsycholoog Kilian Wawoe geeft hierbij als advies mee dat het best is niet de kwantitatieve vraag te stellen hoe vaak een werknemer fysiek op kantoor wil werken. Ga voor de kwalitatieve vraag die je organisatie inzichten kan bieden in de beweegredenen en motivatie waarom een werknemer wel of juist niet op kantoor aanwezig wil zijn en voor welke taken.

De sleutel tot een succesvolle werkgever-werknemer relatie ligt hier meer dan ooit in onderling vertrouwen. Succesvolle relaties opbouwen vanuit (virtuele) werkplekken verhoogt de productiviteit van organisaties. Door hybride te werken krijgen werknemers de optie om individueel of in onderling overleg met het team af te wegen wanneer een vergadering op locatie nodig is. De afgelopen maanden bleek dat virtueel bijeenkomen om te vergaderen efficiënter verliep. We moeten er echter op letten dat deze momenten van ‘synchroon samenzijn’ uit meer bestaan dan de uitwisseling van informatie.

“Digital technology should not be a substitute for human connection” - Satya Nadella (CEO Microsoft)

Vergeet daarbij ook niet onze tribale mindset richting de werkplek en onze behoefte om sociale interactie te hebben door de dag heen. Digitale technologie kan deze sociale interactie juist faciliteren wanneer er beperkingen zijn door tijd en ruimte. Naast efficiënte online meetings blijven er eenmaal types bijeenkomsten die gebaat zijn bij de extra dimensie die fysieke nabijheid met zich meebrengt. De afgelopen maanden zijn er zeker successen geweest met online teambuilding events en brainstormen via gedeelde whiteboards tijdens een digitale vergadering. Toch komt de speelsheid in een creatief proces pas echt op gang wanneer we in eenzelfde ruimte aan een prototype kunnen werken of uit rebellie ons idee schuin over de post-it van een collega kunnen plakken. Door voorbeelden zoals een buitenvergadering of een wandeloverleg blijkt dat we steeds creatiever omgaan met de Covid-situatie. We maken een bewuste keuze voor de ruimte waar onze samenkomst zal plaatsvinden. Waar het daarbij vooral om draait is de mogelijkheid een informeel netwerk op te bouwen op de werkplek. Door dit netwerk weet je wat er speelt doorheen de organisatie en heb je sneller toegang tot informatie die je nodig hebt voor de werking van je afdeling. Faciliteer daarom zeker in een hybride werkcontext voldoende informele ontmoetingsmogelijkheden voor werknemers. Van virtuele koffiemomenten tot een vrijblijvende vrijdagnamiddag drink waar verschillende departementen elkaar nog eens kunnen tegenkomen. Samenkomen, dat is de kern waar de fysieke kantoorruimte om moet draaien in de hybride werkcontext.

Kortom, hybride werken zal een grote groep mensen een perfect alternatief bieden voor zowel fulltime op kantoor of vanuit thuis werken. Organisaties met een vooruitstrevend HR beleid die werknemers autonomie en vrijheid bieden om deze balans tussen thuis en op kantoor zelf af te wegen, zullen als een fijne werkplek in de boeken komen te staan. Lees: goed voor employer branding! Gedistribueerde werknemers zullen onderdeel uitmaken van ´het nieuwe normaal.´ Zet dus vandaag nog in op deze groeiende trend.

Jouw hybride organisatiecultuur

In de creatie van de nieuwe hybride organisatiecultuur gaan we samen op zoek naar nieuwe omgangsvormen en gedrag in de (gedeeltelijk) digitale setting. Nu is het aan jou om een visie uit te tekenen omtrent wat hybride werken betekent in jouw organisatie. Uiteraard helpen we jouw organisatie hier graag mee, zodat je in jouw strategie zowel de betrokkenheid van medewerkers als praktische zaken (denk aan fysieke post) mee in rekening neemt. Digitaliseren, met de mens centraal.