Stap voor Stap naar succes: M365 Gebruikersadoptie

Gemeenten kiezen Wortell om medewerkers mee te nemen bij hun digitale transformatie.

In de Nederlandse gemeenten zijn flink veel veranderingen gaande, enerzijds zorgen onderwerpen als de nieuwe omgevingswet voor reuring, anderzijds zien steeds meer gemeenten dat ze achterblijven op IT-gebied. De stap naar Microsoft 365 is daar een veelvoorkomende verandering in. Die stap is er niet zomaar één, het gaat niet alleen om het technisch implementeren van een nieuwe set software, maar het beschikbaar maken van Microsoft 365 tooling binnen de gemeente brengt een andere manier van werken, en daarmee ander gedrag, met zich mee. 

Wat is gebruikersadoptie precies? 

Kort gezegd gaat gebruikersadoptie over het feit dat mensen een product gaan gebruiken. In dit geval, dat medewerkers Microsoft 365 gaan gebruiken. Óf mensen een product gaan gebruiken is van meerdere factoren afhankelijk. Natuurlijk is het technisch beschikbaar maken van het product daar het startpunt van, maar als je als gemeente denkt: ‘We hebben Teams aangezet, dus nu gebruiken we Teams', dan kan het nog flink tegenvallen.

Gebruikers moeten snappen hoe ze een product moeten gebruiken. Ook daar zit een valkuil. Gemeenten die denken: ‘We hebben Teams aangezet, sturen iedereen op een uurtje Teams training, dus nu gebruiken we Teams', zien vaak ook tegenvallende gebruikscijfers. Om gebruikers te stimuleren en in staat te stellen om een product te gebruiken, is een gebruikersadoptie strategie nodig. Er moet van tevoren zijn na gedacht waarom er als gemeente voor M365 is gekozen, welk gedrag je wilt stimuleren, hoe je de noodzaak ervan via verschillende wegen bij de medewerkers duidelijk kunt krijgen, op welke wijze je kennis gaat overdragen, hoe je de kennis borgt, hoe je omgaat met weerstand, en nog veel meer. 

Gemeentelijke gebruikersadoptie 

Bij gemeenten loopt die gebruikersadoptie vaak anders dan bij commerciële organisaties, weten de Adoptie & Change medewerkers van Wortell. Bij Wortell zijn de afgelopen jaren tal van gemeenten bij dit soort trajecten ondersteund. ‘Wat we zien is dat er enerzijds enorm veel aandacht is om elke medewerker, ongeacht diens niveau van digitale vaardigheden, mee te krijgen in het traject. Anderzijds zien we ook dat de structuur van een gemeente maakt dat er vanuit veel kanten mee gedacht wil worden, waardoor de uitvoering vaak trager verloopt dan wenselijk', benoemd een consultant van Wortell.  

Succesfactoren gemeentelijke gebruikersadoptie 

Door de jaren is gebleken dat het noodzakelijk is om een plan op te stellen en tijd beschikbaar te maken bij medewerkers om uitvoering te geven aan dat plan. Voor een groot traject als de uitrol van Microsoft 365 is het oprichten van een adoptie werkgroep essentieel. Ook het betrekken van leidinggevenden in de plannen en ze ruimte geven om mee te denken over de invulling ervan is belangrijk. Er zijn nog tal van andere succesfactoren die bijdragen aan het succes van dit traject. 

Is er bij jouw gemeente een digitale transformatie gaande waarbij de pijlen zijn gezet op Microsoft 365, toets dan eens in hoeverre de gebruikersadoptie in de plannen meegenomen is. Mocht je daar advies bij willen hebben, of eens over willen sparren, neem gerust contact op met mij of vul het contact formulier hieronder in.