De beste tools om slim samen te werken

De voorbije jaren is het werklandschap sterk veranderd door de komst van de digitalisering. Steeds meer werknemers merken dan ook de enorme voordelen van ‘het nieuwe werken’, bijvoorbeeld: zelf bepalen waar en wanneer ze werken, eenvoudig contact leggen met collega’s om projecten te bespreken en tot slot efficiënter en tijdbesparend samenwerken.

Voor je van deze voordelen kan genieten, moet je natuurlijk steeds beginnen bij het begin, namelijk het definiëren van je bedrijfsdoelstellingen. Daaruit volgen bepaalde verwachtingen waar je samen naartoe wil streven en dat aan de hand van passende oplossingen en hulpmiddelen.

Om organisaties te helpen bij het bereiken van hun doelstellingen, ontwikkelde Microsoft enkele efficiënte tools om slim samenwerken vanop verschillende locaties, tijdstippen en toestellen te stimuleren. Handig, al die hulpmiddelen, maar wat zijn de verschillen en wanneer maak je gebruik van welke tool? We sommen er graag enkele belangrijke voor je op.

Microsoft Teams

Microsoft Teams is een applicatie, geïntegreerd in Office 365 Business, waarbij jij en jouw team gesprekken kunnen voeren over verschillende projecten zonder daarbij het overzicht of bepaalde documentatie te verliezen. Deze hub voor een efficiënte en slimme samenwerking biedt je immers de kans om alle informatie en conversaties op eenzelfde plek op te slaan en te bewaren.

Met Microsoft Teams kan je vragen stellen via de chatfunctie aan één collega of aan je hele team. Daarnaast kan je online meetings inplannen voor bepaalde groepen of je kan bijlagen aan het gesprek toevoegen. Zo kan je bestanden delen met medewerkers binnen je verschillende teams zodat iedereen binnen het team steeds op de hoogte is. Binnen Teams heb je bovendien toegang tot OneNote, SharePoint en heel wat andere Microsoft-applicaties, maar kan je ook niet-Microsoft applicaties toevoegen zoals Trello, MailChimp of Twitter. Je kan met andere woorden jouw Teams inrichten naar de wensen en noden van je team of project.

Een ander belangrijk voordeel van Microsoft Teams is dat je ook externen, zoals klanten of andere partners die niet noodzakelijk zelf beschikken over Teams, kan toevoegen aan een team om de laatste nieuwe informatie met hen te delen zonder daarbij belangrijke zaken uit het oog te verliezen.

Yammer

Een tweede tool van Microsoft dat je medewerkers kan helpen met slim samenwerken is Yammer. Je kan deze applicatie bekijken als een soort sociaal medium binnen je bedrijf. In Yammer kan je collega’s vinden op basis van interesse of expertise en aan de hand van korte berichten belangrijke informatie met elkaar delen en samenwerken om tot de beste oplossing te komen. Het gaat hierbij vaak om communicatie met medewerkers uit je organisatie waar je niet rechtstreeks mee samenwerkt. Je kan Yammer zien als een middel om een bredere kring van collega’s binnen je organisatie te bereiken om kennis te delen over een specifiek onderwerp of thema.

Omwille van de toegankelijkheid van deze tool, wordt Yammer in heel wat bedrijven ook gebruikt door de HR-afdeling om berichten te delen of belangrijke boodschappen te verdelen over de hele organisatie. Het is ook een handige tool om je medewerkers op de hoogte te brengen van behaalde resultaten, enquêtes rond te sturen of enkele nuttige tips te delen met je collega’s.

Office 365 Groups

Office 365 Groups is een service van Microsoft waarbij slim samenwerken met een groep mensen makkelijker wordt. Deze service bundelt het gebruik van enkele Microsoft tools in de gekozen groep om informatie uit te wisselen, meetings vast te leggen en bestanden te delen. Office 365 Groups maakt gebruik van e-mails om met elkaar te kunnen communiceren en geeft je toegang tot een gedeelde inbox, kalender, bestandsmap en Notebook.

Wanneer gebruik je welke tool om slim samen te werken?

Bij het antwoorden op deze belangrijke vraag, willen we je eerst meegeven dat elk van deze 3 tools samenwerking stimuleert en efficiënter maakt. Het verschil tussen de tools zit voornamelijk in de manier waarop ze gebruikt worden en wat je wil bereiken.

Office 365 Groups werkt vanuit een e-mailsysteem waaraan enkele tools gelinkt worden zoals hierboven vermeld. Microsoft Teams is gebaseerd op Groups, maar gaat een stuk verder in de manier waarop gecommuniceerd wordt tussen de betrokken personen, namelijk via chat. Je maakt daarbij gebruik van een aparte applicatie waarin je onder meer kan chatten, meetings kan organiseren, bestanden kan delen en er live aan kan samenwerken. Het kan gezien worden als een ware hub voor samenwerking.

Yammer kan dan weer gezien worden als een sociaal intranet waarbij alle medewerkers binnen je organisatie met elkaar in contact kunnen komen op basis van interessegebied en kennis en dat via korte berichten. Je kan het vergelijken met Facebook, maar dan binnen je eigen organisatie en zonder dat je elkaar vriendschapsverzoeken hoeft te sturen. Met deze tool kan je ook berichten sturen naar een grotere groep van medewerkers, buiten je eigen team of groep.

Wens je meer te weten over hoe je je werknemers slimmer kan laten samenwerken en welke van deze Microsoft tools het meest geschikt zijn voor jouw organisatie?

Neem dan snel contact op met ons.

We adviseren je met veel plezier.