A(wareness) - ADKAR: Waarom verkies je een digitale werkplek?

Staat er binnenkort ook bij jullie een digitaal transformatieproject op de planning? Maar heb je nog vragen over hoe je ’t in je organisatie zal introduceren? Dan zit je helemaal goed in deze wekelijkse blogreeks over hoe je met adoptie en change management je project succesvol kan maken. Niet louter op technisch vlak maar vooral en bovenal op menselijk vlak. Deze week op het blogmenu: de eerste A uit ADKAR oftewel 'awareness'.

In onze eerste blog ‘ADKAR; de heilige graal voor je change management strategie’ stonden we al stil bij het ADKAR model als houvast om je project en de daarbij horende verandering op een goede manier te laten onthalen. In deze blog focussen we ons op de eerste letter en fase van het model, de A, die staat voor Awareness.

Waarom is verandering nodig in je organisatie?

Antwoorden op de vraag ‘WAAROM’ is het startpunt om een verandering te bereiken. 'Awareness', of in het Nederlands bewustwording, is daarbij cruciaal. Dat je medewerkers bewust zijn van een bepaalde gebeurtenis, bijvoorbeeld een project, is het eerste te behalen doel voordat je organisatie andere zinvolle stappen kan nemen omtrent de geplande verandering. We benadrukken hierbij dat het niet enkel gaat om het communiceren dat er een verandering op til is, maar voornamelijk communiceren waarom een verandering op z’n plaats is.

Hoe pak je dat dan aan?
Benoem allereerst de zaken die nu minder goed lopen en waar de organisatie tijd en efficiëntie verliest. Benoem ze zodanig dat medewerkers getriggerd zijn om de meerwaarde van de verandering voor hen te ontdekken. Beargumenteer ook waarom de organisatie genoodzaakt is om over te stappen naar de Cloud.

Een tekort aan bewustwording is de nummer één reden waarom er weerstand optreedt bij je werknemers. Dus anticipeer hierop en ga bewust deze ‘Awareness’ opbouwen. We geven je in wat volgt een aantal tips mee hoe.

Hoe bouw je ‘Awareness’ op in je adoptie en change management traject?

Communiceer efficiënt

Communiceer waarom de verandering noodzakelijk is en kader het risico indien de verandering niet zal plaatsvinden. Een aantal vaak voorkomende thema’s of boodschappen die je kan aanhalen bij het overstappen naar Microsoft 365 zijn:

• Samenwerken in een veilige omgeving: Data van je organisatie komt onveilig terecht in ShadowIT, wat je soms de medewerkers niet kan kwalijk nemen want ze zoeken naar gemakkelijkere manieren om samen te werken dan via een fileserver. Om ShadowIT te voorkomen, kan je investeren in Microsoft 365 waardoor je werknemers niet alleen veilig maar ook efficiënt met elkaar kunnen samenwerken.
• Mobiliteit: Wil je organisatie in de toekomst thuiswerken meer en meer faciliteren? Of verhuist jouw bedrijf binnenkort naar een flexruimte? Efficiënter plaats- en tijdsonafhankelijk werken is daarbij een noodzaak om niet aan productiviteit in te boeten. Maak hiervan een duidelijke boodschap.
• Betrokkenheid verhogen: Betrokken medewerkers zijn de drijfveren van je organisatie. Hoog tijd dus om een plan te bedenken dat de betrokkenheid van je werknemers met je organisatie flink kan verhogen, en dat voor iedereen. Stel je de nodige vragen: Gaan we iedereen voorzien van een e-mailadres in de organisatie (dus ook je eerstelijnsmedewerkers)? Op welke manier kunnen we tweerichtingscommunicatie over de gehele organisatie bevorderen? Bundelen we steeds de meest recentste informatie op een intranet? Enzovoort. De technologie van Microsoft 365 kan als middel helpen om de betrokkenheid te verhogen.

De manier waarop je deze boodschappen communiceert, beslis je uiteraard zelf en kan je via verschillende kanalen laten verlopen. De organisaties die we met Wortell begeleiden rond Change Management, pakken het steeds doordacht en uitgebreid aan. 

Van een creatief filmpje tot een heus kick-off event met toespraken door directeuren, met gepersonaliseerde cupcakes en zelfs een eigen hashtag. Door ook beleving te stimuleren, gekoppeld aan je project, is je kans groter dat de boodschap goed aankomt bij je medewerkers en je op die manier een duidelijke awareness rond M365 overbrengt. Zorg er daarbij ook voor dat er voldoende ruimte is voor tweerichtingscommunicatie zodat je ook feedback – erg nuttig bij de start van je adoptie en change management traject – kan opvangen. Dit kan door mondeling op het event zelf hiervoor de ruimte te laten, door een forum op te richten, door een bevraging te lanceren via jouw intranet, enzovoort.

Zet een sterk sponsorship neer

Behalve een sterke uitbouw van je communicatie, is ook een goede fundering nodig met ambassadeurs. Wanneer leidinggevenden aantonen dat zij en de organisatie zich inzetten voor verandering, zullen je werknemers dit ook merken. Actieve en zichtbare sponsoring werd aangehaald als de belangrijkste bijdrage aan het succes van projecten in alle Prosci change management benchmarkingstudies gedurende de laatste twee decennia.

Maar hoe omvattend is dat ‘sponsorship’ dan? Sponsoring in deze context betekent dat er een actieve en zichtbare deelname is van een leidinggevende aan het gehele proces. Voorbeelden hiervan zijn:

• De vooruitgang in de gaten houden;
• Communiceren wat er wel en niet verandert;
• Inzicht verwerven in waarom we veranderen en wat de risico’s zijn bij het niet veranderen;
• Een voorbeeldrol spelen bij het gebruik van nieuwe technologieën;
• Enzovoort.

Hallo, welkom in onze CIE, customer immersion experiences, workshop!

Uiteraard is een leidinggevende ook maar een mens en moeten zij eerst de voordelen van Microsoft 365 op korte en op lange termijn volledig begrijpen vooraleer het wordt uitgerold in de organisatie.

En het is zo dat de CIE, customer immersion experiences, workshop tot leven kwam. Tijdens zo’n CIE workshop ervaren de deelnemers immers de productiviteitsoplossingen van de nieuwe digitale werkplek. Een hele ervaring want we voorzien demo toestellen zodat deelnemers ook meteen zelf enkele zaken kan testen. Een onderdompeling dus in de verschillende mogelijkheden van Microsoft 365 waarbij werken in een digitale omgeving wordt aangewakkerd.

Tijdens zo’n workshops start je sponsorship bij het ervaren en horen van de positieve veranderingen die Microsoft 365 jouw organisatie kan brengen. De aanwezigen krijgen tips mee om de bewustwording van hun rol als sponsor te versterken. De implementatie van een tool brengt namelijk ook een gedragsverandering met zich mee en daar bereid je je best op voor.  

De boodschap vervolgens organisatiebreed overbrengen, - ‘waarom’ een verandering zal plaatsvinden - is de taak van de primaire sponsor. Denk maar aan de CEO of algemene directeur van een organisatie. De mogelijke valkuil hierbij is dat deze taak wel eens wordt doorgeschoven naar bijvoorbeeld de IT-verantwoordelijke of projectleider. Dat kan in principe maar je boodschap zal minder krachtig overkomen. Een gemiste kans dan, neen?

Adoptie en change management, ondersteund door ADKAR, in de praktijk

Hou onze website in de gaten want we houden elke week een bouwsteen van ADKAR onder de loep. We delen graag hoe je dit effectief in de praktijk kan omzetten tijdens de uitrol van jouw (IT)-project en bundelen onze ervaringen in het begeleiden van de uitrol van Microsoft 365 in organisaties .

Benieuwd hoe je sponsors verder kan inzetten in je verandering naar de digitale werkplek? Lees het in de D(esire) - ADKAR vervolgblog!

Ohja en wist je al dat we de eerste Belux partner met een erkende Advanced Specialization in Adoption & Change Management zijn? Deze erkenning houdt in dat we een diepgaande kennis, uitgebreide ervaring en bewezen successen hebben vergaard waarmee we dagelijks klanten helpen bij hun Microsoft 365 adoptie.