Governance in je organisatie introduceren? Dit zijn de eerste stappen

We maakten al duidelijk dat het als organisatie belangrijk is dat je bepaalt in hoeverre je richtlijnen wil uittekenen rond het opzetten van een uniforme manier van werken. Belangrijk hierbij is ook om rekening te houden met de huidige situatie en op basis hiervan de noden te detecteren en te prioriteren. Teken dus een afsprakenkader uit op maat van jullie organisatiecultuur.

Dat is alvast hoe we van wal staken in de vorige blog ‘Governance in het nieuwe normaal: belangrijker dan ooit tevoren’. Je kon er lezen waarom governance rond het gebruik van Microsoft Teams meer dan ooit belangrijk is in deze nieuwe manier van (hybride) werken.

We geven je in deze blog graag weer hoe je dit zou kunnen aanpakken:

Bepaal jouw governance strategie

Bij vele organisaties start het initiatief om een afsprakenkader uit te bouwen vanuit IT omdat er op IT-technisch vlak beslissingen moeten vallen om bepaalde functionaliteiten al dan niet beschikbaar te maken voor de eindgebruiker. Maar wees je ervan bewust dat dit een beslissing moet zijn waar de organisatie volledig achter staat. Creëer genoeg draagvlak om te evolueren naar een nieuwe manier van werken met de nodige, duidelijke richtlijnen. Het is daarom belangrijk om je management mee te hebben in dit verhaal. Want zij zullen van zodra het afsprakenkader is gevormd, deze eveneens moeten naleven en idealiter zelfs een voorbeeldfunctie uitoefenen.
Heeft jouw organisatie duidelijke kernwaarden horende bij een sterke visie en missie? Integreer deze dan zeker in het afsprakenkader dat je opstelt voor het gebruik van Microsoft Teams, zo breng je business en IT nog dichter bij elkaar.

Bepaal het afsprakenkader met een diverse werkgroep

De volgende stap is uiteraard het uitschrijven van je afsprakenkader rond het gebruik van Microsoft Teams. Hierbij is het belangrijk om een mooie mix aan medewerkers te verzamelen, zodat er een representatieve vertegenwoordiging is. Dit kunnen bijvoorbeeld de ambassadeurs (of key users of champions) zijn. Het is bijgevolg ook een manier om deze ambassadeurs te motiveren om hen bij deze beslissingen, die een impact hebben op de werkwijze in de organisatie, te betrekken. Betrek dus zeker niet enkel personen uit je IT-afdeling.
Vergeet vervolgens niet om dit beleid af te toetsen met het management, om er zeker van te zijn dat ze hier volledig achter staan en ze manier van werken zullen uitdragen.
 

Neem de proef op de som: toets je beleid aan de praktijk

Theorie kan toch steeds anders uitdraaien in de praktijk. Test daarom jullie uniforme manier van werken met Microsoft Teams eens uit met een pilootgroep. Ga hierbij ook na welke afspraken eventueel door IT afgedwongen kunnen worden (zoals de afspraak wie een team mag aanmaken in het platform). Bij het bepalen van je pilootgroep; kies ook hier weer voor een divers publiek. Hoe meer feedback hoe beter je het afsprakenkader kan finetunen.
 

Richt een governance board op

Van zodra de afspraken gekend zijn in heel de organisatie, is het belangrijk dat medewerkers deze naleven en niet vervallen in hun oude gewoontes. Om dit structureel aan te pakken, richt je daarom best een ‘governance board’ op. Dit is een groep van personen (dit kunnen dezelfde personen zijn als diegene uit je werkgroep), die frequent op structurele wijze samenkomen en evalueren hoe het volgen van je governance verloopt bij de uitrol in je organisatie. Bijgevolg nemen ze actie waar nodig. Digitalisatie blijft ook niet stilstaan. Het is dus belangrijk als er nieuwe functionaliteiten bijkomen in Microsoft Teams (want het platform blijft steeds optimaliseren), er wordt nagedacht hoe je organisatie hiermee zal omgaan en waar dit past in je opgestelde afsprakenkader. Het is dus een continue proces waar je governance board steeds dient bij te sturen waar nodig.
 

Je Microsoft Teams governance wordt een gedeelde verantwoordelijkheid

Ga voor een cultuur van open feedback en durf elkaar erop wijzen de nodige afspraken te volgen. Laat de meerwaarde ervan zien door het belang te benadrukken om als organisatie te streven naar een uniforme werkwijze. Hiermee kan je namelijk de efficiënte verhogen voor iedereen. Je productiviteit wordt pas echt verhoogd op team- of organisatieniveau van zodra afspraken effectief worden nageleefd. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid om te waken over de gemaakte afspraken. Verzamel als organisatie steeds feedback om deze vervolgens door te stromen naar je governance board zodat bepaalde acties kunnen ondernomen worden. Het is dus zeker niet enkel de verantwoordelijkheid van je governance board of IT om hierover te waken. Betrek iedereen.

In de volgende blog ontdekken we wat zo een afsprakenkader, je governance dus, allemaal kan inhouden. We geven mee waarover je dient te beslissen samen met je werkgroep om dit vervolgens ook uit te testen en uit te dragen in je organisatie. Onthoud dat het een continue proces is.