Hoe kan je efficiënt samenwerken in Teams | Blog | Wortell

Is er in jouw organisatie nog een klassieke hiërarchie? Misschien ben je volop bezig met het vervangen van zo’n structurele hiërarchie door een netwerk van (zelfsturende) teams. Dat is volgens Deloitte nu de grootste uitdaging voor HR-managers.

Samenwerken in teams vraagt dan ook een hele aanpassing aan onze manier van werken en samenwerken. Zeker wanneer de leden verspreid zitten over verschillende locaties, vaak mobiel werken en meerdere apparaten gebruiken. Misschien vrees je daarom voor chaotische toestanden waarbij niemand nog het overzicht heeft en de productiviteit in vrije val gaat. Dat hoeft echter niet zo te zijn: met de juiste tools werken je teams altijd en overal efficiënt samen. Maak je je toch zorgen over het succesvol implementeren van Microsoft Teams in je organisatie, dan schieten wij je te hulp met het volgende artikel.

Online werkruimte met chatfunctie

Welke technologie je het best gebruikt, hangt af van je organisatie en je specifieke werkwijze. Vertrek daarom altijd vanuit je business-scenario's om te bepalen welke tool of welke combinatie van tools je nodig hebt. Een van de tools die we sterk kunnen aanbevelen, is de online werkruimte Microsoft Teams, die geïntegreerd is binnen Office 365. Via Microsoft Teams kun je privé- en groepsgesprekken voeren met de chatfunctie en alle soorten content delen, maar ook meetings organiseren, e-mails delen en grote projecten met verschillende teams coördineren. Vanuit een team kun je converseren met je teamleden, documenten opslaan in een omgeving waar al je teamleden bij kunnen en notities nemen in een gedeeld notitieboek.

Microsoft Teams kan je productiviteit dus absoluut een boost geven omdat je tijd wint en efficiënter communiceert en samenwerkt.

De grootste voordelen van Microsoft Teams

• Chatten wanneer je maar wil, met twee of in groep. Je chatgeschiedenis blijft bovendien bewaard.
• Een hub voor teamwerk waarmee je iedereen binnen je team en subteam (of ‘kanaal’) direct toegang geeft tot alles wat ze nodig hebben uit Office 365.
• Standaard heb je conversaties, een teamsite voor documenten (waar iedereen dezelfde toegangsrechten heeft) en een gedeeld notitieboek. Je kunt direct vanuit de app aan documenten werken.
• Alle inhoud, hulpmiddelen, personen en gesprekken zijn beschikbaar in de teamwerkruimte.
• Je krijgt ingebouwde toegang tot SharePoint, OneNote en Skype voor Bedrijven, Word, Excel, Planner, Delve, Power BI, Stream, enzovoort.
• Je hebt uitgebreide planningsfuncties en je kunt ad hoc bellen of conference calls starten.

Personaliseer je teamwerk

Richt je Microsoft Teams-werkruimte zo in dat je snel toegang krijgt tot documenten en functies, gegevens kunt verkennen en updates krijgt van apps die je teams dagelijks gebruiken. Maak afzonderlijke chatkanalen voor het team op basis van een werkstroom of onderwerp en stel aangepaste meldingen in, zodat je geen belangrijke activiteiten en informatie mist. Elk team beslist overigens zelf hoe ze hun teamwork-hub samenstellen. Je kunt de werkomgeving sterk personaliseren. Zo kan een gebruiker bijvoorbeeld notificaties en updates van andere applicaties zoals Twitter en GitHub ontvangen. Ook een verbinding met je CRM-systeem is perfect mogelijk door eenvoudig een link te leggen via de optie ‘Connectors’.

De conclusie: Teams is een fantastische tool voor elke organisatie. Bekijk wel eerst wat het voor jou kan toevoegen in vergelijking of in combinatie met andere tools zoals Yammer, Office Groups, Skype voor Bedrijven en Sharepoint Teamsites. In ieder geval biedt Teams ongeziene mogelijkheden in vergelijking met zijn voorgangers of tools van andere leveranciers. De functionaliteiten worden ook steeds uitgebreid. Grote troef: de Teams web applicatie is intussen gratis te gebruiken. Zo is het een makkelijke stap naar meer productiviteit en een niet te missen onderdeel van de nieuwe manier van werken.

Benieuwd naar andere tips en tricks die je werk gemakkelijker zullen maken? Bekijk ons blogoverzicht.
Nood aan advies op maat? Schrijf je in voor één van onze workshops.