Microsoft Teams beleid opstellen in 3 stappen

Goede afspraken maken goede vrienden en dat is bij het gebruik van IT-applicaties eveneens van toepassing. Een goed afsprakenkader – je governance - schept namelijk duidelijkheid.

Waarom is een goed afsprakenkader nodig?

Governance kan je het best omschrijven als het geheel aan regels en afspraken die van toepassing zijn op het gebruik van een bepaalde applicatie. Het is een afsprakenkader rond het gebruik van een specifieke tool, aangepast aan de noden en doelen van je organisatie. Je stroomlijnt het gebruik van een tool doorheen de verschillende gebruikers en je zorgt ervoor dat iedereen er op een correcte manier mee aan de slag kan. Maak niet de fout om schaamteloos de governance van andere organisaties rond bepaalde tools te kopiëren. Elk beleid is uniek en moet aansluiten bij de noden en doelen van je organisatie.

In 3 stappen je Microsoft Teams governance structuur opstellen

Met de bijhorende afbeelding als houvast, start je zo aan het uitschrijven van je eigen beleid. We delen het opstellen van je Microsoft Teams governance in 3 grote luiken in: Het samenstellen van je algemene afspraken, het vormgeven van een uniforme werkwijze en ten slotte het waken over je afsprakenkader.

1 - Stel algemene afspraken op

Start je governance steeds met een duidelijke omschrijving waarom je voor Microsoft Teams hebt gekozen en voor welke scenario’s, de doelstellingen waaraan je organisatie werkt, je deze wil inzetten. Dit is wat je medewerkers motiveert om een bepaalde tool te adopteren en waarmee je betrokkenheid kan creëren. De grond van je beleid dus. Daarna ga je verder met deze checklist waarop je zelf antwoorden formuleert:

• Is het duidelijk wie een Microsoft Teams mag aanmaken?

• Indien ja, is je proces zo opgesteld dat het voldoende laagdrempelig is om het aanmaken van een team aan te vragen (indien niet iedereen een team kan aanmaken)?
• Breng in kaart welke type teams er aanwezig zijn in jouw organisatie en koppel er teamtemplates aan.
• Vergeet niet na te denken over een duidelijke naamgeving. Of je nu gebruik maakt van prefixen, volledige omschrijvingen of enkele standaarden verwerkt in je kanaalnamen,… Een uniforme naamstructuur biedt de kans om een bepaald team snel te kunnen terugvinden en nieuwe teamleden meteen een eerste inhoudelijk kader te geven.
• Neem deze keuzeboom bij de hand en ga na hoe je wil omgaan met externen in Microsoft Teams. Laat je gasten zomaar toe of bouw je een controle in?
   
• Ga na welke applicaties medewerkers mogen toevoegen als tabblad. Dit hangt af van je strategische keuze rond het omgaan met apps in je organisatie.
   

2 - Met een uniforme werkwijze zet je de lijnen uit richting meer structuur

Naast de algemene afspraken die mede belangrijk zijn voor de technische inrichting van je Microsoft Teams omgeving, is het ook belangrijk om in te schatten en te bepalen hoe deze ‘nieuwe manier van werken’, met Microsoft Teams, ingeburgerd kan worden in de organisatiecultuur. Met andere woorden; hier speel je in op het gedrag van je eindgebruikers die je governance dienen te adopteren en hun gedrag zullen veranderen. Dit is eveneens belangrijk als je de persoonlijke en team efficiëntie en productiviteit wil laten stijgen met Microsoft Teams. Bij het opstellen van deze uniforme werkwijze denk je aan;

• Wanneer gebruik ik e-mail en wanneer kies ik voor Microsoft Teams?
• Van zodra je je dagdagelijkse werking vertaald hebt naar Microsoft Teams; welk type communicatie vindt plaats in chats en welke in de gerelateerde posts?
• Waar geef je de ruimte om organisatiebrede communicatie te laten plaatsvinden? Blijf je bij het gekende kanaal zoals e-mail of ontwerp je een intranet? Of maak je een organisatiebreed team aan waarin de nodige communicatie zal landen? Maar misschien kan Yammer hier ook zijn plek in vinden?
• Maak duidelijk wat de verwachtingspatronen zijn in je organisatie rond virtueel vergaderen
• Sta naast de algemene vergaderetiquette ook stil bij enige virtuele spelregels bij het vergaderen om focus te garanderen.
• In Microsoft Teams kan je vlot samenwerken met bestanden maar hoe gaat zich dit verhouden tegenover het huidige (of misschien wel toekomstige) documentenbeheerssysteem?
• Communiceer duidelijk het onderscheid tussen werkdocumenten en finale documenten.

3 - Waak over je governance; evalueer en stuur bij waar nodig

Afspraken maken is één ding maar daarmee ben je nog lang niet zeker dat deze effectief opgevolgd worden. Daarom is het bewaken van je afsprakenkader evenzeer belangrijk. Tot slot dus ook hiervoor ook een checklist:

• Zet je afsprakenkader op een centrale plaats waar iedereen deze gemakkelijk kan terugvinden.
• Communiceer duidelijk over het doel en de inhoud van je governance, dit kan bijvoorbeeld via een video, een live event of een al dan niet online training
• Zorg voor een platform waar feedback kan gegeven worden over de afspraken. Theorie is niet altijd hetzelfde als praktijk. Verwerk je feedback om je beleid te optimaliseren.
• Richt een governance board op en verdeel de nodige taken.
• Stuur bij en neem actie waar nodig.