Betere zelfsturende teams dankzij Office 365

Op naar een efficiëntere interne samenwerking

Met ongeveer 50.000 leden in 700 groepen, verspreid over heel Vlaanderen en Brussel, is Femma een van de grotere Belgische vrouwenverenigingen. Jaarlijks organiseert Femma met haar vrijwilligers meer dan 30.000 creatieve, culinaire en sportieve activiteiten. Al die vrijwilligers worden maximaal ondersteund door een team van een zestigtal medewerkers. Om efficiënter te kunnen werken besliste Femma een tijd geleden om haar structuur en ‘way of (team) working’ te optimaliseren. Een doorgedreven denkproces, waarin iedereen betrokken werd, leidde naar een structuur van zelfsturende teams. Om die teams optimaal te kunnen laten functioneren was er echter meer nodig. In Wortell (voorheen Synergics), consultant op het vlak van digitale transformatie, vond Femma daarvoor de ideale partner: “We gingen op zoek naar de partner met de juiste expertise om ons in dit project te begeleiden.”

Femma heeft al een flinke structurele transformatie achter de rug. Zo evolueerde de organisatie recent van een klassiek hiërarchische naar een vlakke organisatie. Ze ging op zoek naar een efficiëntieslag, onder andere via een sterke focus op zelfsturende teams, en experimenteerde zelfs met een 30-urenweek (in plaats van een 36-urenweek). “We merkten al snel dat niet al onze collega’s mee waren met die nieuwe en ingrijpende evolutie”, vertelt Marijke Dehertog, die het samenwerkingsproject bij Femma trekt . “Die zelfsturende teams bijvoorbeeld, waar we echt achter staan, bleken in de praktijk nog niet optimaal te werken. Niet elke collega vond even gemakkelijk haar plekje en het samenwerken tussen de teamleden bleek niet evident.” De hiaten op gebied van zelfsturing werden intern aangepakt, maar voor het onderlinge samenwerken had Femma zelf geen antwoord.

De juiste analyse

Op dat moment kwam Marijke in contact met Wortell. Marijke Dehertog: “We konden ons helemaal vinden in hun analyse over wat we nodig hadden om onze vernieuwingsoperatie te doen slagen. Zo stelden we samen met hen vast dat we de juiste technologie misten om die zelfsturende teams binnen onze vlakke structuur goed te laten communiceren. Een beetje later nodigde Wortell ons uit voor een bezoek bij Microsoft, waar we leerden hoe Office 365 dat probleem gericht kon oplossen. Toen wisten we definitief dat we de juiste adviseur beet hadden.”

Op basis van ónze prioriteiten heeft Wortell binnen Office 365 een evenwichtig technologiepakket voorgesteld. Ze zien technologie echt als een middel, geen doel. - Marijke Dehertog, Femma

Bijkomende uitdaging: slechts de helft van de Femma-medewerkers werkt vanuit het hoofdkantoor in Brussel. De anderen werken verspreid over heel Vlaanderen – een deel in een van de drie andere Femma-hubs, een ander deel van thuis uit . “We zijn een groot voorstander van thuiswerk, maar uiteraard brengt dat qua samenwerking wat uitdagingen met zich mee.”

Blauwdruk gelegd

Hoewel het project nog niet helemaal afgerond is, is men bij Femma nu al heel enthousiast over de adviserende rol van Wortell. “Wortell laat niet zomaar een paar snufjes op ons los, want ze zien die echt als een middel en geen doel. Op basis van ónze prioriteiten – zoals makkelijker samenwerken aan documenten of het aantal e-mails terugdringen – hebben zij binnen Office 365 een evenwichtige toolkit voorgesteld. Dat maakt ook dat onze mensen goed zullen begrijpen hoe die technologie hen gaat helpen.”

“De blauwdruk voor onze nieuwe manier van samenwerken ligt er nu, dankzij Wortell. Hun knowhow rond het change management op zich en de technologische mogelijkheden om die te ondersteunen, heeft ons enorm geholpen. We hebben enkele enorm leerrijke sessies met een van hun experten achter de rug. Nu hebben we een veel duidelijker beeld van hoe we verdere stappen op gebied van (digitale) verandering in de praktijk het beste aanpakken.”

Iedereen aan boord houden

Femma en Wortell houden ook rekening met grote verschillen, enerzijds qua structuren van de teams en anderzijds qua leeftijd, de specifieke taakinhoud en digitale competenties. Bovendien beseffen ze allebei erg goed dat geen enkel change-managementproject immuun is voor weerstand. “Wortell is ons daar met al zijn ervaring op aan het voorbereiden. Ze hebben een plan klaar om iedereen aan boord te houden, onder andere via grondige training en individuele begeleiding.”

Wortell adviseerde Femma onder andere om te werken met zogenaamde ‘key users’. Dat zijn mensen die gezien hun functie en/of technologische kennis geschikt zijn als ankerpunt in hun team. Zij gaan iedereen binnen hun eigen team maximaal motiveren om mee te stappen in het verhaal en zijn het eerste aanspreekpunt voor vragen.

We hebben er alle vertrouwen in dat de blauwdruk die we samen gemaakt hebben, ook op IT-vlak volledig in de praktijk zal kunnen omgezet worden. - Marijke Dehertog, Femma

Ontzorging tot in de puntjes

Ook bij de geplande uitrol gaat Wortell Femma nauw begeleiden. Een extra aandachtspunt daarbij is dat Femma haar IT volledig uitbesteedt aan een externe partner. Wortell ondersteunde Femma ook bij die gesprekken. “Op die manier hebben we er alle vertrouwen in dat de blauwdruk die we samen getekend hebben, ook op IT-vlak volledig in de praktijk zal kunnen omgezet worden. We weten nu perfect wat we willen en hoe het moet gebeuren. En ook bij de verdere implementatie willen we Wortell aan boord houden. Zo kunnen we analyseren wat wel en niet goed werkt, en waar nodig meteen bijsturen.”

Femma is ook erg te spreken over de manier waarop Wortell zijn rol opneemt. “Het contact verloopt heel vlot en ze volgen alles tot in de puntjes op. Als we een meeting hebben gehad, krijgen we daarna een duidelijk verslag en volgen zij automatisch hun eigen taken op. Die ontzorging, in combinatie met hun expertise op organisatorisch, technologisch en changemanagementvlak, is een enorme troef. Wij hadden dit alles op onszelf nooit gekund”, besluit Marijke.

Op zoek naar een partner voor je ledenorganisatie? Wortell zet in op een veilige en digitale werkplek.