D(esire) – ADKAR: De meerwaarde van een digitale verandering?

In onze wekelijkse blogreeks rond adoptie en change management en de, volgens ons, daarin te volgen stappen, zijn we vandaag aan de tweede fase beland. In onze eerste blog over ‘awareness’ leerde je hoe je in de eerste stap naar verandering de nodige aandacht in je organisatie moet opwekken opdat je werknemers duidelijk begrijpen waarom de verandering zal plaats vinden. De volgende stap die je als individu zal moeten nemen, is te besluiten of je zal deelnemen aan de verandering. En daarmee belanden we bij de volgende bouwsteen, en moeilijkste, van het ADKAR model; ‘desire’.

In 3 manieren de wil naar verandering aanwakkeren
 

1 - Hanteer een gebruikerscentrale aanpak

Bij de verschuiving naar de nieuwe manier van werken, verkiezen we als ‘Adoptie & Change Mangement Consultants’ steeds een gebruikerscentrale aanpak. Dit staat haaks op de vroegere aanpak van IT-projecten, waarbij men vaak opteerde voor een ‘one size fits all’ aanpak. Daarbij kreeg iedereen dezelfde tools, zonder veel uitleg, waardoor er al snel een kloof kon ontstaan tussen business en IT belangen.
We horen wel vaker klantenverhalen die schetsen hoe ze vroeger iedereen naar een uniforme training stuurden en daarna geen idee hadden hoe ze het in de praktijk gingen omzetten. En dat valt uiteraard te vermijden. 

Om de adoptie te bevorderen, hanteren wij een aanpak waarbij de focus ligt op de behoeften van de gebruikers, behoeften die verschillen per functie. Hierdoor stemmen we technologische aandachtspunten af met de zakelijke behoeften. De vraag ‘What’s in it for me?’ (WIIFM) staat in deze aanpak dus centraal.

Hoe we dit dan concreet aanpakken? We voeren, in vaktermen, een workforce analyse uit. En dat gaat zo in z’n werk: Enerzijds delen we het werknemersbestand op in verschillende persona’s, anderzijds lijsten we op welke productiviteitsscenario’s relevant zijn op dat moment en de prioriteit krijgen. Die matrix geeft je organisatie inzicht in de nood van elke individu. Iemand die nauwelijks of niet betrokken is bij projecten hoeft geen serie aan workshops te volgen die gaan over ‘hoe productiever je project leiden’. Voor een projectmedewerker is dit potentieel wel interessant. Bovendien hoeft dit ook niet telkens in de vorm van (online) klassikale workshops plaats te vinden, maar kan ook een e-learning platform, gamefication of bijvoorbeeld een train-the-trainer principe ingezet worden.

Het centraal plaatsen van gebruikers is dus een belangrijke basis op allerlei vlakken. De workforce analyse is daarin een cruciale oefening ter voorbereiding van de K-fase, knowledge, in het ADKAR model (de eerstvolgende blog in deze reeks). Het resultaat van deze analyse is een perfect overzicht van je organisatie; wie heeft welke noden en een duidelijk beeld op de WIIFM. Een basis om later in het adoptie & change management traject aan concrete plannen te werken.
 

2 -Zet sponsors in en bespreek elk veranderingstraject

We hadden het in de blog rond de eerste ADKAR fase, awareness, al over het belang van een sterk sponsorship, waarbij vooral de primaire sponsor een belangrijke rol speelt. De resterende, rechtstreekse leidinggevenden zijn eveneens erg van tel voor elk individu in je organisatie en dan vooral in deze tweede fase: desire.

Maar hoe pak je dit nu aan? Nadat je de meerwaarde van Microsoft 365 hebt aangetoond, de technologie, coach je deze leidinggevenden ook best in de beginselen van Change Management en in de principes van ADKAR. Zo raak je ook de menselijke materie van verandering aan. Merk je toch nog weerstand bij sommigen onder hen? Laat dan de primaire sponsor 1-op-1 gesprekken voeren met de desbetreffende personen. Dit neemt inderdaad enige tijd in maar de praktijk heeft bewezen dat dit een effectieve impact heeft en dus de investering waard is.
We kennen steeds meer organisaties (uit verschillende sectoren) die we hebben begeleid, die deze beginselen ook als gevestigde waarden willen meenemen doorheen elk type verandering in hun organisatie.

Een advies dat we jullie niet willen onthouden: Neem als leidinggevende de nieuwe manier van werken als agendapunt mee in je teamverandering! Of waarom niet er een vast agendapunt van maken waardoor ook andere veranderingen in je organisatie openlijk besproken kunnen worden? De sponsors kunnen op die manier meteen hun change management kennis in de praktijk toepassen en het ADKAR model meerdere malen doorlopen met hun medewerkers.
 

3 - Creëer een strategische hype met de early adopters in je organisatie

Bij een verandering in gelijk welke vorm zal een organisatie zich verdelen in 3 groepen: De innovators en early adopters, de majority en de laggards. Afhankelijk van je organisatie en de soort wijziging die plaatsvindt, varieert de verdeling van werknemers in elke groep. Hieronder een overzicht van deze groepen.

Maak hierbij niet de fout om je te hard te richten op de groep die achteraan bengelt; de laggards. Je riskeert daarmee namelijk de majority, je meerderheidsgroep, uit het oog te verliezen waardoor zij gedemotiveerd kunnen geraken.

Je kan van bij het begin je early adopters betrekken bij de overstap naar Microsoft 365 of een specifieke applicatie. Het sterke aan deze groep is dat zij in staat zijn om andere collega’s mee te trekken in de nieuwe manier van werken. Door de peer-to-peer communicatie die ze daarmee voeren, vormen ze ook meteen de link naar de praktijk. Met andere woorden: Zij geven vooral de meer informelere communicatie vorm die zo de boodschappen van de sponsors ondersteunen. Deze early adopters kunnen overigens ook ingezet worden als ambassadeurs, maar daarover lees je later meer in de blog over ability binnen het ADKAR model.
 

Wat kunnen we dan besluiten?
Wel, vooral toch dat een verandering een must is! Enkel awareness in je organisatie creëren, zal niet volstaan als je een succes van je project wil maken. Het individuele verlangen ernaar moet namelijk ook aanwezig zijn. Door de bovenstaande, opgelijste acties kan je je wapenen tegen weerstand en zal je beter kunnen kaderen wat precies de meerwaarde is voor je medewerkers. En het is enkel zo dat het antwoord op de "What's in it for me?" vraag van in het begin duidelijk is.
 

Adoptie en change management, ondersteund door ADKAR, in de praktijk

Hou onze website in de gaten want we houden elke week een bouwsteen van ADKAR onder de loep. We delen graag hoe je dit effectief in de praktijk kan omzetten tijdens de uitrol van jouw (IT)-project en bundelen onze ervaringen in het begeleiden van de uitrol van Microsoft 365 in organisaties .

Volgende keer leer je meer over de ‘K’ in ADKAR, beter gekend als de trainingsfase waar we focussen op kennis en hoe deze vergaard kan worden.

Ohja en wist je al dat we de eerste Belux partner met een erkende Advanced Specialization in Adoption & Change Management zijn? Deze erkenning houdt in dat we een diepgaande kennis, uitgebreide ervaring en bewezen successen hebben vergaard waarmee we dagelijks klanten helpen bij hun Microsoft 365 adoptie.