R(einforcement) - ADKAR: een duurzaam succesverhaal voor change

Het ADKAR-model speelt in een projectaanpak waar adoptie en change management een plaats krijgen, een belangrijke gefaseerde rol op weg naar een succesvolle digitale transformatie van je organisatie. Bij het laatste doel van dit traject zorg je ervoor dat je verhaal ook duurzaam is en blijft.

Eens je de eerste vier fases (‘awareness’, ‘desire’, ‘knowledge’ en ‘ability’) van het model succesvol doorlopen hebt, is de slaagkans van je project al exponentieel groter dan wanneer je geen change management zou hebben toegepast. Waarom is die laatste letter of fase dan nog zo van belang? Waarom is het ‘reinforcen’, het borgen van je verandering, geen te missen stap? We schetsen het graag in het vervolg van deze blog.

Als je medewerkers een bepaalde verandering onder de knie hebben, wil je koste wat kost vermijden dat ze hervallen in oude gewoonten. De R in ADKAR heeft dan ook alles te maken met hoe je de gerealiseerde verandering op lange termijn bestendigt. Toch wordt deze laatste stap vaak over het hoofd gezien of geminimaliseerd, met alle gevolgen van dien.

Reinforcement op maat van jouw adoptie en change historiek

Hoe je reinforcement het best aanpakt, wordt voor een groot stuk bepaald door de veranderingsgeschiedenis die je organisatie en haar medewerkers al heeft gekend. Het is daarom dus erg aangeraden om tijdens je change management traject al van in het begin die geschiedenis van change goed in kaart te brengen. Verliep het eerder al vlot en positief of was er al eerder veranderingsmoeheid te bespeuren? Uit het verleden kan je leren of je medewerkers zich een nieuwe manier van werken meteen ‘voor eeuwig’ eigen maken, of net niet en je dus extra aandacht aan adoptie dient te besteden.Hou dit dus zeker in je achterhoofd wanneer je dit laatste ADKAR doel vorm geeft.

Bepaal de evolutie van je ability, samen met je champions en sponsors

Om te bepalen hoe sterk je inzet op reinforcement en om te beslissen welke methode(s) je hiervoor idealiter gebruikt, moet je natuurlijk weten hoe het met de ability van je eindgebruikers gesteld is. Hebben ze de kennis uit de knowledge fase goed omgezet in de praktijk? Dit kan je meten, of kan je te weten komen, op deze verschillende manieren:

Stel een objectieve analyse op basis van cijfers samen

Meten is weten, is geen onbekend devies en is ook hier bijzonder van toepassing: probeer je te baseren op objectieve cijfers, gelinkt aan je verandering, om te bepalen waar en in welke mate reinforcement nodig is. Zo hebben we onlangs nog een klant begeleid bij de interpretatie van evaluerende Office 365 rapporten om het gebruik van interne e-mail te toetsen na de introductie van Microsoft Teams. Is Teams voldoende geadopteerd en kan je dat zien in een lager cijfer van het interne mailverkeer, bijvoorbeeld?

Ga aan de slag met feedback van champions en/of sponsors

Champions, de laagdrempelige aanspreekpunten voor collega’s maar eveneens key players binnen je organisatie om je ability te verhogen, kunnen je vaak het best vertellen hoe de adoptiegraad in je organisatie evolueert en waar de gevaren schuilen. Zij vangen namelijk vaak feedback op van collega’s die anders niet tot bij het change management team zou geraken. Monitor dat deze stroom van feedback op een transparante en constante manier tot bij jou komt.

Naast de informele feedback van champions kan je ook afgaan op meer formele feedback van sponsors. Leidinggevenden hebben vaak een goed overzicht van de ability van een team of individu. Feedback capteren is een van de vele taken van een sterke sponsor, en hiermee wordt nog maar eens het belang van sterk sponsorship aangetoond.

Omgaan, vanuit menselijk aspect, met digitale transformatie wordt trouwens vaker en vaker mee opgenomen in een functioneringsgesprek. Ook daaruit haal je waardevolle informatie over de opgebouwde vaardigheden.

Toon met succesverhalen de meerwaarde van je verandering aan

Nu je het 'kunnen' van je organisatie in kaart gebracht hebt, hoe pak je reinforcement dan concreet aan? We geven in deze blog natuurlijk niet alle geheimen prijs, maar een van de opportuniteiten die we vaak zien én ten sterkste aanraden, is het delen van succesverhalen. Succesverhalen laten vaak op de beste manier de meerwaarde van een verandering zien en hebben een tweeledig doel: ze kunnen enerzijds collega’s inspireren over de kracht van een verandering, anderzijds kunnen ze collega’s wakker schudden bij wie het met de ability nog een pak beter kan. Ook dit is reinforcement. Zorg ervoor dat de gedeelde succesverhalen herkenbaar, realistisch en waardevol zijn.

Verzeker een duurzame change ook in je budget

Op het prioriteitenlijstje of bij de budgettering van een change management traject, staat reinforcement vaak helemaal achteraan. Dat is niet helemaal onbegrijpelijk, gezien er al een flink aandeel van je budget naar kennisdeling (online of offline trainingen) gaat. En toch… Voorzie in je plan ook voor deze laatste fase budget. Zonder oog voor reinforcement riskeer je een kortstondig succes en zal je uiteindelijk helemaal vanaf nul moeten herbeginnen. Het spreekt voor zich dat het kostenplaatje op het einde van de rit in dat geval veel hoger zal liggen.

De enige constante is verandering

Dat gezegd zijnde, komen we aan het einde van onze blogreeks rond ADKAR. Ongetwijfeld heb je ondertussen de kracht van dit model ingezien. Laat ADKAR dan ook een leidraad zijn voor alle veranderingen waar je in de toekomst nog mee geconfronteerd wordt. “The only constant is change”! Hoe meer veranderingsgezind je bent als organisatie, hoe sterker je gewapend bent voor de toekomst.

Blijf onze website in de gaten houden als onze adoptie en change mangement aanpak ook wat lijkt voor jouw organisatie, want we blijven met veel plezier bloggen.