‘Traditioneel’ versus cloud: in hoeverre is jouw werkplekbeheer op orde?

Heb jij de cloudbeheerde werkplek nog niet (volledig) omarmd? Dan verricht je waarschijnlijk meerdere handmatige beheerhandelingen. En daar gebruik je diverse tools voor. Hierdoor kunnen processen onnodig ingewikkeld en traag worden. En in bepaalde gevallen beïnvloedt dit de medewerkerservaring. Hoe dat precies gebeurt? We zetten drie situaties op een rij waarin veel organisaties nog best een optimalisatieslag kunnen gebruiken  . Want het kan vaak een stuk eenvoudiger!

1. Onboarding van medewerkers

Er treedt een nieuwe medewerker in dienst die jouw organisatie écht kan versterken. Nu wil je dat deze persoon een vliegende start maakt. Zo houd je het momentum vast, zorg je dat de nieuwe medewerker zich welkom voelt én bevorder je de efficiëntie. In dat kader is het cruciaal dat je de medewerker op dag 1 een goed werkend apparaat geeft, zoals een laptop waarop alle benodigde applicaties geïnstalleerd zijn. Maar de realiteit is dat je na een week soms nóg aan het uitvogelen bent hoe je alles up and running moet krijgen. De gevolgen: logge processen en een flinke keldering in het aanvankelijke enthousiasme.

Hoe je het onboardingproces beter inregelt? Door een moderne, in de cloud beheerde Intune-werkplek in te richten. Allereerst wil je goede profielen opstellen. Daar koppel je de juiste rechten en applicaties aan. Afhankelijk van je organisatie is het ook handig om deze profielen in je HRM-systeem op te nemen. Wanneer er een nieuwe medewerker in dienst treedt, weet je op basis van de rol welke rechten en applicaties deze persoon moet krijgen. Heb je deze zaken eenmaal ingeregeld, dan is het proces van uitgifte ook enorm vereenvoudigd. Deze aanpak scheelt je dus een hoop handmatig werk en levert je een zorgeloos proces op!

2. Voorraadbeheer van IT

Welke apparaten gebruiken medewerkers momenteel allemaal? Hoeveel laptops zijn binnenkort aan vervanging toe? Wat is de procedure wanneer iemand een laptop kwijt is? Wanneer het om voorraadbeheer van IT gaat, kampen veel organisaties met een gebrek aan inzicht en overzicht. Daardoor kan de IT-afdeling belangrijke vragen over dit onderwerp vaak niet (of niet snel genoeg) beantwoorden. Dit gaat ten koste van de efficiëntie.  

Beheer je de werkplek in de cloud, dan kun je hier je hele voorraadmanagement in opnemen. Van apparatuuropslag tot processen rondom de inname en vernietiging van verouderde apparaten: het is makkelijk om alles op een gestroomlijnde manier aan te pakken. Omdat je overzicht hebt, is het ook makkelijker om te zorgen dat je altijd voldoende apparaten in voorraad hebt. Gaat er bijvoorbeeld een laptop kapot, dan laat jij deze repareren en voorzie je de medewerker eenvoudig van een vervanging.

3. Offboarding van medewerkers

Wanneer een medewerker vertrekt, brengt dit een administratieve rompslomp met zich mee. Voor het offboardingproces heb je een heus draaiboek ontwikkeld. Want je moet allerlei handmatige handelingen uitvoeren. Zo wil je de rechten verwijderen, gegevens wissen en apparaten innemen. Dit uitgebreide proces is tijdrovend én foutgevoelig.

Dé oplossing? Automatisering. Op een cloudgebaseerde werkplek regel je het proces één keer goed in, waarna je het gestroomlijnd en soepel doorloopt. Omdat de vele handmatige acties wegvallen, kun je vooruitplannen. Daardoor verloopt de offboarding efficiënter en makkelijker.

Minder ‘IT-randzaken’, meer toegevoegde waarde

Samengevat: werkplekbeheer in de cloud bespaart je veel tijd, inspanning en repetitief handmatig werk. Het geeft je IT-team de ruimte om zich te focussen op kernprocessen die de business raken. De ‘IT-randzaken’ kun je immers automatiseren. En zo voegen je IT-mensen nog veel meer waarde toe voor de organisatie!