Drie Antwerpse musea verhuisd naar de Microsoft-omgeving van stad Antwerpen

Drie Antwerpse musea, lokale overheid stad Antwerpen en twee Microsoft tenants. “In 2019 zijn het MoMu (ModeMuseum), FOMU (FotoMuseum) en DIVA (museum voor diamant, juwelen en zilver) vanuit de provincie Antwerpen ingekanteld bij de stad Antwerpen. De musea werkten al met Microsoft 365 en in de cloud, terwijl we daar op dat moment binnen stad Antwerpen niet klaar voor waren. Die twee Office-omgevingen zorgden geregeld voor obstakels in het dagelijks werk. Toen we een cyberaanval moesten verwerken, zijn we echt aan de slag gegaan om de Microsoft-tenant te migreren en met elkaar samen te werken in één omgeving,” trapt Charlotte Verhoeven, projectleider bij stad Antwerpen, af.

Verschillende vertrekpunten, dezelfde bestemming

“We merkten in de dagelijkse praktijk dat twee Microsoft-tenants problemen met zich meebrachten. De collega’s van de drie musea werden gezien als externen van onze organisatie, wat zeker niet het geval is. We konden daardoor niet in elkaars agenda kijken, de rechtenstructuur was ingewikkeld en het delen van documenten ook. Rondom IT-support was bovendien onduidelijk dat zij effectief ingekanteld waren. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van de mailboxen en domeinnamen. In hun dagelijks werk liepen de museumcollega’s met de meest simpele dingen telkens opnieuw tegen een muur. Een cyberaanval was de katalysator om er sneller werk van te maken.” Wortell had eerder de lokale omgeving van stad Antwerpen overgezet naar Office 365 en adoptie onder medewerkers ondersteund. Nu werd Wortell gevraagd om volledig te ontzorgen rondom de technische migratie naar de tenant en om samen met stad Antwerpen een communicatie- en adoptieaanpak te doorlopen.

Een schone lei op je laptop

Er werd besloten om de twee omgevingen samen te brengen. De focuspunten in de migratie waren meer uniformiteit door als één groep te werken, kostenbewustzijn dankzij minder benodigde licenties en een betere samenwerking met behulp van de digitale werkplek. Dit is in lijn met de Antwerpse waarden. Briony den Haese, Modern Workplace Consultant bij Wortell, vertelt: “Zo’n 170 gebruikers zijn gemigreerd naar de tenant van stad Antwerpen. Hun laptop werd door de eigen IT-servicedesk volledig schoongemaakt en opnieuw geïnstalleerd.” Het was een redelijk technisch traject, dat begon met een analysestudie inclusief inventarisatie. Hierin werden ook rollen, stappen en een begroting gedefinieerd. Charlotte: “We bouwden op de hulp van Wortell om die inventaris op te zetten. Voor de sites die we nodig hebben op SharePoint en de rechtenstructuur hadden we met de musea die reeds bij de stad Antwerpen zaten al een denkoefening gedaan. De manier van werken was bij de verschillende musea anders, dus dat was niet zo eenvoudig. Wortell bood in dit traject technische hulp en ondersteuning.” Het traject werd ingestoken met een sterke nadruk op communicatie en verschillende stakeholders werden betrokken. Margo Kosters, Head of Adoption & Change Management bij Wortell: “We startten met een workshop: wat is belangrijk in de stappen die we gaan zetten? Met storytelling frameden we het traject als een verhuizing en legden we accenten op de wereld van musea. We refereerden in taalgebruik naar kunst om het voor medewerkers tastbaar en herkenbaar te maken, zoals: ‘je begint met een schone lei op je laptop’. Tijdens de wekelijkse adoptie-check-in bespraken we de onderdelen, zoals de e-mailcommunicatie, veelgestelde vragen en posters bij de koffieapparaten met een QR-code naar het medewerkersportaal. Zo konden we vlot meebewegen met de informatiebehoefte van medewerkers.”

Binnen een maand overgestapt

De technische verhuizing naar één en dezelfde omgeving nam een maand in beslag; het proces van begin tot eind duurde in totaal zo'n drie maanden. Tijdens wekelijkse projectmeetings werd de status van het volledige project op grote lijnen gevolgd. Technische meetings hielpen om ingewikkelde details op orde te krijgen. Charlotte: “We wisten dat de manier van werken verschilt tussen gebruikers en dat het rechtenbeheer anders is ingestoken. Er waren wat issues die uitgeklaard moesten worden. Iedereen had daarin een specifieke taak. Briony had de technische meetings goed opgepakt en voorbereid. Verder was er veel arrangement van onze kant om te zorgen dat alles tijdig op orde was, in samenwerking met de zakelijk medewerkers van de musea. Rondom het cut-off-weekend hebben we ervoor gekozen om de laptops van de museumcollega’s extra te beveiligen. Gedurende één week moesten ze via twee accounts werken. We wisten dat dit moeilijk zou zijn dus daar hebben we extra op ingezet. Daardoor is het vlot verlopen en hebben we geen klachten gehad van collega’s. Proactieve communicatie heeft veel helderheid gebracht.”

Samenwerken zonder gedoe

“In mijn rol geldt: hoe minder signalen ik krijg uit de organisatie, hoe beter ik mijn werk heb gedaan. Sowieso is samenwerken nu gemakkelijker: het delen van documenten, agenda-afspraken inplannen; de barrières zijn weg. Voor de mensen die het IT-beheer van de omgeving deden, is er werk weggevallen aangezien het beheer nu centraal gebeurt. Wel zijn er nieuwe governance-afspraken, die de musea eerder niet hadden. Dat heeft consequenties, bijvoorbeeld voor hoe we omgaan met nieuwsberichten in SharePoint en de wijze waarop we informatie met externen delen. We hebben vooral positieve reacties gehoord: collega’s waren op voorhand goed gebrieft en hebben zeer beperkt last ervaren van de overstap. Dat vind ik één van de mooiste dingen die we eruit hebben kunnen halen: na het cut-off-weekend konden we meteen verder werken, alsof er niets gebeurd was. Er is meer vertrouwen en geruststelling: we doen het nu wél op de juiste manier en dankzij Wortell is het gebaseerd op expertise. De samenwerking met Wortell is over het algemeen heel vlot en positief verlopen,” deelt Charlotte. Briony vult aan: “Het was duidelijk dat stad Antwerpen ons het vertrouwen gaf op technisch vlak en in het change management. Charlotte en haar collega’s bouwden op onze kennis en dat heeft zijn vruchten afgeworpen. Binnen een maand is het volledige traject doorlopen dus er moest snel geschakeld worden. Dat vroeg van ons extra efforts en ook van stad Antwerpen. Het is heel goed verlopen.”

Afbeelding: “Door deze technische inkanteling, en daardoor het kunnen werken in één tenant, loopt het (hybride) samenwerken tussen de collega’s van de drie musea en andere collega’s een stuk soepeler.”

Tips voor andere lokale overheden

De tenantfusie bij stad Antwerpen is een uitdaging die bij meer lokale overheden in België speelt. Charlotte sluit af: “We zijn met onze groep van musea in een iteratief proces aan het bekijken hoe we alle functies van SharePoint en Microsoft 365 nog meer in gebruik kunnen nemen. Ondertussen zijn er een aantal documentendrives ingericht; een continu proces waarin sommige collega’s verder zijn dan andere. We evalueren en blijven dat ontwikkelen. Mijn tips voor andere lokale overheden die ook gaan migreren:

• Zorg voor een overzicht wat waar staat en wat je waar wilt hebben. Wij hadden het geluk dat we net met een nieuwe omgeving bezig waren dus we hadden er principieel al over nagedacht. Organisch groeit het vaak niet meer op de juiste plek als het al een tijd zo gaat. Vraag je af: klopt de structuur nog wel en wat hoort waar?
• Houd zaken zo eenvoudig en intuïtief mogelijk met een zo’n beperkt mogelijk rechtenbeheer.
• Het allerbelangrijkste: zorg dat je voldoende mensen betrekt die dicht bij inhoudelijke documenten en inboxen staan en mandaat hebben om beslissingen te maken. Dat heeft bij ons geholpen: de zakelijk medewerkers van de musea wisten goed wat er op de werkvloer speelde en konden snel besluiten. Bureaucreatie zat niet in de weg om knopen door te hakken.”