Teams Governance als dynamisch proces: 6 goede ideeën om je op weg te helpen

Het gebruik van Microsoft Teams is sinds corona in een stroomversnelling geraakt. Veel bedrijven hebben de applicatie met spoed geïmplementeerd. Daardoor is er een organisch, vrij gebruik ontstaan van deze tool. Nu is het zaak om hier een gedegen beleid rond uit te werken. Daarvoor is Teams Governance dé oplossing!

Waarom Teams Governance? Wel, het is dé manier om het gebruik van Microsoft Teams binnen je organisatie te stroomlijnen. Zonder zo’n beleid laat je veel ruimte voor eigen interpretatie en (onbedoeld) fout gebruik. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld per ongeluk informatie delen met mensen buiten hun team of er worden twee Teams voor hetzelfde doel aangemaakt. Met Teams Governance voer je een eenduidig beleid in op maat van jouw bedrijf. Zo garandeer je gestructureerd en consequent samenwerken.

Als je dat eenmalig zou toepassen, is je beleid niets meer dan een momentopname. Microsoft Teams én je organisatie evolueren constant. Wat doe je als medewerkers overstappen op WhatsApp om te chatten? Of wanneer mensen naast Microsoft Teams ook Google Drive gaan gebruiken? Dat soort schaduw IT wil je voorkomen, zeker wanneer je Microsoft Teams dagelijks gebruikt. Want dat blijft het officiële alternatief waarvoor je als Microsoft 365 gebruiker sowieso licenties betaalt. Daarom is het aangewezen dat binnen je organisatie een aangestelde werkgroep het beleid met regelmaat evalueert en, waar nodig, bijstuurt. Hieronder geven we je zes goede ideeën om zelf aan de slag te gaan met Teams Governance.

1. Creëer draagvlak 

Het beleid heeft gevolgen voor iedereen die Microsoft Teams gebruikt. Bespreek het daarom met alle gebruikers in je organisatie, niet alleen met de security officer en de IT organisatie. Bepaal samen wat veilig, haalbaar en wenselijk is. Creëer draagvlak voor je beleid door een Teams Governance team samen te stellen waarin alle gebruikersbelangen vertegenwoordigd zijn.

2. Focus volledig op Microsoft Teams 

Microsoft Teams is een dynamische tool. Microsoft heeft bijvoorbeeld een functionaliteit toegevoegd om opgenomen meetings automatisch te wissen na 60 dagen. Dat wil je dan wel weten op voorhand en liever niet na de feiten ontdekken. Een andere keer werd aangekondigd dat een bepaald installatieproces binnen Microsoft 365 niet meer zou werken. Als je dat soort ontwikkelingen niet nauwgezet opvolgt, kun je voor onaangename verrassingen komen te staan.

Heeft jouw IT organisatie de capaciteit om dit te er nog bij te nemen? Microsoft Teams bijhouden is een dagtaak. Je kunt hiervoor een partner inhuren, die alle wijzigingen tijdig met je bespreekt. Zo'n partner kan ook sneller inspelen op aankomende veranderingen. Op die manier ben jij steeds op alles voorbereid.

3. Automatiseer het aanmaken van Teams 

Er komen verschillende handelingen kijken bij het aanmaken van een nieuw Team. Als je hiervoor de standaardprocedure volgt, kan alleen functioneel beheer deze acties uitvoeren. Dat proces vraagt wel wat tijd en verloopt in de praktijk niet erg vlot.

Maar je kunt dit proces automatiseren, gelukkig. De gebruiker kan zelf een aanvraag indienen voor het aanmaken van een Team. Je kunt zo’n aanvraag bijvoorbeeld eerst laten goedkeuren door een expert. Die kan dan eventueel nagaan of het Team op de juiste manier is aangevraagd. Automatisering kan je veel tijd besparen.

4. Voer regelmatige controles uit

Vertrouwen alleen is niet genoeg. Zodra je een beleid hebt opgesteld en hebt ingevoerd, moet je dit ook monitoren. Controleer bijvoorbeeld welke data je medewerkers delen met mensen buiten de organisatie.

Basismonitoring kan gebeuren via Microsoft 365 maar het is verstandig om ook externe tools te gebruiken. Zo controleer je of het beleid wordt nageleefd en garandeer je de waarde van Teams Governance in jouw bedrijf.

5. Bekijk veranderingen in Microsoft Teams in functie van jouw werking

Microsoft Teams verandert, maar ook de noden van je bedrijf blijven veranderen. Hou daarom bij wat er op het platform wijzigt en wat er in je organisatie verandert. Leg deze regelmatig naast elkaar.

Microsoft introduceert binnenkort bijvoorbeeld gedeelde kanalen. Geweldig natuurlijk, want zo kun je met mensen buiten je team communiceren. Maar het is cruciaal dat deze externe partijen ook betrouwbaar zijn. Vanuit je bedrijf zal je op zo’n moment je instellingen moeten aanpassen zodat medewerkers niet per ongeluk te veel of de verkeerde informatie delen.

6. Laat oude data niet opstapelen

Wat doe jij met de netwerkschijven die Microsoft Teams vervangt? De meeste bedrijven houden deze bij. Maar eigenlijk zou je die beter archiveren of zelfs weggooien.

De meeste informatie hoort eindig te zijn. Voorkom actief dat data onnodig opstapelt. Alleen op die manier kun je de kwaliteit van data garanderen. Denk hier dan ook van tevoren goed over na. Op termijn kun je het weggooien van gedateerde informatie automatiseren. Misschien wil je informatie graag standaard archiveren nadat deze een jaar niet is gebruikt? Het is aangewezen om zoiets op te nemen in een vernietigingsbeleid. Maak daar werk van!