Virtuele vergaderetiquette in Microsoft Teams

Gezien de huidige omstandigheden zit fysiek vergaderen er de komende tijd even niet meer in. Gelukkig kunnen we hier virtueel aan tegemoet komen. Net zoals bij fysieke bijeenkomsten zijn er ook bij online vergaderen enkele spelregels die je best in acht neemt. We helpen je graag op weg met deze vergaderetiquette in Microsoft Teams. 

Spreek duidelijk genoeg en spreek niet door elkaar in je Teams gesprek

Kondig jezelf aan op het moment dat je een virtuele vergaderruimte binnentreedt. Start met een korte begroeting, zonder dat je hierbij natuurlijk iemand onderbreekt.

Tijdens de vergadering laat je iedereen aan het woord en begin je elkaar zeker niet te onderbreken. Geef duidelijk aan wanneer je iemand wil aanvullen of als je een opmerking hebt. Binnenkort kan je ook jouw hand virtueel opsteken tijdens een Microsoft Teams vergadering om aan te geven dat je iets wil zeggen.

Demp je microfoon als je niet aan het woord bent

Als je zelf niet aan het woord bent, zet je jezelf best even op 'mute'. Zo zorg je ervoor dat anderen jou niet in de achtergrond als echo te horen en zo vermijd je andere achtergrondgeluiden. Hoe doe je dit? Met één simpele klik op de het knopje van de microfoon!

Vergeet zeker niet om je terug te 'onmuten' wanneer je opnieuw aan het woord wil, anders praat je tegen jezelf en zullen de andere deelnemers in je online vergadering je niet gehoord hebben. Je kan trouwens ook een vraag stellen via het chatvenster als je de spreker niet wil storen.

Hou rekening met je omgeving

Je camera aanzetten helpt om een virtuele vergadering persoonlijker te maken. Zo kan je tijdens het gesprek ook rekening houden met de lichaamstaal van de andere deelnemers. Als je vergadert met je videocamera aan, zorg er dan wel voor dat jouw achtergrond er professioneel uitziet. Dit geldt trouwens ook voor omgevingsgeluiden. Je zet je best niet in een ruimte waar er een hogere kans is op storende geluiden.

Een oplossing voor een 'slordige' achtergrond tijdens een Microsoft Teams vergadering is het 'blurren' van de achtergrond. Onze collega Ilias legt je hier uit hoe je dit kan doen.

Zorg er verder ook voor dat al jouw resterende meldingen uit of op stil staan, net als jouw mobiele telefoon.

Nodig de juiste deelnemers uit in je online vergadering

Een vergadering heeft steeds een (al dan niet duidelijk) doel. Stel jezelf dus bewust de vraag: "Wie moet hier minimum bij zijn?", vooraleer je het online vergaderverzoek verstuurt. Hoe je trouwens een Microsoft Teams vergaderverzoek uitstuurt, lees je in deze Microsoft blog. Zorg er dan ook voor dat deze vereiste deelnemers weten wat van hen wordt verwacht (zie volgende tip). Vereiste deelnemers zijn personen die actief moeten deelnemen, wiens kennis over het onderwerp belangrijk is. Deze voeg je zeker toe. Optionele deelnemers kunnen informatief deelnemen, al kan je hen ook gewoon na de vergadering een samenvatting bezorgen. 

Bij een virtuele vergadering is het van levensbelang dat de aangeduide moderator duidelijk zijn of haar rol opneemt om iedereen bij de vergadering te betrekken, om de tijd in het oog houden en om ervoor te zorgen dat de agenda van de vergadering correct gevolgd wordt. 

Wees voorbereid

Ook bij een virtuele vergadering geldt de spelregel 'Wees voorbereid!'. Verzamel of publiceer op voorhand de agendapunten van de vergadering. Dit doe je liefst in de gedeelde OneNote van je team.

Als extra tip geven we hierbij mee om niet met te vage agendapunten te werken maar deze punten ook eens in vraagvorm te stellen. Zo maak je het iets concreter en zo maak je het ook gemakkelijker om er actiepunten aan te koppelen.

Wees op tijd

Ook al werk je thuis, verlies de tijd niet uit het oog! Zeker niet als je een online meeting hebt gepland. Te laat komen in een virtuele vergadering kan nog ongemakkelijker aanvoelen dan in real life. Opgehouden worden door een collega in de gang is hier immers geen excuus 😊 Als je vergadering correct ingepland is, krijg je vanuit Outlook automatisch een reminder een kwartier voor de vergadering start. 

Ga niet multitasken

Niets zo onproductief als multitasken. Dat klinkt misschien als een cliché, maar het klopt wel degelijk. Ook de vrouwelijke lezers moet ik helaas ontmoedigen. Concentreer je tijdens een online vergadering zo goed mogelijk op de vergadering zelf. Trust me, je collega's zullen je dankbaar zijn.

Deel (correct) jouw scherm

Aarzel niet om je vergadering te versterken door je scherm te delen met de bijhorende documenten. 

Als je jouw scherm deelt in Microsoft Teams, krijg je de optie om je bureaublad te delen of een venster te delen. Wij raden aan om je bureaublad te delen als je vergadert met internen en om een venster te delen als je vergadert met externen. Zo vermijd je dat externen kunnen zien wat er nog zoal openstaat op je toestel. 

Nog een tip:
Voor andere doeleinden dan vergaderingen, bijvoorbeeld het organiseren van webinars, evenementen of bepaalde raden kan je ook je fysieke activiteit omzetten naar een online live event in Microsoft Teams. 

Wens je meer te weten over hoe je je medewerkers van thuis uit toch productief kan laten samenwerken?
Neem dan contact met ons op!