Hoe de betrokkenheid van je werknemers verhogen bij thuiswerk?

Thuiswerken brengt natuurlijk heel wat uitdagingen met zich mee, zowel voor het individu als voor de organisatie. Hoe zorg je ervoor dat je thuis de muren niet oploopt? Hoe richt je een thuiswerkplek in waarmee je vlot met je takenpakket aan de slag kan? En hoe kan je er als organisatie voor zorgen dat je medewerkers, ondanks deze remote context, ondanks deze fysieke afstand, toch betrokken blijven bij de organisatie?

Februari 2020. Het lijkt ondertussen al heel ver weg, maar het is nog niet zo lang geleden dat we onszelf als sardines in overvolle treinen propten of urenlang mee de file gingen vormen op weg naar het werk. Als je toen in een teletijdmachine was gestapt naar de dag van vandaag, had je ongetwijfeld versteld gestaan: zo goed als lege treinstellen, vlot de Ring van Brussel voorbijgekomen… en heel wat mensen die gewoon van thuis uit werken! Dat is de realiteit waarin we ons bevinden: telewerken kende door corona een versnelde evolutie en het ziet er niet naar uit dat we nog terug zullen keren naar een overvol kantoor. Niet enkel door corona, ook omdat de voordelen van thuiswerk gewoon niet te ontkennen zijn.

Medewerkers betrokken houden, is geen evidentie. Iedereen voelt aan dat betrokkenheid een aandachtspunt is, maar slechts weinig mensen slagen erin om effectief de vinger op de wonde te leggen. Volgens onderzoek van Gallup is 70% van het werknemersbestand betrokken, maar dat is enkel het geval bij de best presterend organisaties. Wereldwijd is slechts 15% betrokken en dat zijn alarmerende cijfers. Dit zijn bovendien cijfers van vóór thuiswerk ingeburgerd was en het lijdt geen twijfel dat deze fysieke afstand ons nog meer uitdagingen bezorgt.

Hoe Belgen telewerken ervaren, hebben we gelukkig zelf onderzocht in een uitgebreid marktonderzoek, in samenwerking met Attentia. We namen daarbij maar liefst zes onderwerpen onder de loep:

• De voor- en nadelen van thuiswerk;
• Het welzijn van medewerkers;
• De betrokkenheid van de medewerkers;
• De productiviteit van elk individu, team en organisatie;
• De digitale ondersteuning en de duurzaamheid ervan;
• De veiligheid van de nieuwe, hybride werkomgeving.

Meer dan 64% van de deelnemers wil graag minstens twee dagen per week blijven thuiswerken op lange termijn, net omdat de voordelen zo uitgesproken zijn. Minder tijdverlies sprong eruit als grootste winst, maar ook de mogelijkheid om je werkdag flexibel te plannen, meer focustijd en meer autonomie bleken zwaar van tel.

De thuiswerk evolutie bestendigen

Die sprong voorwaarts is best bijzonder. Vóór telewerken verplicht werd, had 69% van de respondenten namelijk nooit van thuis uit gewerkt, of maximaal één dag per week. Deze ‘goesting’ in thuiswerk vraagt dan ook een heel andere aanpak van de organisatie in de omgang met het werknemersbestand. Plots bestaat de mogelijkheid niet meer om snel even je hoofd binnen te steken in het bureau van een collega, plots kan je niet meer last-minute al je collega’s even samenroepen in de vergaderruimte en van de ene dag op de andere is die gezellige koffiebabbel aan de machine verdwenen. Dit vereist een fundamentele wijziging van hoe we met elkaar samenwerken en communiceren, een strategie to start with en acties die daar logischerwijs uit moeten voortvloeien.

Finaal willen we allemaal hetzelfde. Medewerkers die zich elke dag volop inzet voor de organisatie, die elke dag de beste versie van zichzelf proberen te zijn. Maar we weten nu ook dat dit eerder bedrog is dan realiteit. Bewustzijn is gelukkig de eerste stap naar concrete acties. Nu je weet dat er een probleem is, nu er voldoende awareness is, ben je hopelijk ook bereid om hier iets aan te doen.

Ik geef je graag nog een tweetal quick wins mee, maar blijf zeker onze blogs in het oog houden. In een van onze volgende blogs gaan we dieper in op hoe je dit nu gedragen kan aanpakken met je IT als belangrijkste enabler.

Focus op je missie en visie

Simon Sinek zei het al en wat ons betreft heeft hij 100% gelijk: start with the why. Hopelijk staan de missie en visie van jouw organisatie op punt. Dit is de basis van betrokkenheid en zorgt ervoor dat mensen zich gemotiveerd voelen, het idee dat hun takenpakket effectief bijdraagt tot een hoger doel. Organiseer je een virtuele organisatiebrede bijeenkomst? Start dan met het benadrukken van deze missie en visie. Deze 'common goal' blijft de grootste motivator, ongeacht de fysieke afstand die sommigen bij thuiswerk parten speelt.

Plan een dagelijkse check-in met je team

De vinger aan de pols houden is belangrijk. Hoe sneller je moeilijkheden detecteert, in welke vorm dan ook, hoe sneller je deze moeilijkheden ook kan tackelen en hopelijk uit de wereld kan helpen. Eén groot probleem: je collega's snel even samenroepen in je bureau, dat gaat nu even niet. Gelukkig bestaat er een virtueel alternatief: daily check-ins. Bij een daily check-in ga je op terugkerende basis korte overlegmomenten houden met je teamleden, bij voorkeur bij de start van de werkdag. Dit hoeft heus niet lang te duren, zolang je er maar uit haalt wat je eruit wil halen. Start met een rondje 'verkeerslicht': hoe voel jij je vandaag en waarom is dat zo? Zo detecteer je meteen wie zich misschien iets minder goed voelt, en zo steek je elkaar snel een hart onder de riem. Maak er geen planmatig gesprek van, waarin je niets anders doet dan deadlines overlopen. Focus daarentegen wel op well-being en wees authentiek.

In de creatie van de nieuwe hybride organisatiecultuur gaan we samen op zoek naar nieuwe omgangsvormen en gedrag in de (gedeeltelijk) digitale setting. Nu is het aan jou om een visie uit te tekenen omtrent wat betrokkenheid en hybride werken betekenen in jouw organisatie en je grotere geheel aan digitale transformatie. Uiteraard helpen we jouw organisatie hier graag mee, zodat je in jouw strategie zowel de betrokkenheid van medewerkers als praktische zaken (denk aan fysieke post) mee in rekening neemt. Digitaliseren, met de mens centraal.