Referentie case Gemeente Assenede

Wortell (voorheen Synergics) maakt dienstoverschrijdende samenwerking gemakkelijker met Office365
 

"Beter samenwerken is in de eerst plaats beter communiceren," Kristof Vereecke, diensthoofd Communicatie bij Gemeente Assenede, slaat de nagel op de kop. En verschillende - vaak ook verouderde - programma's gebruiken komt een vlotte communicatie niet ten goede. Dus werd Wortell aan boord gehaald om een uniforme omgeving voor alle interne gemeentediensten op te zetten - net voor de lockdownmaatregelen in de strijd tegen Covid-19 de noodzaak ervan nog eens kwam benadrukken.

In de Oost-Vlaamse gemeente Assenede heerste al geruime tijd het gevoel dat de communicatie tussen de verschillende gemeentediensten stukken beter kon. “Maar al te vaak werd in het kader van een nieuw project een werkgroep opgestart waarbij belangrijker diensten werden vergeten,” vertelt Vereecke. “Bij de verbouwing van de bibliotheek werd bijvoorbeeld nagelaten om er van bij de start de IT-afdeling bij te betrekken, waardoor achteraf nog wijzigingen moesten worden aangebracht.”

Toen een audit door een extern consultancybureau in 2018 tot zeven verbeterprojecten leidde, verwonderde het niemand dat ook interne communicatie daar deel van uitmaakte. Meteen bleek dat de gemeente niet over de juiste technologie beschikte om dat probleem op te lossen, en begon de zoektocht naar een leverancier die daarvoor kon zorgen. Verschillende systemen en potentiële leveranciers passeerden de revue, waarbij Office 365 steeds duidelijker in beeld kwam als de beste oplossing. “Eind 2019 nodigde Wortell, een van de partijen waar we toen mee in gesprek waren, ons uit bij om Microsoft in Zaventem een inspiratiesessie rond dit onderwerp bij te wonen,” vertelt Lien Ysebaert, beleidsmedewerker bij de dienst Secretariaat, zij volgt de verbeterprojecten op. “Daar waren ook onze algemeen directeur en zelfs de burgemeester op aanwezig. Op dat moment hebben we de knoop doorgehakt. En op 22 januari 2020 zijn we van start gegaan.”

De e-mailkoninging van Assenede

Met Microsoft-technologie waren de meeste diensten wel al vertrouwd. Zo was het bijvoorbeeld de gewoonte om alle informatie in verband met projecten bij te houden in gigantische Excel-bestanden. “Maar gedeelde Excel-bestanden zijn niet ideaal om samen aan te werken,” zegt Ysebaert. “Zo ontstonden problemen met versiebeheer, back-ups, conflicten wanneer verschillende mensen tegelijk in zo’n bestand aan het werken waren, enzovoort.”

Ook door bestanden voortdurend naar elkaar te mailen in plaats van ze te delen ontstonden er al eens misverstanden – én een voortdurende stroom van e-mails. “Ik werd al eens de E-mailkoningin van Assenede genoemd,” lacht Ysebaert. “Omdat ik heel wat zaken coördineer, zat ik namelijk voortdurend mails te sturen naar mijn collega’s met vragen, opmerkingen, verzoeken, enzovoort. Nu werken we met Teams, waarbij iedereen weet welke info in welk kanaal moet worden gepost, en men doet dat nu veel sneller.”

“Ik merk vooral het verschil bij het maken van het infoblad voor de gemeentediensten,” vult Vereecke aan. “Dat veroorzaakte in het verleden altijd een tsunami van mails, terwijl we dat nu via Teams oplossen, wat beduidend minder werk vergt.”

Collega's zetten hun input voor onze communicatie-activiteiten zelf in Microsoft Planner: volledig digitaal en dus makkelijker over te nemen, én meteen op de juiste datum!

- Kristof Vereecke, diensthoofd Communicatie bij Gemeente Assenede

Vereecke is ook enorm gecharmeerd door Microsoft Planner, al vindt hij stilaan dat zijn collega’s er iets té graag mee werken. “Vroeger kreeg ik op verschillende manieren informatie binnen over zaken waarover we als gemeente moesten communiceren. Dat gebeurde vooral via e-mail, maar vaak ook gewoon op papier. Daar moesten we bovendien zelf een planning voor aanleggen. Daardoor was het niet evident om te vermijden dat we iets over het hoofd zagen of er te laat mee naar buiten kwamen. Nu kunnen mijn collega’s hun berichten zelf in Planner zetten: volledig digitaal en dus makkelijker over te nemen, én meteen op de juiste datum. Daarmee win je niet alleen veel tijd, maar het is ook bijzonder bevredigend als je klaar bent met een van de taken en je die kunt afvinken.”

Meer betrokkenheid

Met een hele organisatie overschakelen op een nieuw communicatie- en samenwerkingsplatform is geen sinecure, en de uitbraak van Covid-19 maakte het er niet eenvoudiger op. Maar tegelijk bood de crisis ook voordelen, zo bleek. “De eerste lockdown werd midden maart afgekondigd, toen we nog in volle uitrol zaten,” herinnert Ysebaert zich nog levendig. “Het was vooral een probleem om de workshops met uitleg over de nieuwe tools te volgen, want dat kon toen nog niet online – simpelweg omdat we die tools nog niet onder de knie hadden. Daardoor is wel sneller beslist om alles in het werk te stellen opdat we van thuis uit konden werken, en dus ook konden vergaderen met collega’s en online workshops volgen. In die zin was de timing dus wel gelukkig – als we een paar maanden later gestart waren, was er nog niets voorzien op het moment dat we allemaal moesten thuiswerken.”

Intussen staan de gemeentediensten al heel wat verder en beginnen de vele voordelen stilaan duidelijk te worden. “Nu alle binnendiensten dezelfde tools gebruiken, is het veel makkelijker om dienstoverschrijdend te werken,” vindt Ysebaert. “Maar wat zeker ook niet te onderschatten is, is dat je nu meer betrokkenheid voelt. Daarnaast is het ook gewoon veel efficiënter. Als je met verschillende collega’s aan de documenten met de beleidsdoelstellingen van de gemeente werkt, zie je bijvoorbeeld meteen alle wijzigingen, opmerkingen, wie zijn bijdrage al heeft toegevoegd, enzovoort. Het is wel wennen voor iedereen. Zo hadden we in het begin bijvoorbeeld de neiging om te veel Teams-kanalen aan te maken, waardoor het soms flink zoeken was waar bepaalde informatie nu terug te vinden was. Terwijl het voor een overheidsdienst van groot belang is dat we te allen tijde kunnen zeggen waar een dossier zich bevindt. Maar dat was vroeger nog moeilijker, vooral omdat verschillende diensten vaak verschillende programma’s gebruikten.”

“Wat we de voorbije maanden zeker ook geleerd hebben is dat nieuwe technologie op zich niet volstaat om efficiënter te werken,” vult Vereecke aan. “Die levert alleen maar voordeel op als je duidelijke afspraken maakt over het gebruik ervan.”

Daarom bleek het ook goed om het schepencollege – zij het onrechtstreeks – bij dit project te betrekken. “Sommige schepenen zijn ook geïnteresseerd in de nieuwe mogelijkheden, en een van hen is zelfs een actieve gebruiker” zegt Vereecke. “Na verloop van tijd zullen ze ongetwijfeld ook verplicht worden om Teams te gaan gebruiken, zeker nu het door de coronamaatregelen niet evident is om met een grote groep face-to-face te vergaderen. Dat zal de onderlinge samenwerking alleen nog maar verbeteren, natuurlijk.”