Betere gedeelde virtuele momenten in Teams
Als groepsdier hebben we als mens behoefte aan interactie en het gevoel ergens bij te horen. Hoewel we zeker fysieke afstand hebben ervaren tijdens deze coronaperiode, hoeft dit niet te betekenen dat onze sociale afstand vergroot. Gelukkig zijn er verschillende tools beschikbaar om meer interactie digitaal te faciliteren. Zo kan het gemeenschapsgevoel online ofwel continueren, ofwel versterken. In deze blog geven we je twee mogelijkheden binnen Microsoft Teams mee die de komende periode gelanceerd zullen worden en waarvan we nu al weten dat je deze wil testen.
Op onze thuiswerkvloer komen we collega´s niet spontaan tegen bij de koffiemachine. Wanneer we dan tegen moeilijkheden aanlopen op het werk is het ook minder evident om even snel het advies van je leidinggevende te raadplegen. Contactmomenten zoeken we zelf op, maar hier ligt zeker ook een verantwoordelijkheid voor de verbindende leider. Maak daarom samen gedeelde virtuele momenten. Dit komt de onderlinge sociale-cohesie dan weer ten goede. Hiermee creëren we een digitale werkplek waar psychologische veiligheid ontstaat en voorop staat. Gevoelens mogen ook zeker erkend en gewaardeerd worden in een virtuele setting. Zeker als het gaat om digitale communicatie gaat het wel eens mis: in veel gevallen interpreteren we een e-mail of chatbericht negatief.
Door in je teamcontext uit te gaan van het positieve en dit ook uit te spreken, faciliteer je een werkplek van ´vrije´ communicatie en zal er minder angst zijn om een bericht te versturen. Psychologische veiligheid maakt medewerkers niet alleen gelukkiger en gezonder, maar ook meer gefocust.
Achterhaal met Microsoft Teams hoe je medewerkers hun werkplek ervaren
De reflect extensie voor Microsoft Teams maakt het mogelijk voor leidinggevenden om via korte check-in´s te achterhalen hoe medewerkers zich voelen in je organisatie. Dit kan natuurlijk een vrij algemene vraag zijn, maar ook meer specifiek. Hoe ervaart de medewerker zijn/haar work-life balance op dit moment? Hoe beleef je de organisatorische wijzigingen die plaatsvinden binnen een verandertraject? Hierbij prevaleert natuurlijk het beginsel dat de medewerker zelf beslist wat hij/zij aan informatie deelt.
De reflect extensie bevat al een aantal gestandaardiseerde vragen om te stellen aan medewerkers alsook enkele polls. Deze extensie maakt het mogelijk voor teammanagers verbindend leiderschap toe te passen in een digitale werkcontext. Is je wens meer betrokken medewerkers te hebben in je organisatie? Geef dan eerst de microfoon aan je medewerker, in plaats van eerst zelf met luidsprekers en aankondigingen te starten. Vaak zijn we in onze interne bedrijfscommunicatie vooral bezig met zenden. Weten wat er speelt op de werkvloer begint echter met luisteren. Zo´n extensie als Reflect in Microsoft Teams kan dan juist een uitkomst bieden om op een laagdrempelige manier het gesprek aan te gaan.
Live reacties tijdens Teams vergaderingen
Een andere fijne functie die er deze zomer aan zit te komen is de mogelijkheid live reacties te verzenden tijdens een vergadering. Het geven van reacties zoals een virtueel applaus of een blijk van bewondering zal hierdoor eenvoudiger worden. Een klik op de knop brengt een virtueel applaus of serie hartjes in beeld. Zo´n teken van waardering is natuurlijk leuk om te ontvangen als organisator van een online meeting of event.
Elkaar kunnen zien op je scherm kan prettig zijn in een virtuele vergadering, om net even dat stukje lichaamstaal mee te krijgen. Dit is overigens iets wat we bij Wortell ook altijd meegeven tijdens onze trainingen. Zet zoveel mogelijk je camera aan, als is het maar eventjes tijdens de eerste 5 minuten van een virtuele vergadering.
Microsoft lanceert trouwens binnenkort de mogelijkheid om video filters toe te passen. Zo kan je je bijvoorbeeld perfect in beeld brengen ondanks een slechtere lichtinval. Des te meer redenen om toch die camera aan te zetten.
Samen naar een productieve hybride werkplek?
De nabije toekomst van ons werk zal hybride (of phygital) zijn; een afwisseling dus tussen naar kantoor gaan of fysiek events bijwonen en telewerken. Dit zal voor de meesten onder ons natuurlijk aanpassen zijn. In de virtuele context hebben we allemaal de verantwoordelijkheid net even wat bewuster om te gaan met onze mondelinge en schriftelijke communicatie. Tactvol en duidelijk communiceren is ook virtueel van belang. Gelukkig is Microsoft continue bezig met nieuwe innovaties binnen haar Microsoft 365 aanbod. Hierbij ligt de focus op verbondenheid en betrokkenheid. Virtuele interacties die meer natuurlijk aanvoelen door kunstmatige intelligentie oplossingen. Op die manier worden vergaderingen in een online setting effectiever door minder ellenlange discussies en is het mogelijk eenvoudigweg je betrokkenheid met het onderwerp te tonen middels de live reacties.