Hoe Wortell het intranet van Stad Menen naar een hoger niveau tilde
Een intranet op maat is van onschatbare waarde, ook voor overheden. Het zorgt ervoor dat medewerkers efficiënt kunnen samenwerken, makkelijk informatie kunnen delen en altijd up-to-date blijven. Toch kan het opzetten ervan een uitdaging zijn —zeker voor lokale besturen en gemeenten met soms complexere werkstructuren. Stad Menen koos daarom voor de expertise van Wortell. “Met het nieuwe intranet van Wortell hebben we een communicatieplatform gecreëerd dat toegankelijk is voor alle medewerkers, inclusief de niet-beeldschermwerkers”, klinkt het bij Jeroen Lannoo, IT manager van Stad Menen.
Eén gezamenlijk intranet voor iedereen
Stad Menen bestaat uit twee verschillende entiteiten: het stadsbestuur enerzijds en het OCMW anderzijds. Vaak waren medewerkers van beide organisaties niet op de hoogte van wat er bij elkaar leefde. Het doel? Informatie centraliseren en toegankelijk maken voor alle medewerkers. En zo een betere samenwerking bevorderen tussen de verschillende afdelingen.
“De keuze voor Intranet+ was snel gemaakt”
"We hadden al goede ervaringen met Wortell, en migratie van onze exchange online omgeving naar Microsoft 365 cloud”, steekt Lannoo van wal. “Toen we besloten om ons intranet te vernieuwen, was de keuze voor hun Intranet+ oplossing snel gemaakt. Tijdens een bezoek aan het kantoor in Zaventem maakten we kennis met verschillende technologische mogelijkheden, zoals de uitbreiding naar Teams.”
De kracht van cocreatie
Al snel ging het team van stad Menen in gesprek met Wortell om het nieuwe intranet op te zetten. "We kozen voor een sprint methodiek om het project in goede banen te leiden", gaat Lannoo verder. "Onder leiding van account manager Patrick De Neef stelden we een interne werkgroep samen met verschillende afdelingsverantwoordelijken. Zo konden alle relevante partijen vanaf dag één betrokken zijn.”
“Tijdens de workshops was Wortell echt het klankbord dat we nodig hadden”
Lannoo omschrijft de voorbereiding van implementatie als een werk van cocreatie. Dit was ook nodig om een maximale gebruikersadoptie na te streven. “Er volgde een reeks workshops, waarin de inhoud van het intranet werd vastgelegd”, vervolgt hij. “We werden geconfronteerd met verschillende te nemen beslissingen: welke opbouw ging de startpagina krijgen? Hoe moest het menu worden opgebouwd? Zouden we Yammer integreren? Welke afbeeldingen gingen we gebruiken? Al deze vragen kwamen aan bod, wat ons als werkgroep de kans gaf om de juiste keuzes te maken. Wortell was hier telkens het klankbord dat we nodig hadden.”
Om écht de juiste vertaalslag te kunnen maken, kreeg Stad Menen duidelijke praktijkvoorbeelden aangereikt. Zo kon de werkgroep uiteindelijk de juiste, gefundeerde beslissingen nemen. En dat alles met inspraak van alle afdelingen, in goede banen geleid door iemand met zowel business- als technische kennis. “Het was duidelijk dat er geen technische consultant voor onze neus zat, maar wel iemand die luisterde naar onze noden”, zegt Lannoo.
Gebruikersadoptie als topprioriteit
Stad Menen streefde ernaar om Intranet+ voor alle medewerkers toegankelijk te maken en de drempel om het te gebruiken zo laag mogelijk te houden. “Daarom hebben we het ingesteld als startpagina, en lieten we kleine technische aanpassingen uitvoeren”, legt Lannoo uit. “Telkens in functie van het gebruiksgemak, natuurlijk. Want ook niet-beeldschermwerkers moesten toegang krijgen. Voor hen maakten we een Microsoft-account aan, zodat ze via e-mail op het intranet konden inloggen. Tot slot gekregen we een aantal heel praktische tips mee van Wortell om de adoptie zo hoog mogelijk te krijgen.”
“Onze interne werking heeft grote stappen vooruit gezet!”
Zo gezegd, zo gedaan. Het hoeft niet te verbazen dat het intranet goed en consistent wordt gebruikt door Stad Menen. “Alle relevante informatie is breed toegankelijk, en wordt door het merendeel van de medewerkers gebruikt. We hebben gemerkt dat Wortell duidelijk zeer vertrouwd is met de werking van lokale besturen — hun aanpak straalt dat uit. Samen hebben we de grootste uitdagingen overwonnen. Nu gebruiken we een goed werkend intranetplatform dat toegankelijk is voor iedereen én tegemoetkomt aan de verzuchtingen die onze medewerkers hadden. Onze interne werking heeft grote stappen vooruit gezet!