Microsoft Inspire 2021: Teams als accelerator voor de hybride werkplek

Op 16 juli vond de derde en laatste dag van Microsoft Inspire 2021 plaats, hét online event voor het Microsoft partner ecosysteem waarin alle nieuwe Cloud-solutions en innovaties aangekondigd worden. Dimitri liet zich door de sessies over hybride werken inspireren om de rol van Teams in de toekomstige hybride werkplekrealiteit onder de loep te nemen. Veel leesplezier!

Bedrijfstransformatie en -cultuur zijn het laatste anderhalf jaar veel sneller veranderd dan verwacht en dit ongeacht de sector en de regio. We kwamen met z'n allen tot de conclusie dat de toekomst van werk er heel anders zal uitzien en dat vele aspecten die we tot nu toe ondervonden, voornamelijk rond werkplekflexibiliteit, zullen blijven. En dat lijken we ook massaal te willen: volgens een recent Microsoft-onderzoek verwacht meer dan 70% van de werknemers flexibeler te kunnen thuiswerken na de pandemie.

Maar hoe creëer je nu een volwaardige, hybride werkplek? En op welke manier kan Teams hiervoor als accelerator dienen?

Een hybride werkplek creëren: people, places & processes

We hebben geleerd dat het creëren van een hybride werkplek duidelijk de focus legt op hoe technologie mensen, plaatsen en processen ondersteunt.

De nieuwe hybride werkplek vertegenwoordigt een belangrijke verschuiving in onze manier van werken, verspreid over mensen, plaatsen en processen.

Eerst moet de hele werknemerservaring heroverwogen worden, van cultuur tot samenwerking. Wanneer hybride werken de norm is, hebben werknemers betere manieren nodig om verbinding te maken en samen te werken tijdens vergaderingen alsook asynchroon.

Vervolgens zullen de plaatsen die ons in de toekomst zullen verbinden er heel anders uitzien en aanvoelen en zullen die voor een betere verbinding moeten zorgen tussen fysieke deelnemers en deelnemers vanop afstand. We moeten er dus voor zorgen dat hybride bijeenkomsten billijk en inclusief zijn.

Tot slot is het van cruciaal belang om bedrijfsprocessen te heroverwegen. Het samenbrengen van apps, tools & gegevens in een uniforme ervaring kan werknemers gemakkelijk helpen overschakelen naar taken, problemen op te lossen en in de stroom van het werk te blijven.
 

De rol van Teams in de nieuwe hybride werkplekrealiteit

Hybride bijeenkomsten

Het digitaal samenwerken is enorm toegenomen als gevolg van de pandemie. Zo is het gebruik van Teams meer dan verdubbeld. Toch voelden we al snel aan dat online vergaderen heel vermoeiend kan zijn. Daarom geven we steeds meer de voorkeur aan het asynchrone samenwerken. Dit voelt natuurlijker aan, laat ons zelf het tempo bepalen en beter focussen. Vergadermomenten worden hierdoor korter. Kortom: we komen sneller tot het gewenste resultaat zonder oververmoeid te raken.

Omdat nieuwe werkplekken in veel regio's over de hele wereld opnieuw opengaan, werkt de ene persoon graag fysiek samen terwijl de andere flexibelere opties verkiest. Om hybride vergaderingen te stimuleren promoten we steeds meer een 'open laptop policy' waar tijdens de fysieke vergadering de laptop gebruikt wordt om inhoud te delen en gebruik te maken van de chat. Zo blijven deelnemers vanop afstand voldoende betrokken.

Hieronder vertel ik je hoe Microsoft Teams hybride samenwerking mogelijk maakt met nieuwe innovaties.

• Een van de belangrijkste behoeften van hybride werk is een digitale, vloeiende samenwerking. Aan de hand van de vloeiende componenten in Teams gaan we bijvoorbeeld Outlook, OneNote en Whiteboard kunnen stroomlijnen terwijl we synchroon of asynchroon samenwerken. Bij het voorbereiden van een vergadering kan bijvoorbeeld iedereen tegelijkertijd de agendapunten aanpassen, taken en notities maken. Zo zijn we beter voorbereid op de bijeenkomst en verloopt die efficiënter. Na de bijeenkomst kunnen de genodigden notities, bijschriften, chats, gedeelde documenten en opnames raadplegen. Bijzonder handig als je er niet bij kon zijn.
• Front row is een nieuwe functie in Teams die ervoor zorgt dat deelnemers samen met de presentatie in beeld komen. Vroeger kon je als presentator enkel de presentatie zien tenzij je gebruik maakte van een tweede computerscherm waardoor je de deelnemers amper zag. Om iedereen in de vergadering te helpen meer betrokken te blijven wordt de inhoud van de vergadering omgeven door contextuele informatie zoals agenda, notities en taken die, omwille van hun vloeiende componenten in realtime worden bijgewerkt.

• Met geadvanceerde vergaderapparatuur zoals camera's zal Teams een close-up beeld geven van de deelnemers die aan het woord zijn in de vergader ruimte. Als remote deelnemer wordt het dan veel duidelijker wie aan het spreken is.
• De Teams meeting rooms ervaring op de SurfaceHub wordt ook geüpdatet en krijgt de zelfde functionaliteiten als Teams op Windows 10. Zo worden reacties en inkomende chatberichten geprojecteerd.
• De nieuwe Microsoft whiteboard-ervaring in Teams is de eerste toetsenbordvriendelijke ervaring waarmee alle deelnemers aan de vergadering kunnen brainstormen en gelijktijdig kunnen samenwerken in hetzelfde, digitale canvas.

Moderne communicatie

Een groot deel van onze synchrone communicatie gebeurt vandaag nog steeds telefonisch en dat blijft voor vele organisaties cruciaal. Dit vormde een grote uitdaging aan het begin van de crisis, aangezien het aanpassen van een telefooncentrale opdat medewerkers deze van thuis uit konden gebruiken, heel complex is.

Met Teams Calling neem je afscheid van het telefoontoestel dat op je bureau staat en wordt Teams je nieuw telefoontoestel. Zo is er de mogelijkheid om video en audio gesprekken te voeren in Teams, alsook te bellen naar en opgebeld te worden door vaste of mobiele telefoonnummers ongeacht de plaats waar je je bevind.

Voor wie het nodig heeft zijn er ook tal van mogelijkheden om een centrale op te zetten zodat je je algemeen telefoonnummer kunt koppelen en zo oproepen kan behandelen. Denk maar aan keuzemenu's, antwoordapparaten, doorschakelingen, enzovoort. Om een stapje verder te gaan zou je het systeem ook aan een CRM kunnen koppelen en zo je klanten nog beter bedienen.

Teams als centrale werkplek

Teams is voor velen de centrale werkplek geworden. Zo zien we ook een enorm aanbod aan integraties van derde partij oplossingen. Er bestaan momenteel zo'n 850 derde partij applicaties die kunnen gebruikt worden in en samen met Microsoft Teams. Zo zien we ook een sterke toename in het gebruik van deze applicaties in Teams zelf om beter in de workflow te blijven.

Contextuele synchrone en asynchrone samenwerkingen in Microsoft Teams, alsook het automatiseren van processen en de integratie van derde partij applicaties maakt Microsoft Teams een heel sterke keuze.

Eerstelijns medewerkers

Telewerk is niet voor iedereen en in elke sector mogelijk, denk maar aan dokters, winkelmedewerkers, bouwvakkers,… Maar dat wil niet zeggen dat deze groepen geen nood hebben aan verbeterde processen en samenwerking-tools.

Communicatie is voor deze medewerkers van cruciaal belang. Ze werken ook in teams en moeten snel informatie met elkaar kunnen delen. Ze gebruiken hiervoor vaak zware en niet zo handige apparatuur dat meestal maar één functie biedt.

Gelukkig is Teams Walkie Talkie vanaf nu beschikbaar als preview voor IOS toestellen. Dit biedt een eenvoudige push to talk oplossing in een handig toestel. Dit toestel kan ook gebruikt worden om informatie te raadplegen en te delen zoals documenten, een shift kalender, zelfgebouwde applicaties met PowerApps, enz.

Conclusie

Hybride samenwerkingen worden steeds meer de norm en de technologie hierrond is razendsnel aan het evolueren. Vandaag wordt een stukje geschiedenis geschreven over de manier waarop we gaan samenwerken met technologie als ons grootste hulpmiddel.