Meeting rooms as a service? Zo helpt het je organisatie van a tot z.

Hoe vaak raakte je tijdens online of fysieke meetings al gefrustreerd omdat één van de toestellen niet werkte? Hoeveel efficiëntieverlies leed je organisatie al? Ja, de nieuwe en meer digitale manier van werken vraagt om een aangepaste vergaderinfrastructuur. De rol van facility managers verandert, en door de vele technische vereisten staat IT onder druk. Hoe kan dat beter? Met Microsoft Teams Rooms, het vergaderbeheer dat Wortell as a service aanbiedt. In dit artikel tonen we je hoe!

Vooraf: we stomen je organisatie klaar voor meeting rooms as a service

Vergaderbeheer als dienst kan enkel zijn vruchten afwerpen als het wordt ingericht op maat van je organisatie. Daarom is een goede voorbereiding van cruciaal belang. Wortell onderzoekt dan ook eerst welke de functionele en facilitaire noden van je vergaderruimtes zijn. Van belichting, vloerbekleding tot akoestiek van de zaal: elke meeting room toetsen we aan onze checklist.

In een tweede stap kunnen we hier de nodige hardware op afstemmen. Denk aan beeldschermen, camera’s, het bedieningspaneel de luidsprekers en natuurlijk ook de microfoons. Tot slot hoort ook een evaluatie van de readiness van de ruimtes bij het voorbereidende werk. Daarbij spelen vooral het netwerk en de internetverbinding een rol.

Doorlopend: monitoring op afstand en assistentie

Monitoring op afstand is een belangrijk onderdeel van ons Microsoft Teams Rooms aanbod. Achter de schermen zorgen we ervoor dat alles 24/7 gesmeerd loopt. Zo gaan we er prat op dat alle toestellen en software naar behoren werken. Gaat er toch iets stuk? Trekt iemand per ongeluk een kabel uit? Wortell lost het voor je op.

Natuurlijk hoeft er niets mis te lopen alvorens we te hulp schieten. Inbegrepen in deze dienstverlening is adoptie door je medewerkers. Dat betekent dat we hen leren omgaan met de technologie en hardware, en waar nodig te hulp schieten. Wie bijvoorbeeld een ruimte boekt, krijgt meteen een automatische bevestiging en contactgegevens voor technische ondersteuning. Daarnaast staan ook tijdens de vergadering onze video butlers ter beschikking voor real-time support. En tot slot kan Wortell deelnemers op afstand mee toevoegen aan de vergadering.

Specialistenwerk

Zo zie je maar, vergaderbeheer dekt een hele lading. Naast de aankoop van het juiste materiaal is er nog het onderhoud ervan en de inrichting van de meeting rooms zelf. Bovendien moeten je medewerkers overweg kunnen met al deze snufjes. Een specialist inhuren voor elk van deze disciplines? Dat zou een kostenintensieve bedoening zijn. Microsoft Teams Rooms ontzorgt je van configuratie en installatie tot adoptie, beheer en onderhoud. En dat aan een vast tarief per maand, volgens het aantal gebruikers en je verbruik.

En uiteraard maakt het niet uit op welke locatie je medewerkers vergaderen. Fysiek, virtueel of hybride: Microsoft Teams Rooms past zich aan volgens jouw vergaderbehoeften. Veranderen die laatste op een gegeven moment? Dan groeit Microsoft Teams Rooms mee met je organisatie.

Meer informatie nodig? Wortell helpt je graag verder! Contacteer ons gerust voor een vrijblijvend adviesgesprek.