Microsoft Teams succesvol implementeren

In een wereld waarin iedereen voortdurend met elkaar in verbinding staat, was de noodzaak aan een grenzeloze communicatietool voor organisaties groot. Daarom ontwikkelde Microsoft het samenwerkingsplatform Teams. Het is de tool bij uitstek voor een efficiënte en vlotte samenwerking tussen medewerkers.

Binnen Microsoft Teams kan je contextueel samenwerken. Dit wil zeggen dat de samenwerking los kan staan van je eigen dienst of een andere organisatorische structuur. Je kan er zelfs op een eenvoudige manier externe partners mee toevoegen aan je team. Bovendien zijn de mogelijkheden om je team te personaliseren eindeloos.

Nu, als je Microsoft Teams wil implementeren in je organisatie, doe je dit best op een doordachte manier. In deze blog geven we je graag enkele tips en tricks mee voor een succesvolle implementatie van Microsoft Teams.

Bepaal je strategie en teams

In Microsoft Teams ga je jouw organisatie onderverdelen in verschillende teams. Elk team bestaat uit een onbeperkt aantal kanalen die je kan beschouwen als 'sub-teams’, waardoor je zeer contextueel kan gaan werken. Naast de klassieke structuur die je kent binnen je organisatie, kan je ook teams aanmaken voor dienstoverschrijdende projecten of evenementen.

Om te vermijden dat er, na de implementatie van Microsoft Teams, talloze teams als paddenstoelen uit de grond schieten, denk je best na over hoe je Teams gaat gebruiken binnen je organisatie. Wie mag een nieuw team aanmaken en wanneer? Mag iedereen zomaar leden toevoegen aan een team? Laat je ook externen toe in teams? Basic governance is dan ook geen overbodige luxe als je met Microsoft Teams aan de slag gaat. Het samenwerkingsplatform mag dan wel een schitterende tool zijn, het werkt enkel wanneer iedereen er correct gebruik van maakt.

Start met een testgroep en stuur bij waar nodig

Elke organisatie heeft specifieke pijnpunten en gevoeligheden. Dit betekent dat een succesvolle implementatie van Microsoft Teams in elke organisatie er anders zal uitzien. Wil je nagaan hoe je Teams kan inzetten binnen jouw eigen context? Dan start je best met een testgroep die Microsoft Teams gaat uitproberen. Zo’n testgroep kan bestaan uit een mix van diensthoofden of mid-level management, maar wij geven de voorkeur aan een bestaande groep gebruikers. Enkel zo krijg je een correcte weerspiegeling van hoe Teams kan en moet werken binnen jouw organisatie.

De leden van de testgroep moeten in hun dagelijkse taken meteen de voordelen van Teams kunnen zien. Het is daarom van groot belang dat je aan de slag gaat met concrete scenario’s. Deze scenario’s zijn echter geen precieze uitkomsten van elk mogelijk proces. In een scenario beschrijf je de manieren waarop een taak door specifieke persona’s uitgevoerd kan worden. Op die manier verbind je de bedrijfs- en IT-mogelijkheden met elkaar.

Eens de testgroep kennis heeft kunnen maken met Microsoft Teams, laat je hen er een tijdje mee aan de slag gaan. Op basis van hun feedback ontdek je vervolgens wat er wel en niet werkt binnen jouw organisatie. Zo kan je bijsturen waar nodig en herkenbare scenario’s ontwikkelen die je dan bij de trainingen per groep kan personaliseren.

Microsoft Teams introduceren in de hele organisatie

Om ervoor te zorgen dat iedereen binnen je organisatie op een correcte en vlotte manier kan werken met Microsoft Teams, maak je best gebruik van Change Management. Je moet er immers rekening mee houden dat er in heel wat gevallen maar liefst vijf verschillende generaties op de werkvloer zitten. En helaas zit niet iedereen daarvan te wachten op een nieuwe manier van werken.

Je kan daarom niet vroeg genoeg starten met te communiceren over de implementatie van Microsoft Teams. Gebruik hiervoor de juiste kernboodschap, het juiste kanaal én de juiste afzender. Zo creëer je het nodige bewustzijn bij je medewerkers waarom overschakelen naar Teams de juiste keuze is voor jouw organisatie. Deze boodschap laat je best brengen door de sponsor. Deze laatste is het uithangbord van de overschakeling en is in alle communicatie prominent aanwezig.

Welke voordelen Microsoft Teams te bieden heeft voor de medewerker zelf en hoe Teams zich zal vertalen in de dagelijkse werking, laat je best vertellen door de rechtstreekse manager. Zo zorg je ervoor dat je medewerkers niet alleen Microsoft Teams leren kennen, maar er ook mee aan de slag willen gaan. Let erop dat je de kernboodschappen minstens 5 à 7 keer herhaalt. Je kan immers nooit te veel communiceren.

Eens iedereen op de hoogte is van Microsoft Teams en overtuigd is van de voordelen, wordt het tijd om je medewerkers te trainen voor een correct gebruik. Gelukkig heb je al heel wat bijgeleerd van de testgroep, waardoor je de scenario’s en trainingen op maat van je medewerkers kan maken. Tijdens de trainingen geef je ook meteen de gemaakte afspraken mee over een Microsoft Teams binnen jouw organisatie.

Zorg er eveneens voor dat alles technisch op punt staat, zodat iedereen na de trainingen meteen kan starten met Microsoft Teams. Je wil immers geen grote tijdspanne tussen het ’kennen’ en het ‘kunnen’.

Tot slot, raden we je ten zeerste aan om de kernboodschap voor én na de training ook te laten vertellen door andere medewerkers. Kies de juiste ‘champions’, vergeet niet de eerste successen met Microsoft Teams te vieren en maak er zo met iedereen een succesverhaal van.