Intranet introduceren in je bedrijf

In de blog ‘Sterke interne communicatie binnen je organisatie: 5 tips’ hebben we je enkele handige tips en tricks meegegeven om je interne communicatie tussen collega's te versterken en te optimaliseren. Eén van deze tips is het introduceren van een intranet binnen je organisatie. 

In deze blog willen we dieper ingaan op het intranet, en meer bepaald Intranet+ van Wortell, wat een sterke interne communicatie in staat zal stellen. We lichten toe wat de meest voorkomende problemen zijn bij het introduceren van een intranet, wat ons Intranet+ juist omvat en hoe we bij Wortell te werk gaan bij het voorbereiden en opzetten van jouw intranet. 

Strubbelingen bij het introduceren van een intranet

Organisaties reageren soms ten onrechte terughoudend over het idee om een intranet te introduceren. Niet omdat ze de voordelen ervan niet inzien, maar omdat er intern mogelijke strubbelingen kunnen ontstaan. Medewerkers gebruiken immers tegenwoordig al verschillende communicatiekanalen en raken er vaak door overspoeld. Dit komt omdat er bij heel wat organisaties niet echt een duidelijke visie bestaat over de interne communicatie en bijbehorende kanalen. Wanneer je een intranet in je organisatie wil introduceren en er de voordelen van wil, dan moet je ervoor zorgen dat alle werknemers mee op de kar springen. 

Daarnaast zijn organisaties en hun medewerkers vaak zo geprogrammeerd om alles op mail te zetten en via mail te communiceren, ook wat interne communicatie betreft. E-mail mag dan in sommige gevallen efficiënt zijn voor het uitwisselen van zakelijke communicatie, voor interne communicatie is een intranet beter geschikt.

Bovendien moeten organisaties beseffen dat een intranet introduceren verder gaat dan louter het IT-technische aspect opzetten. Een technisch onderbouwd intranet kan alleen succesvol zijn als het op de juiste manier toegepast en gebruikt wordt en als er een duidelijke visie achter zit.

Intranet+ van Wortell

Om organisaties te helpen in het versterken van hun interne communicatie, ontwikkelden we bij Wortell het Intranet+ pakket. Deze oplossing en dienstverlening focust zich niet alleen op het technische aspect van het intranet, maar combineert het met de nodige strategie en organisatorische afspraken. 

Door deze drie dimensies met elkaar te verbinden bij het introduceren van een intranet in je organisatie, bereik je de belangrijkste doelen van een intranet op een succesvolle manier, namelijk: het centraliseren van belangrijke informatie, het verhogen van interne betrokkenheid en het verkrijgen van inzichten in je organisatie. Dit laatste is vooral essentieel omdat je door deze inzichten bepaalde belangrijke aanpassingen kan doen om de interne werking te optimaliseren.

Hoe gaat Intranet+ in zijn werk?

Voor we starten met het technisch opzetten van jouw Intranet+ zijn er enkele andere belangrijke stappen die nodig zijn voor een succesvolle werking van je intranet. We willen immers dat onze Intranet+ volledig aansluit bij de noden van je organisatie. Tijdens deze voorbereidende stappen wordt jouw organisatie begeleid door een van onze betrokkenheidsadviseurs aan de hand van enkele cruciale fasen. We zetten ze even voor jou op rijtje:

Behoefteanalyse

Natuurlijk is niets zo belangrijk als de juiste aanzet. Om een intranet succesvol te maken, moet het aangepast zijn aan de noden en behoeften van je organisatie. Een behoefteanalyse van je organisatie is daar een goede methode voor. Het neemt onder de loep wat je als organisatie juist wil bereiken met intranet, welke content je erop wil plaatsen en waarom én welke content je er beter niet op zet. Deze fase brengt deze belangrijke informatie in kaart en legt hierbij steeds de link met de eindgebruikers, hoe wensen zij het intranet te gebruiken.

Informatiearchitectuur

In deze workshop bepaal je samen met onze betrokkenheidsadviseur hoe je de vastgelegde bouwstenen gaat structureren. Alle informatie moet immers steeds op een eenvoudige manier beschikbaar zijn. Hoe zorg je daarvoor en hoe kom je tot logische ingangen? Tijdens het optekenen van de informatiearchitectuur is het belangrijk dat je steeds terugkoppelt naar de werkvloer. Betrek je werknemers bij dit proces, zij zijn immers de eindgebruikers van je intranet.

Opstellen van mock-ups

Bij het opstellen van mock-ups staat de opmaak centraal. We bepalen samen hoe de structuur er finaal zal uitzien. Aangezien de opmaakmogelijkheden van SharePoint voor een intranet heel uitgebreid zijn, is het essentieel dat we bepalen waar de bouwblokken terechtkomen, nog voor we ze effectief opzetten. Dit bespaart je heel wat tijd bij de effectieve bouwfase. Ook hier raadpleeg je best je eindgebruikers om na te gaan of de belangrijkste bouwblokken een logische plek hebben gekregen.

Yammer integratie

Één van de voordelen van een intranet is het verhogen van de betrokkenheid van je werknemers via een sterke interne communicatie. Om ervoor te zorgen dat deze communicatie steeds tweerichtingsverkeer is, en dus niet alleen communicatie vanuit je organisatie zelf, kan je Yammer integreren in je SharePoint intranet. Maakt je organisatie nog geen gebruik van Yammer, dan kan er een extra planningsworkshop opgezet worden om te bepalen hoe je Yammer zal inzetten: welke communities zijn prioritair, hoe hou je deze gevoed, welke spelregels zijn er, enzovoort.

Afspraken en governance

Tot slot volgt er een workshop om afspraken te maken, zowel op technisch als op ‘menselijk’ vlak om ervoor te zorgen dat het intranet op een correcte manier gebruikt en ingesteld wordt. Hiervoor komen onze betrokkenheidsadviseurs en technische consultants samen tot bij jou om alle mogelijkheden te bespreken en afspraken vast te leggen.

Na de workshops kunnen onze technische consultants met alle vergaarde informatie jouw intranet bouwen of kan je er zelf mee aan de slag. Vanuit onze technische expertise zorgen we ervoor dat je steeds gebruik maakt van een technisch hoogstaande oplossing, met een sterke fundering die toelaat om je intranet in de toekomst verder uit te bouwen.

Wens je meer informatie van Wortell en onze werking? Of wens je meteen te starten met onze intranetoplossing? Neem dan snel contact op met ons. Onze Wortell consultants begeleiden je met veel plezier en expertise doorheen het hele traject.