Microsoft Teams webinars: een krachtig touchpoint in de customer journey

Na maanden van fysieke afstand en thuiswerk snakken veel mensen ernaar om elkaar weer in het écht te ontmoeten. Toch hebben we ook het gemak ervaren van online events: deelnemen vanuit een vertrouwde thuisomgeving. Organisaties bereikten zelfs groepen die anders niet naar hun events waren gekomen. Er zijn namelijk altijd mensen die wel geïnteresseerd zijn in je verhaal, maar opkijken tegen een verplaatsing. Dankzij webinars behoud je vanop afstand een sterke band met je (potentiële) klanten.

Maar via welke tool organiseer je dit nu het best? Heb je al een Microsoft 365 licentie? Dan is er goed nieuws! In dit artikel laat Business Productivity expert Margo Kosters je kennismaken met de Webinar functie binnen je bestaande Microsoft 365 licentie.

Webinar vermoeidheid?

Het afgelopen jaar waren webinars booming. Hoewel het concept (nog steeds) groeiende is, zagen we ook minder succesvolle edities de revue passeren. Niets is zo vervelend als een webinar waar je als deelnemer geen vragen kan stellen of er geen enkele vorm van interactie met de organisatoren mogelijk is.

Maakte je de afgelopen maanden al gebruik van Microsoft Live events om je webinars te organiseren? Dan liep je mogelijk aan tegen het feit dat je gedurende je event geen andere tools kon gebruiken zoals een poll via Microsoft Forms of het opzetten van break-out rooms. Met Microsoft Teams webinars is dit gelukkig wel mogelijk. Bij Wortell zijn we zelf grote voorstanders van interactie of een of ander gamification element. Dat houdt het event of de voorstelling boeiend.

Met de Teams webinar functie organiseer je interactieve webinars tot wel 1000 deelnemers. Van een kleinschalig seminar inclusief Q&A, tot community building Town halls of een grootschalige productlancering: dergelijke events opzetten is zeer vergelijkbaar met het opzetten van een gewone Teams vergadering. is Een fluitje van een cent dus!

Meer ruimte voor vragen en emoties van deelnemers

Met Teams webinars heb je als organisator volledig de touwtjes in handen. De audio- en videomogelijkheden van de deelnemers staan standaard uitgeschakeld. Je kiest zelf wanneer je welke deelnemer de mogelijkheid geeft hun camera en microfoon (tijdelijk) aan te zetten. Je kan bovendien een of meerdere deelnemers promoten tot presentator. Ook met betrekking tot de chatfunctie kies je wanneer je deze aan- of uitzet, naargelang het type event dat je organiseert. Helaas kan je de chat nog niet modereren. Kan je deze functie toch niet missen? Dan is een Microsoft Live event wellicht de betere optie.

Consistente branding en relevante storytelling

Wil je extra inzetten op herkenbaarheid? De Teams webinar functie biedt een optie waarmee je de huisstijl van je bedrijf of organisatie toepast. Zo kan je bijvoorbeeld een branded registratiepagina aanmaken inclusief automatisch ingestelde bevestigingsmail.

Naast een consistente branding, is storytelling in tijden van thought leadership en influencers niet meer weg te denken. Om een relevant verhaal te vertellen en dat op de juiste manier te kunnen doen, dien je voldoende voeling met je publiek te hebben. Dit is een two way street: enerzijds is het aangeraden voldoende informatie over de sprekers beschikbaar te stellen aan geïnteresseerden, anderzijds is het een idee om deelnemers op voorhand vragen te laten inzenden via het registratieformulier die ze graag beantwoord zien tijdens het webinar. Zo speel je nóg beter in op de behoeften van je deelnemers.

Een professionele uitstraling met PowerPoint Live

Met PowerPoint Live sta je letterlijk op het podium voor je slides, in plaats van in een klein venster ernaast. Je vangt eveneens een glimp op van de volgende slide, ziet je notities eenvoudig voor je én volgt de chat met vragen van deelnemers in één oogopslag. Dat alles geeft sprekers - zelfs diegenen voor wie presenteren niet van nature comfortabel aanvoelt - een zelfverzekerd gevoel.

Gebruik maken van PowerPoint Live maakt je webinar bovendien inclusiever. Deelnemers kunnen er namelijk voor kiezen de presentatie op hoog-contrast te zetten. Voor mensen met kleurenblindheid is dit een echte troef. Binnenkort komt er trouwens een optie uit waarbij deelnemers slides automatisch kunnen laten vertalen in hun moedertaal. Een nóg groter bereik voor je event dus.

Een volwaardig onderdeel van de customer journey

Als organisatie wil je natuurlijk weten tot welke leads je online event geleid heeft. Webinars integreren als onderdeel van een volwaardige customer journey dus. Na afloop van je Teams webinar is er daarom de mogelijkheid om rapporten te downloaden die je de nodige inzichten geven in het engagement van je deelnemers. Die data integreer je vervolgens in je Customer Relationship Management (CRM) applicatie om gerichte follow-up acties te ondernemen.