Welke uitdagingen komen Vlaamse steden en gemeenten tegen bij fusies en tenant-migraties
In de dynamische wereld van IT zijn de termen ‘fusie’ en ‘tenant-migratie’ voor veel Vlaamse steden en gemeenten actueler dan ooit. Het samenbrengen van twee organisaties is geen eenvoudige taak; het vereist een zorgvuldige integratie van systemen, een grondige evaluatie van security, en een naadloze afstemming van processen. En dat alles terwijl de dienstverlening voor burgers ononderbroken moet blijven draaien, een verwachting die in 2025 alleen maar is toegenomen.
Voor IT-teams betekent dit een enorme uitdaging. Ze moeten niet alleen de technische aspecten beheersen, maar ook structuur, communicatie en de menselijke factor in acht nemen. Om deze overgang soepel te laten verlopen, is het cruciaal om eerst de grootste uitdagingen te identificeren. In deze blogpost zetten we de belangrijkste IT-uitdagingen voor je op een rij!
1. Twee omgevingen samenbrengen tot één werkend geheel
Bij fusies en tenant-migraties vormen werkplekken, applicaties en rechten vaak een doolhof waar je zelf maar moeilijk uit komt. Daarom is het belangrijk om in een vroeg stadium de juiste strategie te ontwikkelen om hiervan één werkend geheel te maken. Daarbij staat de volgende vraag centraal: ‘Hoe voegen we twee softwarelandschappen, twee netwerken en twee securityniveaus op de juiste wijze samen?’
2. Weldoordachte datamigratiekeuzes maken
De overstap naar één gezamenlijke omgeving maak je niet door alle data één-op-één te kopiëren. Breng goed in kaart wat je wel en niet migreert. Denk daarbij na over het ‘waarom’. Zorg ook dat medewerkers aan de slag kunnen op een gedeelde SharePoint- of intranetomgeving — zonder de weg kwijt te raken of toegang tot essentiële data te verliezen.
3. Hinder minimaliseren voor de eindgebruiker
Het is essentieel dat mensen kunnen doorwerken. Het technische (transformatie) werk dat je achter de schermen verricht, mag zo min mogelijk hinder veroorzaken. Daarom wil je de juiste maatregelen treffen. Zorg dat medewerkers bij hun mail kunnen en voorkom verwarring rondom logins of mappenstructuren. Downtime is een no-go!
4. Mensen méékrijgen met de verandering
Onbekende tools, een andere werkomgeving en soms zelfs een nieuw gebouw: medewerkers krijgen behoorlijk wat te verwerken. Zonder een goed adoptietraject loop je het risico dat ze de verandering niet omarmen. Dat is problematisch, want een fusie of tenant-migratie slaagt alleen als je mensen meekrijgt. Denk daarom al héél vroeg in het proces na over adoptie!
5. Securitybeleid harmoniseren
De ene organisatie werkt volledig in Microsoft 365, de andere gebruikt nog lokale toepassingen. Heb je met dit soort verschillen te maken, dan is een fusie hét moment om verouderde oplossingen uit te faseren en één uniform, veilig beleid te implementeren. Uiteraard vraagt dit om een slimme strategie en een goede coördinatie.