Intranet met ingebouwd koffieapparaat voor Ekinops

“Een goede voorbereiding is het halve werk”: dat is een regel die er bij Wortell Belgium (voorheen Synergics) goed ingestampt wordt. Soms gaat men daar zelfs nog een stapje verder. Toen het technologiebedrijf Ekinops hen vroeg om een nieuw intranet te ontwerpen, werd dat project zo zorgvuldig voorbereid dat daarmee alleen al de opdracht bijna volbracht was.

Ekinops is een multinational die in 2017 ontstaan is door de samensmelting tussen een bedrijf dat al zo heette en de firma OneAccess. Het bedrijf heeft een hoofdkantoor in Parijs, maar heeft kantoren in verschillende landen.

Die fusie was de rechtstreekse aanleiding voor het project waarvoor Wortell Belgium werd aangetrokken. Beide bedrijven vertoonden namelijk grote verschillen qua bedrijfscultuur en qua technische omgeving. Zo had elk bedrijf zijn eigen mailsysteem en zijn eigen intranet, wat de onderlinge samenwerking natuurlijk niet bevorderde.

“Het doel van dit project was dan ook de betrokkenheid van alle werknemers bij de nieuwe entiteit verhogen en de onderlinge samenwerking verbeteren,” vertelt Jan Van der Velpen, Group IT manager bij Ekinops. “Dat betekende onder andere: beide intranetomgevingen samenvoegen tot één nieuw platform, waarop iedereen snel vindt wat hij of zij nodig heeft. En dat dan ook nog eens geïntegreerd in onze interne communicatie.”

Versnippering

Verschillen qua bedrijfscultuur mogen niet onderschat worden, want ze hebben een grote impact op de manier waarop mensen werken. En als die gewoontes of methodes te ver uit elkaar liggen, is het gewoon onmogelijk om efficiënt samen te werken. “Bij Ekinops was dat organisch gegroeid,” vertelt Gil Drossart, business development manager bij Wortell Belgium. “Het ene bedrijf was een kmo met circa zestig mensen die op één site werkten, terwijl het andere al wereldwijd vertakt was. Dat creëert een enorme versnippering. Er is als het ware geen koffieapparaat waar collega’s al eens een babbeltje kunnen slaan.”

De eerste contacten tussen Ekinops & Wortell Belgium vonden plaats in de zomer van 2020. Eind dat jaar werd gestart met de eerste workshops om het concept te ontwerpen. De ontwikkeling vond plaats in het voorjaar van 2021. “Je zou kunnen zeggen dat er nu een casco structuur klaar is – alles moet nog worden ingericht,” zegt Van der Velpen. “Het doel is dat alle nodige informatie zowel in een push- als in een pull-beweging naar de eindgebruikers gaat. Met andere woorden: sommige zaken zullen vanuit het intranet proactief naar de medewerkers worden gestuurd, maar heel wat informatie dient gewoon beschikbaar te zijn voor als iemand ernaar op zoek is. Dat laatste vormt overigens de grootste uitdaging.”

Doelgericht, maar toch flexibel

Wortell Belgium maakte een bijzonder goede indruk met het voortraject dat ze hadden uitgewerkt om te bepalen wat nu eigenlijk het doel was van de operatie, welke waarde ze ervan verwachten, hoe het paste in de strategie, enzovoort. Dat voortraject startte met een intake- en inspiratieworkshop – eigenlijk ook een beetje een inventarisatie van wat er al was en ook in het nieuwe intranet nog kon worden gebruikt. Daarna volgde een behoefteanalyse, gevolgd door de informatie- en architectuurfase, waarin beslist werd waar en op welke manier alle informatie gestructureerd zou worden. In een mock-upfase werd een deel van het ontwerp concreet gemaakt om er een akkoord op te krijgen.

“Wat we bij Wortell Belgium erg appreciëren, is dat ze heel doelgericht werken,” aldus Van der Velpen. “Ze hebben altijd een plan, maar tegelijk beschikken ze over de flexibiliteit om van aanpak te veranderen als blijkt dat we daardoor sneller of makkelijker ons doel kunnen bereiken. Ook de manier waarop ze hun plannen presenteren en met alle betrokkenen interageren is zeer aangenaam. In een bepaalde fase werden bijvoorbeeld online workshops van wel drie uur lang opgezet om snel de volgende stap te kunnen zetten. Normaal gezien zou iedereen daarop afknappen, maar Hans De Donder, Engagement Evangelist bij Wortell Belgium, slaagde er toch in om iedereen bij de les te houden.”

Die heel zorgvuldig uitgewerkte voorbereiding heeft de mensen van Ekinops enorm veel geleerd over hoe de zaken binnen de organisatie zoal lopen – en waar eventueel verbetering mogelijk is. “Je zou zelfs kunnen zeggen dat het eindproduct stilaan bijkomstig is,” vindt Vandervelpen. “Door het traject ernaartoe zijn we verplicht geweest om over onze werkwijzen na te denken en erover te discussiëren, en dat heeft ons als organisatie al heel veel opgebracht.”

Enthousiaste ambassadeurs

Een intranet als communicatiemiddel is op papier vaak een mooie oplossing, maar om ervoor te zorgen dat het in de praktijk ook werkt, moet men heel goed weten wat men doet. Om te beginnen werd een brede basisgroep betrokken bij de ontwikkeling ervan, zodat er van bij het begin volop rekening wordt gehouden met de noden en wensen van de eindgebruikers. Daardoor voelen heel wat medewerkers zich betrokken bij het project, zodat ze optreden als ambassadeur voor het project en heel enthousiast aan de slag gaan om de content – uiteraard op een doordachte manier – te uploaden. En dat enthousiasme werkt vaak aanstekelijk, waardoor iedereen positief staat tegenover de nieuwe tool.

Ook de waarom-vraag werd van in het begin heel duidelijk geadresseerd. De medewerkers moeten een reden hebben om de tool te gebruiken, niet alleen omdat die nu eenmaal bestaat. Zo hebben we bijvoorbeeld een virtueel koffieapparaat ontwikkeld waar mensen online kunnen bijeenkomen. Daarnaast tonen we op de homepage ook klokken die aanduiden hoe laat het is in de verschillende vestigingen. Zo weet je meteen of het een geschikt moment is om een collega in Indië of in Brazilië te contacteren of niet. Heel spectaculair is dat allemaal niet, maar het zijn kleine dingen die hopelijk snel deel uitmaken van de dagelijkse routine. En dan hebben we ons doel bereikt.”