Hoe zorg je voor een toekomstbestendig compliance beheer?
Als organisatie maak je vaak gebruik van gevoelige data of intellectueel eigendom. Sinds de opmars van de cloud en bij uitbreiding ook digitale transformatie, werd het bedrijfslandschap de jongste jaren onderworpen aan flink wat regels en wetten. En dat vraagt om een toekomstbestendig compliance beheer. Maar wat houdt dit allemaal in en hoe ga je ermee aan de slag? Wij geven graag een woordje uitleg.
Compliance in een notendop
Compliance komt van het Engelse werkwoord ‘to comply’, wat ‘naleven’ betekent. De term houdt dus in dat je als organisatie de wet- en regelgeving in je eigen sector naleeft. Je data en documenten moeten met andere woorden goed beveiligd zijn.
In sommige branches is compliance beheer hét belangrijkste, gezien de gevoelige persoonsgegevens die zulke organisaties verwerken. Voorbeelden zijn medische gegevens (gezondheidszorg), financiële data (financiële sector), burgerdata (publieke sector), algemene persoonsgegevens (IT-sector) en betaalgegevens (retailsector).
Meer dan een verplichting
Waarom je maar beter vandaag werk maakt van een goed compliance beheer? Wel, sinds 25 mei 2018 moet elk Europees bedrijf voor zijn persoonsgegevensverwerking voldoen aan de GDPR. Daarbuiten zijn er ook sectorspecifieke en al dan niet ISO-certificaten, waarmee je aantoont dat je compliant bent. Wie dit nalaat, riskeert boetes die niet mals zijn. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de reputatieschade!
Al hoeft dat niet te betekenen dat compliance beheer een noodzakelijk kwaad is, integendeel. Bedrijven die risico’s proactief inschatten en beheersen, bieden op korte en lange termijn een hogere toegevoegde waarde. Denk maar aan een betere gegevenskwaliteit, een verhoogde customer experience, gestroomlijnde processen en zo ook meer winst.
Compliance begint bij awareness
Eenmaal je een compliance beleid op touw gaat zetten, is het belangrijk dat je inzicht verwerft over de locatie en manier waarop gegevens worden bewaard. Welke data bevinden zich op welke plek? Zijn er gegevens die je niet langer hoeft te bewaren? Hoe zorg je ervoor dat ze nooit worden gelekt? Deze vragen vormen de hoekstenen van een zorgvuldig beleid.
Hoewel een groot deel van compliance strategische keuzes en de technologische inrichting inhoudt, is awareness bij je medewerkers minstens zo essentieel. Zo is 80% van de datalekken terug te brengen bij een handeling van een medewerker. In 95% van de gevallen gaat het om menselijke fouten. Je doet er dan ook goed aan om regelmatige en nieuwe opleidingen te voorzien. Want vergeet niet: het technologische landschap blijft zich ontwikkelen!