Productiever en beter vergaderen dankzij psychologische veiligheid

Ondanks het vele thuiswerken missen veel organisaties een online of hybride vergadercultuur. Hoe dat komt? Wel, vaak is een gebrek aan psychologische veiligheid de oorzaak. Nochtans is die onontbeerlijk om als team de beste resultaten te bereiken. Hoe gaat dat in zijn werk en op welke manier pas je dat toe in jouw organisatie?  

Wat is psychologische veiligheid nu eigenlijk?

De ideale vergaderervaring wordt vormgegeven door de drie B’s: bricks, bytes en behavior. Psychologische veiligheid staat helemaal in het teken van de laatste B. The future of meetings dwingt veel organisaties dan wel tot een digitale transformatie van formaat. Maar je bent eraan voor de moeite als je tijdens een vergadering onvoldoende rekening houdt met gedrag en menselijke omgang. In die context hebben we het ook over psychologische veiligheid. Het houdt in dat deelnemers de vrijheid ervaren om hun gedachten te delen met de groep. Niemand voelt zich geremd om toe te geven dat ze niet alles weten. Mensen kunnen openlijk zichzelf zijn en zelfs hun leidinggevende intellectueel uitdagen in de vergadering, zonder vrees voor de consequenties. 

Een psychologisch veilige vergadering is enkel geslaagd wanneer alle deelnemers hieraan bijdragen en moeite voor doen. Het is dus niet zo dat alleen de leidinggevende hiervoor verantwoordelijk is. Wat je dan zult zien is dat wanneer de leidinggevende niet aanwezig is tijdens de vergadering, er een compleet andere dimensie is, ofwel negatief of positief.

Hoe organiseer je psychologisch veilige vergaderingen?  

Je begrijpt het al: het is van belang dat de leidinggevende zelf het goede voorbeeld geeft, startend met zelf kwetsbaarheid te tonen wanneer het moment gepast is. Of bijvoorbeeld om oprechte feedback te vragen aan de deelnemers wat men vond van de modereer stijl. Deelnemers moeten eerst hun manager risico´s zien nemen voordat zij zelf de sprong zullen wagen. Maar dat is natuurlijk niet de enige voorwaarde voor een psychologisch veilige vergadering. Hieronder geven we je vier pasklare tips!

1. Democratiseer het gesprek

In voorgaande blogs over slimmer vergaderen stipten we al het belang aan van de juiste deelnemers. Dit lijkt misschien in te druisen tegen het principe van automatisch je hele (project)team uitnodigen voor de vergadering. Maar wie erin slaagt om niet zomaar iedereen uit te nodigen voor een vergadering, zal iedereen ook gelijke spreektijd kunnen bieden. Zo democratiseer je het gesprek, en houd je iedereen betrokken.

Uiteraard weten sommige deelnemers al wat meer over bepaalde expertisegebieden. Maar een gedemocratiseerd gesprek duidt er vooral op dat het niet wordt gedomineerd door een klein groepje deelnemers. Het is dus de rol van de facilitator om de spreekwoordelijke microfoon door te geven aan de introverten, en in te grijpen wanneer het gesprek negatief wordt beïnvloed door de extraverten.

Merk je dat iemand die in het verleden vaak eerder een stille houding had in vergaderingen, maar nu opmerkelijk actief bijdraagt aan het gesprek? Waardeer dat dan op de gepaste manier. Spreek het mondeling uit, of speel op zeker door een bericht te sturen in de Microsoft Teams vergadering zelf. Merk je op dat de psychologische veiligheid onvoldoende aanwezig is in je vergadering om tot beslissingen te komen? Experimenteer in zo´n situatie met anonieme polls die je kunt lanceren tijdens de vergadering. 

Wist je trouwens dat je een gesprek nog sneller kunt democratiseren door de groep onder te verdelen? Daarover vertellen we hieronder meer. 

2. Split de groep

Soms geldt: hoe kleiner, hoe beter. Eerst en vooral ga je er best niet van uit dat collectieve overlegmomenten steeds de beste oplossing zijn. Soms zijn individuele overlegmomenten gepaster, en maken ze 'echte vergaderingen’ efficiënter. Maar zelfs tijdens die officiële vergaderingen is het een goed idee om de groep in te delen in subgroepjes. Probeer daar je eigen richtlijnen en principes voor te hanteren. Zijn er bijvoorbeeld meer dan 7 mensen aanwezig in je digitale (of hybride) vergadering? Kies dan voor break-out rooms om gesprekken of brainstorms in kleinere groepen plaats te laten vinden.

Het voornaamste voordeel: als een kleinere groep zich buigt over de uitdaging in kwestie, zal er sneller een oplossing komen in vergelijking met een grote groep. Dat komt doordat de meeste mensen zich in een kleinere setting comfortabeler voelen. Presenteren ze hun bevindingen en uitkomsten nadien in de plenaire vergadering, dan staan ze waarschijnlijk ook sterker in hun schoenen. Want ze zijn gesterkt door de andere deelnemers in de zogeheten ‘subgroep’.

3. Schenk aandacht aan digitale lichaamstaal

Subtiele gebaren, stille zuchten van frustratie of een teken dat iemand klaar is met zijn of haar argument: sociale signalen geven een fysieke bijeenkomst vorm. Maar in een online of hybride overleg ontbreken ze. Daarom is digitale lichaamstaal een belangrijk aandachtspunt. We raden je dan ook aan om je video in te schakelen. Dat komt niet alleen de psychologische veiligheid maar ook de productiviteit ten goede.

Wees met de nodige handgebaren tijdens je videogesprekken even expressief als gedurende fysieke vergaderingen. En durf bepaalde zaken ook expliciet te benoemen. Zeg bijvoorbeeld ´ik hoor wat je zegt´, en neem vervolgens de ruimte om je reactie te formuleren. Op die manier kan een gezichtsuitdrukking op je gezicht of de stilte die je laat vallen minder zwaar overkomen.

4. Waardeer stilte

Stilte kent verschillende doelstellingen en invullingen. Reflectie is een positieve, maar deconnectie met het gesprek is minder gunstig. In zo’n geval communiceren de deelnemers niet uit angst om hun mond open te doen. Het kan de productiviteit van de vergadering sterk in het gedrang brengen.

Het is dus van belang stilte op de juiste manier te interpreteren. In een digitale vergadering lijken seconden soms minutenlang te duren. Interpreteer deze afwezigheid van woorden niet automatisch als negatief. Probeer ook geduldig te zijn, en val deelnemers niet meteen in de rede. Stille denkprocessen of bezinningsmomenten zijn nu eenmaal nodig.

Verwacht je dat een bepaald discussiepunt een verhit debat zal worden? Bouw een moment van stilte in de vergadering en laat deelnemers eerst individueel hun argumentatie noteren. Achteraf kunnen meningen gedeeld worden. Deze oefening kan tunnelvisie of groupthink voorkomen, omdat we eerst een de cirkel afgaan en alle meningen aanhoren voor we de discussie starten. De oefening kan je uiteraard ook al voorafgaand aan de vergadering asynchroon laten voorbereiden door deelnemers.

Onze tip: spreek uit hoe je een bepaalde stilte interpreteert en pols bij de deelnemers hoe zij die ervaren.

Ga met ons in gesprek over de gewenste vergadercultuur in jouw organisatie

Benieuwd hoe Wortell jouw teams kan helpen om tot meer psychologische veiligheid te komen in vergaderingen? Als change agent hebben wij ervaring met digitale transformatie binnen elke organisatiecultuur. Samen gaan we met je in gesprek over de gewenste vergadercultuur en welk gedrag (on)gewenst is. Op die manier bouwen we samen aan een veilige en productieve werkplek met duidelijke kaders rond respect, vertrouwen en plezier. Ontdek onze oplossingen of contacteer ons vrijblijvend.