Formulieren aanmaken met Microsoft Forms| Blog | Wortell

De coronacrisis houdt ons nog even langer in haar greep. Steden en gemeenten willen snel schakelen en ook gemeenteraden op een recordtempo digitaliseren. Maar hoe pak je dat dan precies aan? 

Live events in Teams kunnen alvast een antwoord bieden op hoe je eenvoudig digitaal een evenement laat doorgaan. Aarzel ook niet om kleinschaligere events of vergaderingen te laten plaatsvinden. In de 'to stream or not to stream' webcast lichtten we eerder al toe wat precies de verschillen zijn tussen een live event en een online meeting in Microsoft Teams en wanneer je best het ene verkiest boven het andere. 
Maar ook een veilige stemming is een noodzaak om bijvoorbeeld een gemeenteraad te laten plaatsvinden. In deze blog lees je hoe je dit kan faciliteren.

Kies je ook voor Microsoft Forms als tool?

Met Microsoft Forms kan je enquêtes uitsturen, inschrijvingsformulieren beheren en nog zoveel meer. Forms is daarnaast ook bijzonder geschikt om er een stemming mee te organiseren.

Wat is noodzakelijk voor een goede én geldige stemming?

• Deelnemers kunnen maar 1 antwoord indienen;
• Deelnemers kunnen nadien hun antwoord niet meer wijzigen;
• Een makkelijk overzicht van het resultaat voor de kijkers, in het kader van openbaarheid van bestuur;
• Inzicht in wie waarop gestemd heeft, als gemeenteraadsleden dit nadien willen inzien;

Al deze zaken kan je afvinken binnen Microsoft Forms, maar hoe zet je dat nu precies op?

Wij raden je aan om per te stemmen topic een nieuw formulier te gebruiken. Anders kunnen gemeenteraadsleden al stemmen op zaken die nog niet besproken zijn. Een formulier opzetten kost je niet zo veel tijd. We raden je aan om zo veel mogelijk formulieren op voorhand aan te maken. Dat bespaart je tijdens je event zelf heel wat tijd en stress, al kan je last-minute uiteraard nog een formulier aanmaken als je daar nood aan hebt.

Life pro tip: maak eenmalig een formulier met de juiste instellingen aan als sjabloon, dan hoef je niet telkens opnieuw na te gaan of het met je instellingen goed zit. 

Een goed sjabloon als basis, is je beste start in Microsoft Forms

1) Open Microsoft Forms

Dit kan je doen via portal.office.com, of je kan een formulier aanmaken als extra tab in Microsoft Teams. Dan is het formulier ook meteen door andere collega's bewerkbaar omdat je 't centraal hebt gezet.

2) Maak een nieuw formulier aan. 

3) Voeg een (sjabloon)titel en indien gewenst een afbeelding toe

4) Pas de juiste instellingen toe op het sjabloon

5) Vink volgende opties aan bij 'wie kan dit formulier invullen'

Op deze manier zorg je ervoor dat de deelnemers hun antwoord nadien niet kunnen wijzigen. 

6) Bij 'opties voor antwoorden' vink je volgende zaken aan:

Door correct je begindatum en einddatum in te geven, ietwat strategisch, zorg je ervoor dat deelnemers niet meer kunnen antwoorden na afloop van de gemeenteraad.

Als je deze stappen gevolgd hebt, dan heb je je sjabloon correct ingesteld. 

Koppel ook vragen aan je Forms sjabloon

1) Maak een kopie van het sjabloon dat je hebt aangemaakt.

2) Pas je gekopieerde sjabloon aan in functie van je vraag.

3) Voeg je vraag toe via 'keuze'

4) Via de voorbeeldweergave kan je zien hoe het formulier eruitziet voor deelnemers. Check dit eerst even vooraleer je het finaliseert. 

5) Als laatste stap deel je het formulier met de personen die moeten stemmen via de knop 'Delen'

6) Deel de link naar het formulier in de chat van je live event zodat de presentatoren (= de gemeenteraadsleden) kunnen stemmen.

7) De resultaten kan je live tonen aan de kijkers van je live event

Laat je stemming veilig plaatsvinden

Door gebruik te maken van Microsoft Forms blijf je netjes binnen het aanbod van Office 365. Je hebt misschien al een licentie maar gebruikt de applicatie nog niet? Twijfel dan niet. Je bent namelijk zo ook verzekerd van een veilige oplossing om je stemming te laten plaatsvinden.

Hebben jullie het al op deze manier geprobeerd of pakken jullie het anders aan?
We horen het graag. Alle feedback en andere blogvoorstellen zijn welkom en pikken we graag op. Want we staan er op jullie te inspireren en optimaler van thuis uit te laten werken! 👍