Wat is Microsoft Teams en hoe helpt het organisaties?

Je hebt ongetwijfeld al eens gehoord van Microsoft Teams, de digitale workplace van Microsoft die organisaties steeds vaker implementeren in hun dagelijkse werking. Het is een handige tool die niet alleen de communicatie tussen je werknemers verbetert, maar ook efficiënt samenwerken stimuleert en daardoor de productiviteit van je medewerkers verhoogt.

In deze blog willen we je wat meer toelichting geven bij wat Microsoft Teams juist omvat, waarvoor je het allemaal kan gebruiken en wat de meerwaarde van Microsoft Teams kan zijn voor jouw organisatie.

Wat is Microsoft Teams?

Teams is een digitale werkplek die Microsoft ontwikkelde om organisaties te helpen bij het samenbrengen van medewerkers (en externe partners). Teams brengt alle informatie en een aantal handige tools samen in één applicatie, die als het ware het startpunt vormt van je dagdagelijkse samenwerkingen. Microsoft Teams behoort tot de O365 familie en laat je toe om in real time samen te werken, bestanden en andere informatie op een efficiënte manier met elkaar te delen en te bespreken, en taken efficiënter op te volgen.

In Microsoft Teams beheer je verschillende soorten samenwerkingen, van teams tot projecten. Je giet ze in teams, voegt de betrokken medewerkers en partners toe, en vult het team met de nodige bestanden, informatie en communicatie. Binnen een team kan je kanalen aanmaken, die zorgen voor structuur binnen dat digitale team. Vervolgens kan je elk kanaal personaliseren naargelang de noden van het team, door gebruik te maken van de geïntegreerde applicaties.

Omdat Microsoft Teams een applicatie is binnen de Office 365-suite is het ook eenvoudig om andere Office-applicaties te integreren en gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Planner en SharePoint. Ook niet-Microsoft applicaties (zoals Trello, bijvoorbeeld) kunnen gekoppeld worden in Teams.

Waarvoor kan je Microsoft Teams gebruiken?

Microsoft Teams geeft je werknemers het nodige platform om op een efficiënte en overzichtelijke manier samen te werken in teams. Vanzelfsprekend staat een heldere communicatie daarbij centraal. Teams biedt hen dan ook verschillende tools om vlot én veilig met elkaar te communiceren, informatie uit te wisselen en zaken te bespreken. Zo kan je gebruik maken van een chat waarin alle gesprekken in een thread weergegeven worden. Geen enkel stukje informatie gaat daardoor verloren en met een handige zoekfunctie vind je ook alles weer snel terug. Je kan zowel een groepschat starten als één van je collega’s individueel aanspreken.

Daarnaast biedt Microsoft Teams de mogelijkheid tot efficiënt vergaderen met functionaliteiten zoals virtueel vergaderen, schermdelen, vergaderingen opnemen en dergelijke. Een interessante feature als je medewerkers vaak van thuis uit of op locatie werken. Het brengt iedereen samen zonder dat medewerkers daarvoor op kantoor aanwezig moeten zijn.

Hetzelfde geldt overigens ook voor het samenwerken aan bestanden. Medewerkers kunnen samen in real-time aan bestanden werken met collega's en externen, zonder dat daarbij het overzicht en de revisies verloren gaan. Gedaan met verschillende versies van eenzelfde document en geen gemiste informatie meer. Elke betrokken medewerker beschikt steeds over de laatste versie van elk document.

Hoe kan Microsoft Teams jouw organisatie helpen?

Met bovenstaande functies binnen Microsoft Teams is het niet verwonderlijk dat het digitale platform een grote meerwaarde kan betekenen voor jouw organisatie. Het stroomlijnt niet alleen de communicatie tussen jouw werknemers, maar stimuleert hen ook om op een gestructureerde en efficiënte manier samen te werken. Een dergelijke effectieve samenwerking resulteert dan weer in een verhoogde productiviteit van je werknemers. Je biedt hen met Microsoft Teams immers de nodige flexibiliteit en tools om hun taken zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren.

Wens je meer informatie over Microsoft Teams en de verschillende functionaliteiten van deze digital workplace? Download dan nu ons Microsoft Teams eBook.