Virtueel vergaderen met live events in MS Teams
Je merkt het vast rondom jou; heel wat evenementen worden afgelast door Corona. Maar dat hoeft in je professionele context niet zomaar het geval te zijn. Zet, als het kan, je vergaderingen om in een Microsoft Teams vergadering. Of waarom geen Teams live event organiseren? Het is eigenlijk best eenvoudig en nu telewerken toch de norm is, een goede oplossing om toch productief te blijven samenwerken.
Als je regelmatig een virtuele vergadering inplant via Microsoft Teams, heb je mogelijks al opgemerkt dat je via deze weg ook een livegebeurtenis kan opzetten.
De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat live events een opportuniteit zijn om je verhaal tot bij de eindgebruikers te brengen. In deze blog lees je meer over hoe wij live events opzetten en hoe je deze nog waardevoller maakt voor je kijkers.
- Een live-event opzetten
- Rolverdeling is cruciaal
- Doe nog meer met je opname
Zet je meeting om naar een live event in Microsoft Teams
Blijf je kennis delen en blijf ook productief samenwerken met je collega's of externen, tijdens Corona. Dat is echt belangrijk. Had je er al aan gedacht om je opleiding online te organiseren? Moet er een rapport toegelicht worden of had je een keynote sessie gepland? Wil je geen achterstand oplopen omdat een vergadering of raad van bestuur niet kan plaatsvinden en er geen beslissingen werden genomen?
Een live event, of een livegebeurtenis, opzetten is best eenvoudig. Tijdens de eerste stap bepaal je de titel, het tijdstip en een beschrijving van het event dat je wil organiseren. Zo weten je kijkers ook meteen wat ze kunnen verwachten.
Als jij het live event aanmaakt, krijg je automatisch de rol van producer toegewezen. Wat deze rol precies inhoudt, lees je verderop in deze blog. Vergeet niet om in deze stap je presentator(en) uit te nodigen. Dit kunnen interne collega's of externe gasten zijn. Je hebt ook de mogelijkheid om meer dan een persoon producer te maken van je live event, indien dat relevant zou zijn.
In de tweede stap bepaal je voor wie het live event bedoeld is. Je kan kiezen voor een heel beperkt publiek, je volledige organisatie of je kiest om er een openbaar live event van te maken. Bij een openbaar live event hoef je je niet aan te melden als kijker. Als je vreest dat aanmelden een extra barrière kan zijn om te kijken, kan je er ook voor kiezen om intern toch een openbaar live event op te zetten.
In deze stap bepaal je ook hoe je jouw evenement gaat produceren. Openbare live events kan je enkel produceren via Microsoft Teams zelf. In geval van 'interne' live events kan je bv. kiezen voor een meer kwaliteitsvolle camera dan je eigen webcam, al vraagt dit wel iets meer technische set-up. Wees echter gerust, als je het produceert via Teams zelf kan je er al heel professioneel mee aan de slag.
Je beslist zelf of je de opname nadien beschikbaar maakt voor jezelf of voor deelnemers. Deze optie staat standaard aangevinkt. Meer hierover in het laatste deel van deze blog, "Doe nog meer met je opname".
'Vragen en antwoorden' is iets wat je zelf moet inschakelen. Vanuit onze optiek is dit een onmisbaar element voor een sterk live event.
Je live event is immers een '1-op-N'-communicatie. Als producer of presentator spreek je richting je publiek, maar mondelinge tweerichtingscommunicatie is niet mogelijk. (Als je dit wel nuttig of nodig vindt, zet je beter een virtuele vergadering op.) 'Vragen en antwoorden', of de Q&A, kan een oplossing bieden om interactie te genereren. De producer kan schriftelijk antwoorden op vragen die binnenkomen, of de vraag live doorspelen aan de presentator.
Na deze twee stappen hoef je enkel nog te klikken op 'Plannen' en "Klaar is Kees"! Je krijgt een samenvatting van het live event dat je hebt aangemaakt.
Via deze weg kan je ook de koppeling ophalen naar je live event. Deze koppeling kan je dan delen op je website, via e-mail of via andere kanalen om zoveel mogelijk kijkers te lokken. Denk je dat iets vergeten bent? Geen zorgen! Je kan je live event steeds bewerken. De koppeling voor deelnemers / kijkers blijft ongewijzigd.
De rolverdeling in je live event is cruciaal
Bij de opzet van je live event bepaal je wie producer of presentator is. Dit is meteen een cruciale beslissing. De rollen zijn namelijk heel verschillend. Als producer heb je op de achtergrond de touwtjes in handen. Jij bepaalt wie er wanneer in beeld komt, jij bepaalt wat de kijkers te zien krijgen.
Als presentator moet je blind vertrouwen op je producer. Jij hoeft er niet van wakker te liggen of je wel of niet in beeld komt. Er zijn wel twee zaken die je als presentator zeker niet mag vergeten: jezelf muten als je niet aan het woord bent (én 'onmuten' als je zelf iets wil vertellen) en je scherm delen als je graag zaken wil tonen op je computer (als je jouw schermt niet deelt, kan de producer dit niet live tonen aan de kijkers).
Zo ziet het scherm eruit voor een producer:
In de wachtrij zet je de zaken klaar die je wil delen met de kijkers. Zo kan je bv. al een tweede presentator in de wachtrij plaatsen terwijl de eerste presentator nog met zijn of haar verhaal bezig is. Van zodra je klikt op 'live verzenden', vertrekken de beelden uit je wachtrij live naar de kijkers.
Een belangrijke tip: vergeet bij de opstart van je live event niet ook nog eens te klikken op 'starten' om effectief live te gaan.
Van hieruit beheer je ook de Q&A. Je kiest zelf of je vragen al dan niet publiek maakt of liever privé beantwoordt. Je zou ervoor kunnen kiezen om één producer te laten focussen op de Q&A en een andere producer te laten focussen op de beelden (welk beeld gaat wanneer live, is het juiste scherm gedeeld, enzvoort).
Als producer heb je ook de macht om presentatoren te muten. Handig als een presentator dit zelf niet gedaan heeft en zo het live-event 'verstoort'. Wees je er wel van bewust dat je een presentator niet kan 'onmuten'. Daarom laat je de verantwoordelijkheid om al dan niet te muten best aan de presentatoren zelf.
Als producer heb je dus best wel wat verantwoordelijkheden en zaken die je tegelijkertijd in het oog moet houden. Laat je hier zeker niet door ontmoedigen. Je hebt immers de mogelijkheid om een tweede persoon aan te duiden als medeproducer om zo de taken te verdelen.
Zo ziet het scherm eruit voor een presentator:
Dit verschilt niet zo veel van het scherm dat je ziet als je deelneemt aan een virtuele vergadering. De belangrijkste knopjes die je hier ziet, zijn de microfoon en de mogelijkheid om je scherm te delen. Vergeet niet om je scherm te delen als je zaken wil laten zien. Als je dit niet doet, kan de producer je scherm niet live tonen aan de kijkers. Als een andere presentator nadien zijn of haar scherm deelt, moet je opnieuw je scherm delen als jij vervolgens terug zaken wil laten zien aan de kijkers.
Je merkt dus dat je heel erg flexibel kan zijn in het inhoudelijk opbouwen van je event. Maar besteed dus voldoende aandacht aan het bepalen van de rollen en de daarbij noodzakelijke uitleg om van je event een succes te maken.
Doe nog meer met je opname
Tijdens je live event hoop je natuurlijk op zoveel mogelijk kijkers. Dat zit bij ons best goed ;-) Het aantal kijkers kan trouwens ook na je live event de hoogte ingaan! Je live event kan immers herbekeken worden via dezelfde koppeling waarmee deelnemers live konden kijken.
De opname komt (voorlopig) niet in Stream terecht. Dit betekent dan ook dat je ze daar niet meteen kan bewerken. Je kan de opname wel downloaden en op deze manier bewerken als je ze bijvoorbeeld wil delen via andere kanalen (integreren op je website, verspreiden via YouTube, …).
Geef zeker aan je kijkers expliciet de boodschap mee dat ze het event kunnen herbekijken. Misschien gaan ze de opname wel delen met collega's, en dat allemaal via dezelfde link. Makkelijk, toch? Op die manier creëer je een werking met ambassadeurs en gaat je aantal kijkers nog meer de hoogte in!
Heb jij al eens een live event opgezet in Microsoft Teams? Wat ging er goed, wat ging er minder goed? Laat het ons weten! We helpen je graag verder. Registreer je voor onze workshop Modern Workplace+ en ontdek de voordelen van een digitale werkplek.