Voordelen Microsoft Teams

Microsoft Teams kan een meerwaarde bieden voor elke type medewerker binnen je organisatie. Zo lichtten we reeds toe dat je Teams eenvoudig op maat van elk team kan personaliseren volgens de noden van de samenwerking. In deze blog delen we graag de voordelen ervan, gebaseerd op types waarin je je vast wel ergens herkent; what’s in it for you and your team? 

Voor de mobiele werkers

Werken in de Cloud kan je persoonlijke en team productiviteit aanzienlijk snel verhogen. En dat is zeker het geval voor medewerkers die geen vaste werkplek hebben en weliswaar snakken naar digitale flexibiliteit. Ongeacht het type toestel (laptop, tablet en smartphone) dat hun voorkeur geniet en onafhankelijk van plaats of tijd, blijf je verbonden met jouw teamleden. En dat heeft ook een positief effect op de mate van betrokkenheid. Zeker gezien het feit zij vaak onderweg zijn en weinig aanwezig zijn op een fysieke werkplek. Met Microsoft Teams raadpleeg je gemakkelijk gegevens die je op dat moment nodig hebt, bekijk je jouw agenda of bel je in op een virtuele vergadering. Je kan zelfs jouw documenten offline raadplegen indien dit nodig zou zijn. De mogelijkheid om op afstand te communiceren met collega’s en gemakkelijk online updates te ontvangen, verbetert de werkstroom van een mobiele werker dus aanzienlijk.

Voor de slimme vergaderaars

Je vraagt je misschien wel eens af of de vergadering die je zonet hebt bijgewoond wel zo productief was? Had iedereen de taken van vorige keer afgewerkt en zijn de nieuwe to do’s duidelijk opgelijst? Microsoft Teams heeft alles in huis om jouw, al dan niet virtuele, vergadercultuur te optimaliseren.

Start vóór de vergadering met het verzamelen van alle agendapunten in het gedeelde notitieboek dat steeds centraal staat in jouw samengestelde team. Door de koppeling met Outlook kan je gemakkelijk de aanwezigheden invoegen. Vervolgens, tijdens de vergadering, noteer je je verslaggeving in hetzelfde notitieboek. Zo verspil je geen tijd na de vergadering om het verslag te digitaliseren en rond te sturen. Bovendien verlaag je zo ook het risico dat er verschillende versies van het verslag circuleren waardoor ongetwijfeld verwarring zal ontstaan. De verschillende actiepunten die voortvloeien uit de vergadering komen idealiter terecht in de gedeelde planning die ook geïntegreerd is in je Microsoft Teams. Je team heeft zo een duidelijk zicht op het uitvoeringsproces van taken, wie welke verantwoordelijkheid draagt maar kan ook bijsturen indien nodig.

Bovendien kan je met Microsoft Teams ook heel gemakkelijk virtueel vergaderen, al dan niet met externen. Je bent letterlijk 2 clicks op je scherm verwijderd van je teamleden en kan steeds de nodige informatie delen met de deelnemers van je vergadering. Was je niet aanwezig? Geen probleem. De vergadering kan ook opgenomen worden en nadien (bij goedkeuring door de deelnemers) in je team geplaatst worden.

Voor de projectmatige werkers

Je hebt heel wat lopende projecten lopen met de bijhorende processen die je dient te volgen? Ook voor jou kan Microsoft Teams, dé hub voor samenwerkingen, een toegevoegde waarde zijn. Zo zou je al jouw projecten in Microsoft Teams kunnen gieten en vervolgens de bijhorende, nodige applicaties toevoegen. Je creëert op die manier een overzicht van de projecten waar jij deel van uitmaakt. Doordat alle informatie centraal wordt bewaard in een digitale werkplek, verhoogt dit ook de continuïteit wanneer iemand in een latere fase een rol krijgt toebedeeld in het project. Alle informatie over het project (communicaties, notities, taken, formulieren, documenten, enzovoort) staat namelijk beschikbaar voor alle betrokken partijen; of je nu aan het project dient samen te werken of je eerder op de hoogte moet kunnen blijven van de huidige stand van zaken.

Bovendien helpt Microsoft Teams je ook om je persoonlijke productiviteit te verhogen: je krijgt namelijk de mogelijkheid om een overzicht te hebben van al jouw toegewezen taken doorheen de verschillende projecten heen.

Voor de ploegmedewerkers

Binnen je organisatie zijn er misschien ook departementen die werken op basis van een ploegensysteem? Vaak is het ook iets moeilijker om hen net zo betrokken te laten voelen als je kantoormedewerkers? In het kader van die betrokkenheid en samenwerking, dacht Microsoft de applicatie ‘Shifts’ uit. Hiermee kan je op een eenvoudige, laagdrempelige manier je dienstroosterplanning integreren in Microsoft Teams. Teamleden kunnen er steeds de meest recente versie van hun planning raadplegen en kunnen indien nodig op een heel eenvoudige manier hun shiften beheren. Mits de nodige goedkeuringen natuurlijk, kunnen collega’s dus ook onderling hun werkuren wisselen of hun vraag breder aan het team voorstellen.

Microsoft Teams, ook voor jou?

Ongeacht je werkstijl en de daarbij horende noden kan Microsoft Teams ieder type medewerker helpen om eenvoudiger op verschillende apparaten en plaatsen te werken. Dit verhoogt niet enkel je persoonlijke productiviteit maar maakt ook je gehele organisatie productiever.

Het is daarom belangrijk om Microsoft Teams in je organisatie niet te introduceren als een “one size fits all” applicatie maar wel als tool die diverse meerwaarde kan brengen. Deze meerwaarde kan je detecteren naargelang de verschillende rollen in je organisatie. Het grote voordeel van deze aanpak is dat het vooral de adoptie ervan in je organisatie goed zal doen.