Taakopvolging in Microsoft 365| Blog | Wortell

Gebruik je nu ’t best Microsoft To Do of Planner? En welke invloed heeft de toevoeging van lijsten, ‘Lists’, in Microsoft Teams?

Checklist Day today! En dus de ideale gelegenheid om op te lijsten met welke tool je best je taken kan oplijsten en afvinken. 2020 heeft zo ook reeds bewezen een belangrijk jaar te zijn voor nieuwe tools en functies in Microsoft 365. Denk maar aan de introductie van Microsoft Lists (in feite een grote update van SharePoint-lijsten die als een aparte app worden gepresenteerd), de nieuwe Tasks applicatie in Microsoft Teams en de diverse upgrades van de twee meest omvattende apps: Microsoft Planner en Microsoft To Do om je takenlijst beter te structureren.

Heel wat tools, dat is duidelijk, en dus niet onlogisch dat je je de vraag stelt wanneer je nu best een bepaalde tool inzet.

Een goed beheer van je taken in een applicatie gieten werd al door ongelooflijk veel app-bouwers geprobeerd. De ene met meer succes dan de andere. Wij bekijken in deze blog de Microsoft mogelijkheden. Want waar passen Lists, Planner, To Do en Tasks in Microsoft Teams in dit brede spectrum? Daarnaast ontstond er ook heel wat verwarring over de overlap tussen deze vier heel handige applicaties. En hoe afgelijnd bevatten deze tools enkel functionaliteiten om je taken beter te organiseren?

In wat volgt vatten we kort samen waarvoor je welke applicatie het best kan inzetten. Het blijft steeds een persoonlijke voorkeur natuurlijk, toch lijkt het ons een goed startpunt om voortaan al je to do’s goed te kunnen bijhouden. 

Waarvoor zet je Microsoft Planner, Lists, To Do en Tasks in?

Microsoft Planner is een eenvoudig te gebruiken tool; op teamniveau voor het management van al je projecten. Planner is ingebouwd in Microsoft 365 groepen zodat elke Outlook groep, Yammer gemeenschap en elk team in Microsoft Teams openstaande taken kan opvolgen zodat er geen formele projectmanager nodig is. De applicatie maakt gebruik van Kanban borden om taken bij te houden en biedt rijke informatie aan over elke taak. Er is ook een persoonlijke weergave van Planner, zodat elk individu al zijn of haar Planner taken in verschillende groepen en plannen kan zien.  

Lists is een belangrijke interface upgrade van SharePoint lijsten en werd vervat in een eigen app. Behalve voor het bijhouden van taken in je projectmanagement, kan je Lists ook gebruiken om gepersonaliseerde tabellen en kolommen te maken die het meest zinvol zijn volgens je behoefte. Denk maar aan een inventaris, schema’s voor de planning van je evenementen maar misschien ook je reisplannen.

Microsoft To Do vervangt het verdwenen Wunderlist en heeft zich intussen zo geprofileerd dat het de taaksectie van Outlook heeft vervangen. To Do volgt persoonlijke taken in lijsten op en beheer je als gebruiker helemaal zelf. De grote verbinding met de andere apps, eigen aan To Do, maakt dat het ook mogelijk is je Planner taken, gevlagde e-mails en Outlook taken te zien. En met de power automate connector kan dit ook ingeregeld worden voor taken van andere apps zoals Microsoft OneNote. To Do centraliseert dus al je taken doorheen Microsoft 365 in één applicatie. Super handig om een goed overzicht te bewaren.

Tasks in Teams is een recente toevoeging aan Microsoft Teams en is een centrale lijst van je taken, weergegeven op een ‘Teamsvriendelijke’ manier. Het is bovendien ook de app waar Microsoft de meeste nadruk op legt bij het brengen van hun visie op de moderne werkplek. Je kan het percipiëren als een combinatie van Planner en To Do binnen de Teams interface. Het centraliseert simpelweg je taken in Teams.

Welke tool wanneer kiezen?

Stel je vooral de vraag: Heb je behoefte aan een app die taken opslaat en beheert of zoek je een app die je taken in één oogopslag presenteert?

Planner en Lists zijn geweldig voor het toevoegen en beheren van teamgebaseerde taken in takenlijsten. To Do helpt je dan weer fantastisch bij het beheren van persoonlijke taken en takenlijsten. Tasks in Teams is tot slot een overzichtsweergave om al je taken in Planner en To Do te zien in Microsoft Teams.

Op dit moment is het nog niet mogelijk om taken uit Lists die je zijn toegekend, weer te geven in Tasks in Teams.

Niettegenstaande is het wel eenvoudig om een Microsoft List toe te voegen aan een tabblad in Microsoft Teams met behulp van de bijbehorende connector. Zo zorg je ervoor dat je toch via Teams gemakkelijker toegang hebt tot de lijst en je andere taken.

Nu we de scheiding tussen het opslaan van taken en het bekijken ervan hebben behandeld, valt de echte vraag van Planner, To Do, Tasks in Teams of Lists uiteen in twee vragen:

Tijd voor je keuze: Planner of Lists? En To Do of Tasks in Microsoft Teams?

Zoals bij de meeste technische oplossingen is de keuze persoons- en doelafhankelijk. Het lijkt erop dat er veel overlap is tussen Planner en Lists maar dat is eigenlijk niet het geval.

Gebruik Planner als je snel en eenvoudig projectmanagement wil begrijpen. Het biedt een heleboel velden voor je taken, integreert met Microsoft To Do en met Tasks in Teams en het werkt geweldig voor zowel Agile als Waterfall projectmanagement. Bijzonder geschikt, vooral voor kleine teams.

Je kunt taken bekijken op een bord- of kalenderweergave en er is ook een mooi dashboardoverzicht inbegrepen.

Gebruik Lists als je je gebruikerservaring zelf wil aanpassen en bijgevolg controle wil over de verschillende velden, opties, lay-out en de weergaven. Je kan met Lists ook niet-taakgerelateerde zaken beheren zoals een inventaris.

Je kunt List-items, inclusief taken, in een lijst- of kalenderweergave bekijken, maar vergeet niet dat, wanneer het voor jou van belang is dat er een connectie is tussen apps zoals To Do en Tasks in Teams, je dan best Planner gebruikt voor teamgebaseerde taken.

De keuze tussen To Do en Tasks in Teams is iets minder eenvoudig.

Tasks in teams helpt je om je bestaande taken in To Do en Planner te bekijken. Met andere woorden, dit is niet een unieke functionaliteit aangezien je ze ook in To Do kan bekijken. De manier waarop je ze bekijkt is echter wél anders.

Gebruik To Do als je een lijst van je taken op een centrale plek wil hebben. Bovendien heeft To Do een geweldige mobiele app waar het eenvoudig is om vervaldata en herinneringen in te stellen en de pushmeldingen best van waarde voor je kunnen zijn. To Do is een efficiënte tool voor het beheer van je taken op een dagelijkse basis en een goede hulp bij het opbouwen van je persoonlijke agenda. To Do is dus uitstekend voor granulair taakbeheer.

Gebruik Tasks in Teams als je de voorkeur geeft aan een bredere weergave van je taken. Tasks in Teams onderscheidt ook je taken per plan en per team, wat betekent dat je je taken per project in deliverables kunt opnemen, in plaats van alleen maar te kijken naar een eindeloze lijst van taken die aan jou zijn toegewezen. Tasks in Microsoft Teams is dus goed om een breder beeld op je task management te krijgen. Het is ook gewoon handig als Microsoft Teams reeds je centrale hub is om in (samen) te werken.

Er zijn zoveel tools om je taken te beheren omdat taakbeheer een enorm aspect werd van het dagelijkse professionele leven. Het kunnen terugvallen op de juiste tool voor de job maakt een groot verschil, maar je moet uitzoeken wat je wil en welke app het beste jouw noden of die van jouw team tegemoetkomt.

Microsoft stelt alles in z’n werk om apps aan te bieden die dezelfde functionaliteiten hebben als populaire derde partij taakapps. Je krijgt waar voor je geld en zeker niet onbelangrijk; je gegevens worden veilig bewaard door een gegevensbescherming en -beveiliging van wereldklasse.

4 takeaways waarmee je snel de juiste tool voor je taken kiest 

• Planner is goed voor snelle en eenvoudige dagelijkse projectmanagement (voor een team).
• Lists is goed voor aanpasbare, schaalbare taken en itemlijsten (voor teams of voor jezelf).
• To Do is voor granulair dagelijks, persoonlijk taakbeheer (vooral voor jezelf).
• Tasks in Teams laat je het grote geheel van je takenbeheer zien (vooral voor jezelf), vooral als je veel gebruik maakt van Microsoft Teams.

Ieders situatie en bijgevolg keuze zal verschillen. Denk vooral even samen met je collega’s na welke tool het best bij jullie organisatie past en neem vervolgens de proef op de som. Succes!