A(bility) - ADKAR: Het 'kennen' omzetten naar het 'kunnen'

Het ADKAR-model speelt in een projectaanpak waar adoptie en change management een plaats krijgen, een belangrijke gefaseerde rol op weg naar een succesvolle digitale transformatie van je organisatie.

In onze eerste blog van deze reeks leerde je voor het eerst ADKAR kennen als een acronym die staat voor de 5 fasen die een individu moet doorlopen om van een succesvolle verandering te spreken.
Ondertussen zijn we aangestrand bij de voorlaatste fase, namelijk “Ability”.

Tijdens de voorgaande fase, de knowledge fase, wordt de theorie ontdekt. Hier leerde je immers al over een succesvolle kennisopbouw. Maar het is ook belangrijk dat je de volgende stap zet, namelijk om theorie om te zetten in praktijk. Dit is waar deze fase, de Ability fase, op doelt: je vergaarde kennis omzetten in actie. Er is nu eenmaal een duidelijk verschil tussen weten hoe je iets moet doen en het kunnen. Een sprekend voorbeeld hiervan is wanneer je na een opleiding of training opnieuw aan je bureau komt en jezelf de vraag stelt: “Hoe moest dat nu ook al weer?”. Kortom, in de Ability fase, trachten we de kloof tussen het kennen en het kunnen te minimaliseren. Met deze blog brengen we jullie alvast met enkele inzichten op weg.

4 tips om je kennis om te zetten in actie

Tip 1 - Toepassen in herkenbare praktijkvoorbeelden

De eerste stap is om tijdens de trainingen zelf meteen de kloof tussen het kennen het kunnen te verkleinen. Toegespitst op een Microsoft voorbeeld, zorg je er best voor dat medewerkers de toepassingen van M365 meteen kunnen leren in herkenbare praktijkbeelden. Hiervoor neem je dan best laagdrempelige scenario’s zoals efficiënt vergaderen tijdens je wekelijkse teammeeting met M365.

Zorg er tijdens deze Hands-on trainingen ook voor dat er ruimte is om oefeningen te maken en meteen vragen te stellen aan de desbetreffende lesgever of mede collega’s. Spoor aan op interacties en verwijs telkens naar de meerwaarde van de verandering. Wijs de participanten ook tijdens de oefeningen op de zaken die nu vlotter zullen gaan in vergelijking met vroeger zoals samenwerken aan documenten, plaats en tijdsonafhankelijk werken, projectmatig werken,… enzoverder.

Tip 2 - Inzetten van Champions

Champions zijn laagdrempelige aanspreekpunten voor collega’s. Zij zijn namelijk de key players om de ability van medewerkers te verhogen die bijvoorbeeld niet graag in groep vragen stellen tijdens de training. Champions zijn van nature mensen die op zoek gaan naar oplossingen die hun werk aangenamer en vlotter maken. Voortgaande op hetzelfde voorbeeld zullen zij sneller praktische toepassingen van Office 365 detecteren dan de gemiddelde collega.Bovendien vormen ze niet alleen een aanspreek punt tijdens de trainingen maar ook erna. Welke specifieke rol een champion neemt, is organisatie-afhankelijk, dit zijn alvast de meest voorkomenden:

• Motivator: champions zullen er alles aan doen om hun collega’s te motiveren en de meerwaarde van de verandering duidelijk meedelen terwijl ze refereren naar praktijkvoorbeelden.
• Hulplijn / doorverwijzer: ze moeten in staat zijn om eerstelijnsvragen van collega’s op te lossen. Als de vraag te technisch is, moeten ze de collega’s doorverwijzen naar de IT-helpdesk.
• Voorbeeldfunctie: champions moeten binnen het platform van Office 365 te allen tijde de best practices respecteren én promoten bij collega’s. De champion kan collega’s op een collegiale manier corrigeren indien het gebruik van MS teams bijvoorbeeld niet verloopt volgens de afspraken.
• Tussenpersoon: feedback capteren van medewerkers en deze feedback overbrengen naar de werkgroep indien nodig.

Een champions-programma maakt Wortell samen met organisaties op maat. Soms vloeien er na de opstart van zo’n programma zelfs nog extra initiatieven van de champions zelf. Zo hebben de key-users bij onze klant Femma (zij opteren voor deze naam) het initiatief gelanceerd om elke donderdag een ‘vragenuurtje’ te lanceren waarbij elke week een andere onderwerp aan bod kwam, bijvoorbeeld: communicatie in M365, samenwerken aan documenten,… om zo de Ability te verhogen bij hun collega’s. Nieuwsgierig hoe we Femma verder hebben geholpen bij de digitale transformatie? Lees het hier.

Tip 3 - Voorzie een oefenruimte

Naast de training waarin kennis wordt overgebracht, moeten medewerkers ook voldoende tijd en tools krijgen om hun ‘eigen kunnen’ te ontwikkelen. Om met succes nieuwe vaardigheden en gedragingen op te bouwen, oefenen de meeste werknemers het best in een ondersteunende omgeving waar het veilig is om fouten te maken.

Hoe vertaalt dit zich in de praktijk? We raden bijvoorbeeld aan om een extra kanaal in MS Teams aan te maken als ‘speeltuin’ of oefenterrein. Je kan zelfs een volledig MS Team aanmaken om personen de kans te geven om te oefenen.

De tijd en de stappen die nodig zijn om alles onder de knie te krijgen, verschillen van persoon tot persoon. Sommige individuen vallen van nature in het nieuwe werken, terwijl anderen zich misschien niet met hetzelfde gemak aanpassen. Voor deze profielen in je organisatie verlaag je ‘de angst of iets fout te doen’ zeker met zo’n oefenruimte.

Wil je graag nog een stap verder gaan? Gebruik dan het principe van Gamification. Gamification betreft alle toepassingen van Game-denken en Game-technieken in een non-Game context. Het doel is om spelenderwijs gedrag te veranderen, betrokkenheid te creëren en kennis over te dragen. We kunnen je alvast helpen om in contact te komen met enkele partners om M365 al spelend te leren gebruiken.

Tip 4 - Zet de sponsors nog steeds in!

Zoals reeds werd toegelicht, zowel in de Awareness blog als in de Desire blog, is ook hier de rol van de desbetreffende sponsors nog steeds belangrijk. Dagdagelijkse (mentale) ondersteuning geven, medewerkers de tijd geven om te oefenen en om te leren uit fouten blijft een belangrijke taak van de sponsors. Ze blijven doorheen de hele verandering een voorbeeldfunctie.

Ook moeten de sponsors de desbetreffende champions ondersteunen en hen de nodige ruimte geven om deze rol als champion op te nemen. Dit kan bijvoorbeeld een leidinggevende zijn die duidelijkheid schept over wat je net van een champion mag en kan vragen bij de aankondiging van wie de champions net zijn binnen de organisatie.

Adoptie en change management, ondersteund door ADKAR, in de praktijk

Houd onze website in de gaten want we nemen elke week een bouwsteen van ADKAR onder de loep. We delen graag hoe je dit effectief in de praktijk kan omzetten tijdens de uitrol van jouw (IT)-project en bundelen onze ervaringen in het begeleiden van de uitrol van Microsoft 365 in organisaties. Volgende keer leer je meer over de laatste fase, namelijk de ‘R’ in ADKAR. In deze fase trachten we ervoor te zorgen dat mensen niet terug vallen in hun oude gewoontes.

Ohja en wist je al dat we de eerste Belux partner met een erkende Advanced Specialization in Adoption & Change Management zijn? Deze erkenning houdt in dat we een diepgaande kennis, uitgebreide ervaring en bewezen successen hebben vergaard waarmee we dagelijks klanten helpen bij hun Microsoft 365 adoptie.