Governance in het nieuwe normaal: belangrijker dan ooit tevoren

Kennis

7-12-2020

Er is geen ontkennen meer aan; door de huidige omstandigheden is telewerken meer en meer het nieuwe normaal aan het worden. Het besef hiervan heeft vele organisatie in versneld tempo tot denken aangezet. Men stelt luidop de vraag hoe ze hun digitale transformatie structureel willen aanpakken en stellen terecht de nood aan een strategie hieromtrent in vraag.

Als organisatie is het belangrijk om een visie en strategie te bepalen om zo tijdens hun digitale transformatie steeds de ‘next normal’ aan te pakken, zonder in een te chaotische situatie te blijven. Nu het ernaar uitziet dat dit ons nieuwe normaal zal worden, wordt het dan niet tijd om als organisatie afspraken te maken over hoe je het meest efficiënt samenwerkt in dit digitale tijdperk?

Van halsoverkop naar digitale alternatieven overstappen tot het duurzaam gebruik ervan verzekeren

We begrijpen dat door overmacht in het begin van de coronasituatie dit niet door je organisatie werd aangegrepen. Maanden later mag dit echter geen excuus meer zijn. Organisaties moeten zich klaarstomen voor het nieuwe normaal waar er meer hybride zal gewerkt worden; op kantoor, op verplaatsing of van thuis uit.

Door de opgelegde hybride situatie zijn vele organisaties in het begin van de pandemie halsoverkop overgeschakeld naar Microsoft Teams. Microsoft Teams werd voornamelijk gebruikt voor het organiseren van virtuele vergaderingen, zowel intern alsook met externen. Hierbij kennen we vooral de funtionaliteiten binnen een vergadering zoals het gebruik van de chat, je scherm delen, je virtuele hand opsteken, enzovoort.

Maar Teams als productiviteitsplatform bevat veel meer dan dat. Het is een digitale werkplek om vlot en transparant met elkaar samen te werken. Teams kan toegepast worden om onder andere volgende scenario’s efficiënter te laten verlopen:

Slimmer vergaderen
Projectmatige samenwerking
Efficiënte taakopvolging
Vindbaarheid verhogen van documenten
Optimale dienstverlening door cloudgebaseerde telefonie

Bij bovenstaande scenario’s voorzie je best afspraken die de manier vastpinnen waarop je hiermee omgaat in je dagdagelijkse werking. Enkele denkpistes hierbij:

Op welke plek zal je alle informatie centraliseren?
Is het duidelijk hoe verschillende communicatiekanalen met elkaar gestroomlijnd zijn binnen je organisatie?
Welke verwachtingen en prioriteiten werden reeds uitgesproken?

Denk ook grond na over welke afspraken je wil maken met betrekking tot je continuïteit.

Blijft een taak gewoon liggen als iemand onverwachts afwezig is? Of heb je meteen een overzicht van de openstaande taken van deze persoon met bijhorende documenten waarop je meteen kan terugvallen?
Welke afspraken maak je rond het samenwerken met externen? Mogen er documenten zomaar gedeeld worden of geef je je collega’s aanbevolen gedragsregels door?

Kon je niet meteen een duidelijk antwoord formuleren op bovenstaande vragen? Dan is er zeker en vast nood aan een afsprakenkader binnen jouw organisatie. Een tool kent pas zijn meerwaarde als het gewenste gedrag eraan verbonden is. Het is echter vaak dat laatste dat niet altijd een gestaag bestaan kent in organisaties.

Goede afspraken maken goede werkgewoonten?

Streven naar een uniforme werkwijze om de productiviteit te verhogen, heeft wel pas effect van zodra deze manier van werken gedragen wordt door de organisatie. De eerste stap die je daarin idealiter neemt, is om een duidelijk afsprakenkader, of ook wel governance genaamd, op te zetten. Zo’n beleid is belangrijk voor je Microsoft Teams omgeving maar zelfs van waarde voor gelijk welke software je introduceert in je organisatie.

Je kiest zelf hoe beperkend je dit afsprakenkader maakt en hoe strikt de medewerkers in je organisatie deze regels moeten volgen. Zijn het allemaal regels of zijn sommige zaken eerder een advies dan een regel? Mogen je collega’s af en toe buiten de lijntjes kleuren of bij bepaalde onderdelen net niet? Hou er rekening mee dat een te strikt, onrealistisch beleid ertoe kan leiden dat mensen hun interesse in de applicatie verliezen en er eerder negatief tegenover staan. Of ze zoeken een alternatief in andere toepassingen waarbij ze hun eigen regels kunnen kiezen. Daarom is het erg belangrijk om hierin een goede balans te vinden. Bekijk het als een soort van etiquetteregels die je aan je werknemers oplegt opdat je de goede orde kan bewaren in Microsoft Teams waardoor je eenduidig met mekaar kan samenwerken.

Een Microsoft Team governance; hoe begin ik daaraan?

Als eerste stap is het belangrijk dat je als organisatie bepaalt in hoeverre je bepaalde richtlijnen wil uittekenen rond een uniforme manier van (hybride) werken. Hou daarbij rekening met de huidige situatie en detecteer en prioriteer op basis daarvan de noden.

Het is vervolgens belangrijk om bij ieder scenario na te denken wat het nodige beleid rond het gebruik ervan is. Hierbij is het belangrijk dat zowel business en IT met elkaar in gesprek gaan. Wat vaak over het hoofd wordt gezien is dat strategische keuzes gedragen vanuit de organisatie een impact hebben op het bepalen van een afsprakenkader. Denk bijvoorbeeld aan het beleid rond thuiswerken. Afhankelijk van beslissingen hierrond zal dit bepalen wat de afspraken zijn rond het opzetten van een hybride vergadering.

Wat de volgende stappen zijn voor het opzetten van een afsprakenkader rond het gebruik van Microsoft Teams en waar je op strategisch niveau over moet denken, ontdek je in de volgende blogs: