Vlot hybride vergaderingen faciliteren met een meeting room oplossing? Dit is Wortell's MTR Premium-based Meeting Operations Center

De dagen waarop alle deelnemers fysiek deelnamen aan een organisatie, zijn voorbij.  De pandemie heeft iedereen ‘in hun kot’ gehouden. Onze manier van werken is voorgoed veranderd, en de hybride werkplek zit in de lift. Maar hoe zit dat nu met hybride vergaderen? Wel, bedrijven over de hele wereld hebben de juiste toestellen en kennis nodig voor een vlot verloop van hun meetings. En daar heeft Wortell een managed meeting room oplossing voor bedacht. Na de implementatie van Microsoft Teams Rooms (MTR) verbinden we nu ook vergaderruimten met onze eigen MTR Premium gebaseerde Meeting Operations Center.

Monitoren en schakelen volgens MTR Premium

Wortell stelt bedrijven in staat om hybride te vergaderen op een manier die past bij hun organisatie. Hoe we werken? Eerst doen onze experts een bevraging ter plaatse. Zo kunnen ze beoordelen welke Microsoft Teams toestellen het beste bij hun behoeften passen. Bijvoorbeeld MTR apparatuur voor kleine, middelgrote en grote vergaderruimten of Microsoft Surface Hub voor cocreatie ruimtes. Vervolgens implementeren ze MTR ter ondersteuning van de hybride werkplek.

En daar stopt het niet. Zo is het cruciaal om meeting rooms te beheren en onderhouden. Zo kunnen onze klanten vlot en doorlopend vergaderen. Dat is waar Wortell's Meeting Operations Center zijn intrede maakt. Meer specifiek monitoren  experts 24/7 de vergaderruimtes van klanten. Zo voorkomen we een heleboel incidenten, en kunnen we problemen meteen oplossen. De voorwaarde voor deze service? De MTR Premium License. Daarmee houdt Wortell voortdurend het dashboard dat de status van toestellen aangeeft.

Het motto van het Center: 'Support, Monitor, and Act.' Zodra de MTR Premium License is geactiveerd, kan Wortell vergaderruimtes dag en nacht monitoren en wanneer nodig persoonlijke ondersteuning bieden aan MTR gebruikers. Als een microfoon niet meer werkt, iemand een kabel loskoppelt of gebruikers functionele vragen hebben, dan onderneemt Wortell direct actie.

Is een vergaderruimte door omstandigheden onbruikbaar? Dan coördineren experts van het Meeting Operations Center het ondersteuningsproces van a tot z. Het eerste wat ze doen, is ervoor zorgen dat niemand de vergaderruimte in kwestie kan reserveren. Tenminste, tot alles weer operationeel is. Afhankelijk van de gemaakte afspraken zullen de experts van Wortell of een van de door ons getrainde medewerkers van de klant de toestellen herstellen of vervangen.

Voor een snelle pauze of herstelling zijn er op elke locatie reserve onderdelen nodig. Wortell beheert de voorraad, en vult ze ook snel aan. Zo heeft elke MTR meeting room de best mogelijke beschikbaarheid.

Soms lopen onze klanten tijdens een vergadering tegen hindernissen aan. Toestellen kunnen stuk gaan, of mensen weten misschien niet op welke knop ze moeten drukken.  Zulke problemen lossen we snel op! Klanten kunnen rechtstreeks vanuit Teams het Meeting Operations Center contacteren. Dat gebeurt via de Wortell app, die gebaseerd is op  Azure Communication Services. Ze worden verbonden met een expert die onmiddellijk weet vanuit welke kamer ze bellen en wat er aan de hand is. Want het dashboard van het Meeting Operation Center toont alle relevante informatie.

Zo zie je maar: Wortell kan alle klanten helpen op afstand. En in ernstige gevallen sturen we onze experts naar een vergaderruimte. Zo spelen we écht kort op de bal.

Meer efficiëntie en productiviteit dankzij end-to-end service

Door het plotse thuiswerken in 2020 raakten we gewend aan snelle Teams vergaderingen. In een tijdperk van hybride werken verwachten we hetzelfde. Of we nu fysiek vergaderen of op afstand: MTR vergaderruimten fungeren als telefoontoestel. ze zullen in elk kantoor aanwezig zijn en iedereen zal aannemen dat ze goed werken.

Het is cruciaal dat werkgevers een beschikbaarheid van 99,9% garanderen voor hun personeel. Enkel zo kan de efficiëntie en productiviteit toenemen. Daarom biedt Wortell proactieve en reactieve ondersteuning vanuit haar Meeting Operations Center. Op basis van duidelijke afspraken heeft Wortell de eindverantwoordelijkheid over het voorkomen en oplossen van problemen. De experts houden de meeting omgevingen van klanten goed in de gaten. Wanneer nodig, schieten ze snel in actie.

Wortell's beheerde meeting room oplossing en end-to-end service helpen klanten gedijen in de nieuwe hybride wereld. Zo halen ze het beste in zichzelf naar boven.

MTR Premium in de praktijk: hybride meetings met Ahold Delhaize

Ahold Delhaize, met het hoofdkantoor in Nederland, is een wereldwijd toonaangevende food retailer met 440.000 medewerkers. Merken in de Verenigde Staten zijn onder andere Stop & Shop, Giant Food Stores, Food Lion, Peapod en Hannaford Bros. Co. De organisatie heeft een jaaromzet van 75 miljard euro, wat neerkomt op ongeveer 1,5 miljard per week.

Om zich voor te bereiden op de hybride wereld en hybride ontmoetingen mogelijk te maken, riep Ahold Delhaize de hulp in van Wortell. Zo zijn we verantwoordelijk voor het gebruik van 350 tot 400 vergaderruimtes wereldwijd. Ongeveer 30.000 tot 40.000 kantoormedewerkers werken vlot op een hybride manier. En dat allemaal dankzij de MTR Premium-service. Met de steun van Wortell kunnen ze de efficiëntie en productiviteit verhogen, en houden ze moeiteloos vergaderingen. Deelnemers in een fysieke ruimte kunnen thuis en over de hele wereld met hun collega's praten. Niemand heeft last van technische storingen.

Wortell monitort de vergaderzalen van Ahold Delhaize 24/7. Wanneer nodig, zullen we meteen ingrijpen. Op elke locatie worden twee medewerkers van Ahold Delhaize getraind. Zo kunnen zij zelf ook problemen in vergaderruimtes oplossen volgens de instructies van het Meeting Operation Center. Via de Wortell app blijven ze in contact met ons. Ja, onze experts zien meteen of er iets mis is op het dashboard. En leggen de medewerkers graag uit hoe ze het kunnen oplossen.

Om het met de woorden van Ahold Delhaize te zeggen: Wortell zorgt voor een 'kiestoon service'. Deelnemen aan een vlotte hybride vergadering zal net zo vanzelfsprekend zijn als het opnemen van een telefoon. Het is niet iets waar mensen over na hoeven te denken. Het werkt altijd, zodat werknemers zich kunnen concentreren en kunnen floreren - waar ze zich ook bevinden.