Migreren van Skype for Business naar MS Teams

Microsoft kondigde aan dat Teams de primaire tool voor intelligente communicatie in Office 365 zal worden. Daarom zal Microsoft Teams geleidelijk Skype for Business vervangen. In deze blog leggen we jou daarom uit wat de verschillen zijn tussen beide platformen en hoe je precies zo'n migratie aanpakt.

Waarom Skype for Business inruilen?

Skype for Business Online wordt op 31 juli 2021 buiten gebruik gesteld, waarna het niet langer toegankelijk zal zijn of ondersteund zal worden. Bedrijven die nog steeds Skype for Business gebruiken, worden bijgevolg aangemoedigd om te migreren naar Microsoft Teams om zo een robuuster platform in jouw organisatie uit te bouwen zodat je je groei garandeert.

Microsoft Teams is de nieuwste samenwerkingstool van Microsoft, in het Office 365 pakket. De applicatie is ontworpen om de samenwerking tussen collega’s én externen te verbeteren. En dat via een contextuele, chatgebaseerde online werkruimte. Microsoft Teams kunnen we daarom een "all-in-one hub" noemen voor teamwerk omdat het een professioneel platform biedt om samen te werken, gesprekken en vergaderingen te houden en inhoud te delen. Het is zelfs mogelijk om met andere apps te werken, rechtstreeks binnen de Teams-app. Heel wat mogelijkheden dus en misschien heb je ’t reeds beschikbaar in je licentie. Zoek je naar extra redenen om over te schakelen op Microsoft Teams? Je vindt ze hier.

Wat is het verschil tussen Skype for Business en Microsoft Teams?

Wat vast staat, is dat je comfortabel je gehele organisatie kan overschakelen naar een nieuwer platform zonder in te boeten aan de handige functies die Skype kent. Microsoft Teams heeft namelijk alle Skype for business functies in het aanbod, plus een heleboel extra kenmerken die ongetwijfeld nuttig zijn in je dagdagelijkse werking. 

Twijfel je nog? In de bijgevoegde lijst kom je snel te weten welke verschillen er tussen Skype for Business en Microsoft Teams zijn. Je zal merken dat Microsoft Teams vanuit een andere insteek, namelijk efficiënter samenwerken, vertrekt. En daar komt dus een nieuwe manier van werken bij kijken. Zo gebruik je de tool gedurende de hele levenscyclus van een gesprek, een project of een vergadering.

We geven enkele voorbeelden:

• Vóór een vergadering, kan je ter voorbereiding in Microsoft Teams alle relevante documenten en uitgebreide informatie ter beschikking stellen van alle betrokkenen in een team of kanaal dat je hiervoor hebt voorzien. Zo bereid je je op een efficiënte manier voor en verhoog je de betrokkenheid onderling.
• Tijdens de vergadering kan het gevoerde gesprek worden opgenomen, getranscribeerd en time-coded, met ondertiteling en spraakherkenning voor het toekennen van opmerkingen aan specifieke personen. Je kan dus heel eenvoudig communiceren en alles ook nadien herbeluisteren en verwerken.
• Na de vergadering kan de cloudopname (met transcriptie) automatisch worden toegevoegd aan het relevante kanaal in Microsoft Teams. Zo kunnen gesprekken, documenten, notities en to do’s worden bekeken, geïndexeerd en doorzocht door het hele team met slechts een minimale contextomschakeling.

Meer dan enkel een technische migratie

Het ene platform in je organisatie vervangen door een ander platform doe je enkel als je meerwaarde kan creëren. Je gaat op zoek naar vergelijkbare functionaliteiten maar wil die ook graag aanvullen met extra’s die jou en je collega’s productiever laten werken.  

Migreren van Skype for Business naar Microsoft Teams bijvoorbeeld, zal je zonder twijfel waarde brengen. De voordelen van een applicatie als Teams zijn geweldig; maar ze zullen alleen tot resultaten leiden als je gebruikers deze verandering in hun digitale werkplek accepteren. Daarom is een migratie meer dan een technisch gegeven. Het is eveneens een transformatie in de wijze waarop gebruikers communiceren en samenwerken. Een nieuwe manier van werken dus waarvoor een goed doordachte aanpak nodig is om deze verandering succesvol te beheren. Behalve de technische upgrade, zal je dus ook het gebruik van Microsoft Teams bij elke medewerker moeten stimuleren. Zo zal er een positieve gebruikerservaring ontstaan binnen je organisatie die ook een positieve invloed kan hebben op de realisatie van je bedrijfsresultaten én -cultuur.

Wat gebeurt er van zodra je Microsoft Teams bij je medewerkers uitrolt?

Na een upgrade wordt Microsoft Teams de standaard client van de gebruiker voor chat, spraak, video en vergaderingen in Office 365:

• Wanneer gebruikers worden gemigreerd naar Microsoft Teams, wordt hun Skype for Business client uitgeschakeld en zullen alle chat- en telefoongesprekken via Microsoft Teams verlopen.
• Alle Skype for Business vergaderingen die vóór de upgrade zijn gepland, zullen blijven werken zoals je ze hebt aangemaakt. Nieuwe vergaderingen echter, worden in Microsoft Teams ingepland. (Bijgevolg wordt de Skype for Business client niet meteen verwijderd van de desktops van jouw gebruikers).
• Eerder geplande Skype for Business vergaderingen maken verbinding via de Skype for Business desktopclient of de Skype Web-app.
• Als gebruikers zich proberen aan te melden bij Skype for Business, ontvangen ze een melding dat ze zijn geüpgraded naar Microsoft Teams en dus voortaan daarin aan hun activiteiten kunnen werken. Uiteraard is het wel aangewezen dat je hierover ook zelf communiceert en een intern beleid uitwerkt.
• Gebruikers en/of IT-beheerders dienen de Skype for Business client handmatig van hun mobiele apparaten verwijderen. Dit gebeurt niet automatisch.

Om de realisatie van de voordelen te maximaliseren, raden we je aan om niet langer te wachten om de functionaliteiten van Microsoft Teams te ontdekken. Maak voor je organisatie een goede inschatting; wanneer je jouw upgrade implementeert maar ook, en vooral, hoe je je medewerkers wil opleiden. Het doel? Hen deze nieuwe manier van werken laten adopteren en er vervolgens successen mee boeken. 

Hoe pak je zo’n migratie aan?

Intelligente communicatie (IC) gaat verder dan traditionele unified communications (UCC), waardoor je taken efficiënter kunt uitvoeren met minimale contextomschakeling, kunt deelnemen aan productievere vergaderingen die de gehele levenscyclus van vergaderingen dekken en je dagelijkse communicatie overbelasting beter beheren. 

Strategie

In een eerste strategisch workshop schetsen we 'The Big Picture' en de 'AS IS vs TO BE' situatie. Met de besproken outcomes, kunnen thema's en prioriteiten vastgelegd worden. In een tweede workshop gaan we op zoek naar de waarden van Intelligent Communications voor jouw organisatie, definiëren we te verwachten outcomes en succes criteria per thema. Thema's voor Intellingent Communications kunnen de volgende zijn:

• Betere interne communicatie (voorbeelden succes criteria: verhoging focus werkuren,mogelijkheden flexibel werken, minder e-mails, optimaler samenwerken, enzovoort)
• Communiceren met externen (voorbeelden succes criteria:kostenbesparing, sneller afspraken maken, verhoging bereikbaarheid en dus minder onbeantwoorde telefoons of e-mails, enzovoort)
• Verbind (met) je klanten (voorbeelden succes criteria: verhoging klantenservice en klantentevredenheid, meer kwalitatieve dienstverlening, sneller kunnen oplossen problemen, meer frontline thuiswerkers en dus minder kosten voor kantoorgebouwen, enzovoort)

Planning

In de planningsfase werken we samen scenario's uit met met het midden-management en enkele kenniswerknemers om bepaalde outcomes te definiëren die leiden tot gedragswijziging.
 

Readiness

We meten samen hoe klaar jouw organisatie is voor verandering door 8 Adoptie en Change Management plannen samen te stellen (die in verdere workshops uitgevoerd zullen worden):

1. Communications Plan: per doelgroep berichten gericht op gedragsverandering 
2. Sponsorship Plan: activiteiten en verantwoordelijkheden definiëren van sponsors die verandering sturen
3. Coaching Plan: verandering ondersteunen en plannen hoe verder te communiceren naar medewerkers
4. Training Plan: skills trainen om van de verandering een succes te maken
5. Resistance Management Plan: weerstand tegen verandering beheren
6. Adoption Mesurement Plan: adoptie en usage meten, feedback verzamelen en resultaten analyseren
7. Change Network Plan (Champions/Ambassadors): netwerk opstellen dat samenwerkt om de verandering vooruit te helpen
8. Rewards and Recognition Plan: successen vieren en verandering versterken

Implementatie

Technische migratie van Skype for Business naar Microsoft Teams

Nieuwe werken

Verdere focus op de adoptie en change management plannen zodat de nieuwe manier van werken zich eigen wordt gemaakt. De verdere opleiding zal zich vooral focussen op de verschillende user persona's en gebruikscenario's zoals gedefinieerd tijdens de trainingsplannen. 

 

Transformatie

In een laatste fase zal adoptie gemeten worden en de succescriteria geanalyseerd, zoals bepaald tijdens de strategische workshops. Vervolgens zullen nog enkele adoptie en change management plannen uitgevoerd worden. 

Wortell is jouw Cloud Change Agent en kan je op maat begeleiden in het uitwerken van jouw migratietraject voor zowel de technische als de organisatorische kant die bij een verandering komt kijken.