Digitaliseringsproces stad Beringen

Wortell (voorheen Synergics) begeleidt stad Beringen in digitaliseringsproces

Een digitale golf trekt door Vlaanderen. Steeds meer lokale besturen schakelen over op moderne, in de Cloud draaiende samenwerkings- en communicatietechnologieën. Gezien de expertise en ervaring van Wortell komen gemeentebesturen vaak bij hen aankloppen voor advies en ondersteuning. Het resultaat: een vlotte en feilloze uitrol – zelfs in volle coronacrisis.

Een efficiëntere werking én een betere dienstverlening aan de burger: dit duo staat hoog bovenaan het verlanglijstje van menig lokaal bestuur. Om dat dubbele doel te bereiken kan Office 365 van Microsoft een aardig handje helpen. Wortell, dat al diverse stadsbesturen begeleidde bij de omschakeling naar deze technologie, ging ook aan de slag in Beringen. De uitbraak van de coronacrisis leek even roet in het eten te gooien, maar het tegenovergestelde bleek het geval: daardoor werd het proces nog versneld.

“Door corona werd plaats- en tijdsonafhankelijk voor onze medewerkers plots essentieel,” vertelt Thomas Vints, de burgemeester van Beringen. “Daardoor is ons digitaliseringsproces in een stroomversnelling terechtgekomen. Zo hebben we op een week tijd de hele organisatie uitgerust met laptops, zodat iedereen kon thuiswerken. Zo konden we vanop veilige afstand onze online dienstverlening verzorgen en bleven de burgers niet in de kou staan.”

Eetbaar wapenschild

Tegelijk installeerde Wortell ook Microsoft Teams bij het stadspersoneel en het personeel van het OCMW van Beringen. “Dat gebruiken we ook voor telefonie, wat dus betekent dat we naar een persoon bellen en niet naar een toestel dat zich op zijn of haar bureau bevindt. Dat maakt het uiteraard eenvoudiger om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken,” legt de burgemeester uit.

“Microsoft Teams wordt ook gebruikt om rechtstreeks in contact te komen met de burger,” voegt Anne Vrints, deskundige Bibliotheekcommunicatie bij Stad Beringen, eraan toe. “Zo maakte onze bibliotheek, die een traditie heeft ontwikkeld van culinaire evenementen, gebruik van de Live Events-functie om een zogenaamde Food Art-workshop te organiseren. Wie geïnteresseerd was, kon deze workshop thuis volgen via Teams en zo leren hoe ze een eetbare versie van het wapenschild van Beringen konden maken.”

Duidelijke afspraken

Maar het bleef uiteraard niet bij Microsoft Teams. “We hebben ook een nieuw document management systeem gecreëerd, zodat we de hele levensloop van een document in één systeem kunnen volgen,” zegt Ann Gommers, senior project manager bij Stad Beringen. “We hebben duidelijke afspraken gemaakt: persoonlijke documenten bewaren we op onze OneDrive, documenten waar verschillende mensen aan werken worden opgeslagen in de respectieve Teams-omgevingen, en finale versies bewaren we op SharePoint. Dat gebeurt uiteraard allemaal op een veilige manier en bovendien zorgen we ervoor dat de mensen alleen toegang hebben tot de documenten waar ze de nodige rechten toe hebben.”

Stad Beringen beschikte al over een intranet, maar slechts weinigen maakten daar gebruik van. “Mensen vonden er maar heel moeilijk hun weg in, en dus hebben we besloten om een nieuw, op Sharepoint gebaseerd intranet te ontwikkelen,” vervolgt Gommers. “Om ervoor te zorgen dat het nieuwe intranet wel zou aanslaan, hebben we, samen met Wortell, eerst een analyse uitgevoerd bij de medewerkers. Zo konden we nagaan wat ze daar precies van verwachtten. Vooral de gebruiksvriendelijkheid moest aanzienlijk worden verhoogd.”

Microsoft Planner, een ander onderdeel van Office 365, raakte ook snel ingeburgerd in Beringen. “Op de Communicatie-afdeling maakt men daar dankbaar gebruik van om taken toe te wijzen aan collega’s,” zegt Vrints. “Daardoor geraken ze bijvoorbeeld gemakkelijker aan input voor het gemeentelijk infoblad en voor onze Facebook- of Instagrampagina, en vooral: op tijd.”

Je merkt dat ze bij Wortell al heel wat ervaring hebben met lokale besturen, dat ze weten waarover we spreken. Ze werken ook heel oplossingsgericht. 
-Thomas Vints, Burgemeester van Beringen

Met dank aan de ambassadeurs

Op technisch vlak vormt de invoering van al die nieuwe technologieën geen gigantische uitdaging, al moet alles wel secuur en volgens de regels van de kunst verlopen. Waar men bij dit soort projecten wel soms mee worstelt, is de acceptatie ervan door de gebruikers.

“We hebben inderdaad de Adoptie- en Change Management-theorie in de praktijk moeten toepassen om zo’n drastische omschakeling tot een goed einde te brengen,” beaamt burgemeester Vints. “Daarvoor hebben we ambassadeurs ingezet – vaak gepassioneerde early adopters – en de nodige opleidingen voorzien, uiteraard via webinars.”

Voor de nabije toekomst staat een heel CRM-systeem op de planning, zodat het Beringse stadspersoneel alles wat binnenkomt – telefoons, maar ook brievenpost en mails bijvoorbeeld – kan loggen. “Dat zal het veel makkelijker maken om na te gaan of een burger die contact met ons opneemt al eerder door een bepaalde dienst of medewerker werd geholpen,” legt Vints uit. “Voor mezelf kan ik bijvoorbeeld nagaan of iemand al eerder eens een afspraak heeft gehad voor dienstbetoon, en hoe dat toen verlopen is. Op die manier kunnen we onze dienstverlening aanzienlijk verbeteren.”

Wendbaarheid aangetoond

Over de manier waarop het project is verlopen en over de samenwerking met Wortell is men bijzonder tevreden in Beringen. “De implementatie is heel vlot verlopen en dat lag voor een groot deel aan de expertise van Wortell,” stelt Vints. “Je merkt snel dat ze al heel wat ervaring hebben met lokale besturen, dat ze weten waarover we spreken. Ze werken ook heel oplossingsgericht en denken goed mee," vult Vrints aan. 

Gommers kan dit enkel beamen: “Voor al onze technische vragen waar we intern niet meteen het antwoord op vinden, kunnen we dankzij ons supportcontract terecht bij Wortell. Daarnaast vervullen ze ook een centrale rol door ervoor te zorgen dat al onze projecten – zoals de omschakeling naar Microsoft Teams voor telefonie, het documentmanagementsysteem, het CRM-project en het nieuwe intranet – gecoördineerd verlopen en eigenlijk als één groot project beheerd worden. We hebben nog flink wat werk voor de boeg, maar we merken nu al dat onze samenwerking veel productiever geworden is. Onze interne mailbox is merkelijk minder vol, want de mensen werken samen via Teams, dus zonder elkaar voortdurend mails te sturen. De snelheid waarmee we op deze manier zaken gedaan krijgen, is sterk verhoogd en dat geldt ook voor de betrokkenheid van de medewerkers.”

Het slotwoord is natuurlijk voor de burgemeester: “Lokale besturen hebben de reputatie dat ze heel traag zijn in de digitale omschakeling, maar ik denk dat we hier in Beringen – niet alleen ondanks, maar eigenlijk dankzij de coronacrisis – hebben aangetoond dat we ook heel wendbaar kunnen zijn als het moet, en zeker op het gebied van digitalisering niet moeten onderdoen voor andere organisaties.”