Samenwerken in Teams vereist governance met voorafbepaalde strategie

Is het ook in jouw organisatie nodig om een goed afsprakenkader vast te leggen om nog efficiënter kunnen samenwerken in Microsoft Teams? Dan ben je zeker niet de enige! Een degelijk beleid met richtlijnen is nodig om je centrale werkomgeving te structureren en het gebruiksgemak voor elke gebruiker optimaal te houden. En dat vraagt ook een voorafbepaalde strategie!

In de blog “Governance in je organisatie introduceren? Dit zijn de eerste stappen” werd het duidelijk dat er verschillende stappen voorafgaan vooraleer een afsprakenkader voldoende draagvlak creëert om uitgerold te worden in de organisatie. Het is belangrijk dat alvorens wordt nagedacht over het afsprakenkader op operationeel niveau, deze ook matcht met de strategische keuzes die zijn gemaakt over hoe je Microsoft 365 in je, al dan niet huidige en/of toekomstige beleid, organisatie inzet.

Daarom geven we graag in wat volgt een overzicht van de zaken die je zeker kan meenemen bij het bespreken van zo’n afsprakenkader op strategische niveau.
 

In welke mate zal jij hybride samenwerken?

We willen allemaal uiteindelijk hetzelfde bereiken: een uniforme en effectievere manier van samenwerken. Vele organisaties denken al na over hun aanpak in een post-coronatijdperk. Door de werkomstandigheden in 2020 hebben medewerkers geproefd (in extremis weliswaar) van de voor- en misschien ook wel nadelen van thuiswerken. Daar deden we trouwens samen met Attentia ook onderzoek naar. In het toelichtende webinar met resultaten gaven we overigens ook heel wat tips mee (gratis te herbekijken).

Voor velen onder ons brak een geheel nieuwe manier van samenwerken aan dat aanzette het telewerkbeleid te herbekijken. Je hoort ons al komen; een strategische beslissing diende genomen te worden op HR beleidsniveau. Maar wat heeft zo’n grote beslissing nu te maken met een afsprakenkader in Microsoft Teams? Wel, afhankelijk van de strategie die je op dat vlak lanceerde, zal er ook impact zijn geweest op jullie vergaderafspraken binnen Microsoft Teams.

Gingen deze vragen bijvoorbeeld over jullie tongen?

• Van welk type van vergaderingen verwachten we dat ze fysiek verlopen?
• Of mogen alle vergaderingen hybride plaatsvinden?
• Is onze infrastructuur hier klaar voor? Dienen we ruimtes aan te passen, hebben we de nodige werkmiddelen en welke afspraken moeten we hierover vastleggen?
• Hoe duiden we in een vergaderverzoek aan om welke type vergadering het gaat? (Hybride, fysiek of louter virtueel)

Ze kunnen best herkenbaar voor je klinken.

Laat je je interne communicatiestrategie deel uitmaken van je governance?

Wat vele organisaties onderschatten is dat je interne communicatie wel degelijk een impact heeft op jouw afsprakenkader rond het gebruik van tools of concreet, rond het gebruik van Teams. Het is daarom belangrijk om de verschillende communicatiekanalen in een organisatie te stroomlijnen. Zo is bijvoorbeeld de best practice bij het inzetten van MS Teams dat al je interne communicatie, met betrekking tot collaboratie en adhoc korte boodschappen, zal verschuiven van je overvolle mailbox naar Teams en dat op een structurele, transparante en gekanaliseerde manier.

Maar wat met organisatiebrede communicatie? Blijven we een organisatiebrede e-mail verzenden met de vervelende ‘reply to all’ berichten? Of dient hiervoor het intranet ingezet te worden (waarvan je misschien merkt dat het amper wordt geraadpleegd)?
Sommige organisaties kiezen als strategie om een organisatiebreed team in Microsoft Teams in te richten als alternatief voor e-mails. Indien dit het geval is, dan moeten er duidelijke afspraken zijn over hoe er in dit kanaal gecommuniceerd zal worden. Of er kan ook geopteerd worden om alles centraal te plaatsen op een intranet en/of Yammergroep. Ook dit kan je mee opnemen in je governance door bijvoorbeeld een verwijzing te maken – via een installatie in je Teams omgeving – naar deze organisatiebrede kanalen zodat alles start vanuit een centrale werkplek.
 

Het veilig beheren van je documenten; deel van je strategie

Ook niet onbelangrijk: Hoe ga je vanuit je organisatie veilig om met documenten en waar speelt MS Teams hier een rol? Teams staat gekend als de plek waar werkdocumenten worden opgeslagen, maar afhankelijk van jouw plan van aanpak kan je ook opteren om binnen teamsites finale documenten op te slaan, bijvoorbeeld voor een bepaalde organisatorisch team of projectteam. Deze keuze is afhankelijk van jouw strategie die bepaalt in hoeverre je wil transparant wil omgaan met documenten en hoe je wil inzetten op kennisdeling over de verschillende teams heen.
Ook valt te bekijken hoe je MS Teams wil inzetten ten opzichte van een fileserver als je hierover nog beschikt. Ook hier weer zullen de keuzes op het niveau van je documentenbeheer een impact hebben op het gebruik van MS Teams en de afspraken hieromtrent.

Is er in jullie organisatie strategisch bepaald hoe je Teams in kader van Microsoft 365 wil positioneren in de organisatie? Dan is de volgende stap het concreet uitwerken van dit afspraken kader. Hierbij moet je denken aan zowel de algemene afspraken, als ook de richtlijnen rond een uniforme manier van werken. Vraag je je af wat daar allemaal bij komt kijken? Lees dan zeker onze blog ‘3-stappen checklist voor een sterk Microsoft Teams beleid’ en download ons gratis Microsoft Teams Governance eBook vol hands-on tips.

Uiteraard staan wij bij Wortell graag klaar om de kloof tussen HR, Business en IT te minimaliseren en deze strategische gesprekken met jullie management aan te gaan. De verschillende strategische mogelijkheden overlopen we steeds in verstaanbare taal aangepast aan jullie sector. We bereiken graag samen dat de meerwaarde van een gedragen afsprakenkader begrepen wordt om uiteindelijk op een effectievere manier samen te werken.