K(nowledge) - ADKAR: Hoe bouw je kennis over verandering op?

Het ADKAR-model speelt in een projectaanpak waar adoptie en change management een plaats krijgen, een belangrijke gefaseerde rol op weg naar een succesvolle digitale transformatie van je organisatie.

‘Awareness’ en ‘desire’ zijn de eerste fases waarrond je doelstellingen opstelt in je verandertraject. In onze inleidende blog over het ADKAR-model hadden we het reeds kort over de K van ADKAR. Zoals jullie ondertussen wel weten, staat deze derde fase voor ‘knowledge’. Bij elke verandering komt immers een stukje kennis kijken; kennis over hoe je met de verandering moet omgaan en kennis over hoe je je gedraagt in de toekomstige staat (na de uitrol van je verandering).

In vele gevallen vertaalt de K van ‘Knowledge’ zich concreet in een training. Maar met die invulling hadden we deze ADKAR-letter ook kunnen omdopen tot de k van ‘klassieker’. Hoe vaak gebeurt het immers niet dat je naar een training wordt gestuurd zonder een doel voor ogen of te weten wat je er precies kan uithalen? Als je dan polst hoe een training verlopen is, of wat je er als deelnemer van vond, is een te vaak gehoord antwoord: “de broodjes waren best oké”. Dat wil je natuurlijk niet te horen krijgen, noch als HR-medewerker, noch als leidinggevende. Dit antwoord duidt op een duidelijk gebrek aan A(wareness) en D(esire) en toont nogmaals aan hoe belangrijk het is dat je fase per fase van het ADKAR-model doorloopt. Het heeft geen zin om over te gaan naar een volgende fase vooraleer je het barrièrepunt overwonnen hebt. Zit het met die eerste twee zaken best wel goed? Dan ben je helemaal klaar voor fase 3; het vergaren van kennis.

4 tips voor een succesvolle kennisopbouw in je adoptie en change management traject

Kennis gaat over veel meer dan enkel training, maar laat ons toch even dieper op training ingaan. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers met ‘volle goesting’ een training volgen? Dat ze geïnspireerd terugkeren en dat ze enthousiaster zijn over de inhoud dan over de catering? Wel, enkel als je zorgt voor een training op maat van je medewerkers.

Een ‘one size fits all’ training staat nog vaak op het programma maar is geen goede keuze. Met teveel collega’s tezamen breng je een te lange tijd door in trainingslokaal waar het niet aangenaam vertoeven is en waar de lesgever weinig interactief aan een stuk de cursus doorloopt. Geen wonder natuurlijk dat je gedachten meteen afdwalen naar leukere en interessantere dingen. Hoe pak je het dan wel aan?

Tip 1 - Ga niet meteen over naar het trainen zelf

Het is bewezen dat je een kernboodschap maar liefst vijf tot zeven keer moet herhalen voor ze effectief doordringt tot je medewerkers. Start de training dan ook door nogmaals ‘het waarom’ te kaderen (awareness) en door in te spelen op wat ze er precies kunnen uithalen (desire).

Hoe deden we dit concreet? Eind 2019 hebben we Microsoft Teams uitgerold bij een gemeente in West-Vlaanderen. Bij de start van élke training was de primaire sponsor aanwezig. Zij gaf gedurende tien minuutjes een introductie over de ‘why’ en de ‘what’s in it for me’, waardoor je als trainer zo’n training vlekkeloos kan starten. Een absolute meerwaarde, niet enkel voor ons als externe partner maar vooral voor de organisatie en haar medewerkers zelf.

Tip 2 - Diversifieer in je doelpubliek

De impact van een verandering is zeker niet voor iedereen gelijk. Dit wil ook zeggen dat de kennis met hoe je ermee moet omgaan voor iedereen anders is. Denk dus goed na over wie welke training nodig heeft.

Hoe deden we dit concreet? In het voorjaar van dit jaar hebben we een ACM-traject afgerond voor een departement van de Vlaamse overheid. We hebben het personeelsbestand van zo’n 350 medewerkers kunnen onderverdelen in 9 persona’s, elk met unieke kenmerken en unieke scenario’s binnen Microsoft Teams. Naast een basistraining, waarbij iedereen met gelijke wapens leert strijden, komt er dit najaar een vervolgtraining met specifieke focus op de features van Teams die voor deze persona’s interessant zijn.

Tip 3 - Diversifieer in je trainingsvorm

Net zoals je diversifieert in je doelpubliek, kan je ook verschillende trainingsvormen aanbieden. Misschien volstaat een kort webinar met een Q&A wel voor een bepaald segment van je medewerkers, waar een andere groep misschien meer gebaat is bij een uitgebreide fysieke training?

Hoe deden we dit concreet? We hebben recent nog een twee maanden durende cyclus van webinars afgerond bij de Vlaamse overheid. Deelnemers waren vrij om hierop in te haken. Tijdens het webinar konden ze vragen stellen via de Q&A. Zo hadden wij de mogelijkheid om efficiënt een groot publiek te trainen én om toch interactie mogelijk te maken. Daarnaast konden ze binnen hetzelfde kader specifieke trainingen toezeggen, waarbij we dan in detail topics uitlegden aan een kleine groep.

Tip 4 - Diversifieer in je trainingsintensiteit

De intensiteit sluit een stukje aan bij de trainingsvorm maar is toch niet helemaal hetzelfde. Maak niet de fout om iedereen één training te laten volgen als je weet dat dit voor sommigen niet volstaat. Stuur je medewerkers ook niet onnodig naar een vervolgtraining als dit voor hen zinloos is. De wil om mee te stappen in een verandering zal er zeker niet door verhogen.

Hoe deden we dit concreet? Dit voorjaar gaven we heel wat Teams-trainingen aan een van de grotere organisaties uit de non-profit sector. Het change management team had zelf ingeschat dat één groep medewerkers nood had aan minstens twee opvolgtrainingen, waar andere medewerkers genoeg hadden aan een eenmalige opfrissing. Dit bleek in de praktijk zo te zijn, waardoor we iedereen op het geschikte tempo up and running kregen met Microsoft Teams!

Adoptie en change management, ondersteund door ADKAR, in de praktijk

Bij de opmaak van een trainingsplan houden we steeds rekening met de trainingsgeschiedenis van een organisatie maar vooral met het publiek, de scenario’s, de intensiteit, enzovoort. En dat is dan nog maar een klein onderdeel van ons alomvattend ACM-traject! Hoe zet je vervolgens het kennen om in het kunnen? Daarover lees je meer in onze volgende blog rond ‘Ability’. Hou ’t in de gaten.

Ohja en wist je al dat we de eerste Belux partner met een erkende Advanced Specialization in Adoption & Change Management zijn? Deze erkenning houdt in dat we een diepgaande kennis, uitgebreide ervaring en bewezen successen hebben vergaard waarmee we dagelijks klanten helpen bij hun Microsoft 365 adoptie.