Hoe creëer je een consistente meeting ervaring voor zowel thuis- als kantoorwerkers? 5 tips.

Hybride werken is niet langer een trend: het is de nieuwe standaard. Mensen komen naar kantoor om samen te werken, en blijven thuis voor taken die concentratie vereisen. Naast de vele voordelen is er ook een valkuil: communiceren met je collega’s. Zo gaan sommige boodschappen verloren door een gebrek aan lichaamstaal. Gevolg: meetings verlopen stroef. Hoe zorg je voor een feilloze meeting ervaring in de hybride wereld? We geven je vijf tips!

1.  Genereer de juiste dynamiek met het gepaste beeld

Vaak zie je dat in een ruimte de camera op één punt staat gecentreerd. Tijdens de vergadering blijft deze statisch. In sommige gevallen is dit goed, al kan dat wel beter. Als de camera in- en uitzoomt op de spreker, dan kan de andere persoon de spreker een pak beter zien. En vooral: dan is de beleving veel dynamischer. Deelnemers aan de vergadering kunnen elkaars lichaamstaal beter aanvoelen. Meer nog, ze krijgen het gevoel dat zij in eenzelfde ruimte zitten.

2. Zorg voor kraakhelder geluid

Organiseer je een meeting voor 20 mensen? Dan volstaat een mini speaker niet. Om ongestoord te vergaderen, heb je goed geluid nodig. Beoordeel daarom het formaat van de ruimte en het aantal deelnemers. Zo kun je het juiste aantal speakers op de juiste plek zetten.  Bijvoorbeeld 2 goede soundbars bij het beeldscherm. Mensen vinden het fijn om het geluid vanaf het beeldscherm te horen, en niet vanaf de andere kant van de ruimte. Daarnaast raden we je aan om geluiden van buitenaf te filteren. Dit kun je bij sommige microfoons instellen: handig!

3. Richt in volgens specifieke behoeften en ruimten

Is een vergaderruimte alleen bedoeld om te overleggen of wil je er (ook) samenwerken? In het eerste geval zijn beeld en geluid het belangrijkst. In het tweede geval heb je aanvullende zaken nodig, zoals whiteboard- en notitieblok-functies. Cocreatie vergt ook aanvullende functionaliteiten van een camera. Als vier mensen in de vergaderruimte samen een idee voorleggen, moeten thuiswerkers hen allemaal in beeld zien. Investeer daarom in een camera met een brede hoek.

4. Vind schoonheid in eenvoud

Deelnemers moeten een vergadering heel makkelijk kunnen starten, óók als zij niet technisch zijn. Heb je een 'Bring Your Own Device’ beleid? Zorg dan dat mensen hun toestel  eenvoudig kunnen koppelen met het scherm in de ruimte. Je kunt ook een speciaal bedoelde tablet neerzetten in de vergaderruimte. Resultaat: deelnemers kunnen de vergadering starten met één druk op de knop.

5. Garandeer een vlekkeloos verloop

Stel, je drukt op de knop om je vergadering te starten, maar het scherm werkt niet. Je pogingen om het probleem op te lossen — instellingen wijzigen en aan kabels trekken — verergeren de situatie alleen maar. Deelnemers worden ongeduldig, want dit is allesbehalve efficiënt. Hoe voorkom je dit tafereel? Heel eenvoudig: met goed geregeld vergaderbeheer. Zo hoef je niet te vrezen voor technische problemen.

Meer weten over een goed beheer van vergaderruimtes? Met Microsoft Teams Rooms zorgt Wortell dat vergaderingen vlekkeloos verlopen van a tot z. Contacteer ons gerust, en we bespreken samen de mogelijkheden.