People-focused digitaal beleid

Organisaties veranderen niet, mensen doen dat. In de context van digitale transformatie zijn niet hardware en software, maar de medewerkers die ermee werken van tel. Als Cloud Change Agent zien wij digitale oplossingen als middel om mensen te helpen om het beste uit zichzelf te halen. Dagdagelijks zien we hoe technologie een hulpmiddel kan zijn om niet alleen productiever te werken, maar ook meer grip te hebben op taken en (persoonlijke) doelstellingen. In dit artikel geef ik je 5 concrete stappen om mensen centraal te stellen in je digitalisering.

Stap 1: start strategisch én met voldoende empathie  

Waar wil je als organisatie naartoe? Wat wil je bereiken met je digitale transformatie? In onze SPRINT methodologie starten we bewust met een strategische analyse in functie van je ambities. Deze aanpak laat ons toe om even stil te staan bij het waarom van je bedrijf en je waarden. Die fungeren niet alleen als vertrekpunt voor de digitale transformatie, maar ook als houvast in het hele proces. 

Het klinkt bijna tegenstrijdig, maar een strategie vereist ook inlevingsvermogen. Net die empathie, wat in de praktijk vaak ontbreekt, moet vervat zijn in alle lagen van de organisatie. Wat we daarmee bedoelen? Heel eenvoudig: besteed voldoende aandacht aan de tijd en mogelijkheden die medewerkers nodig hebben om met technologie te leren werken. Veel managers beseffen pas na de implementatie van software en hardware dat ze zich onvoldoende hebben ingeleefd in de situatie van de doelgroep. Houd hiermee dus rekening bij het uittekenen van je digitale beleid. Meer nog, betrek je medewerkers erin. Niet alleen bij de start, maar ook gaandeweg. Per slot van rekening is elke nieuwe manier van werken een kwestie van meerdere iteraties. Voortdurende feedback is daarom cruciaal. Durf verder van begin tot einde te experimenteren, werk met pilootgroepen en maak gebruik van bevragingen. Bij dat laatste biedt Forms van Microsoft 365 je heel wat hulp. Zo kun je zowel vragenlijsten als polls versturen naar je team.

Stap 2: communiceer je beleid 

In stap 1 verduidelijkten we het belang van empathie en werknemersbetrokkenheid. Dat brengt ons meteen bij het belang van duidelijke en regelmatige communicatie. Elke transformatie staat en valt met kwalitatieve interne communicatie: de betrokken medewerkers moeten weten wat er leeft. Belangrijk hierbij: het tijdperk van afstandelijke e-mails en A4’s op whiteboards is verstreken. Zeker nu we met thuiswerken tegen de grenzen van fysieke locatie aanbotsen.

Neem de interne communicatie van je organisatie strategisch onder de loep en analyseer opportuniteiten voor verbetering. Ook hier geldt: sta eens in de schoenen van je medewerkers. Welke gevoelens en emoties zou deze communicatie op kunnen roepen? Past je communicatievorm wel bij de doelgroep die je wenst aan te spreken?  

Stap 3: investeer in het welzijn van je medewerkers   

Empathie en communicatie zijn één ding, het welzijn van je medewerkers is een ander. Aandacht voor hun welbevinden is de jongste jaren geëvolueerd van ‘nice-to-have’ naar ‘must-have’. Zeker in tijden van crisis is het risico op burnout groter: mentale veerkracht en zelfcompassie zijn dan ook onmisbaar. Ons marktonderzoek over telewerken bevestigde dat trouwens.  

Maar hoe investeer je nu écht in het welzijn van je medewerkers? In elk geval gaat een welzijnsbeleid verder dan de sporadische (online) yogales of borrels. Leidinggevenden moeten in de eerste plaats hulp bieden in de omgang met digitale tools. Enkel zo kan de volledige organisatie er alles uithalen. De huidige, grootschalige transitie naar de cloud kan dan ook een bedreiging of een kans zijn om je voldoende aandacht te besteden aan je medewerkers.  

Gelukkig kan Microsoft 365 je organisatie ondersteunen om een slim welzijnsbeleid op touw te zetten:   

• De inzichten van Insights (MyAnalytics) geven je meer grip op je dag. Laat de app automatisch focustijd in je agenda boeken om 100% gefocust en kritisch denkwerk te verrichten.
• Microsoft VIVA is een handig platform dat tools rond opleiding, welzijn en betrokkenheid van werknemers centraliseert. 
• Haal alles uit de Teams status, en vraag iedereen om elkaars beschikbaarheden te respecteren.
• Gebruik de toekomstige Headspace integratie in Teams om een virtual commute op te zetten.
• Ga voor een levendig intranet in Microsoft365 en verhoog de interne betrokkenheid. De kans is groot dat je met je huidige licenties al aan de slag kunt om dit op touw te zetten. Uiteraard helpen we je hier graag bij.

Stap 4: zet in op digitale geletterdheid 

Je bent nooit te oud om te leren, nietwaar? Als we in onze praktische M365 opleidingen vanuit Wortell soms minder jonge deelnemers ontvangen, is leeftijd vaak een argument om minder snel vertrouwd te raken met de nieuwe manier van werken. Maar vergis je niet: ook jongere doelgroepen hebben het soms knap lastig om wegwijs te raken in die (software)tools. Staar je dus niet blind op generatieverschillen. Moedig je medewerkers aan en toon dat zij ook alles uit nieuwe oplossingen kunnen halen.

Stap 5: laat kansen binnen de Microsoft Cloud niet onbenut 

In dit artikel toonde ik het belang aan van een mensgericht, digitaal beleid. Ideaal voor ambitieuze werkgevers die een sterk employer brand willen neerzetten naar bestaande en toekomstige werknemers! Wist je dat de Cloud van Microsoft 365 je flink wat mogelijkheden biedt om je interne communicatie te vereenvoudigen? En dat zonder dat je hoeft in te boeten aan kwaliteit. Mijn laatste tip luidt dus: wacht niet langer met je transitie naar de Cloud. Je organisatie verdient ze!