Microsoft 365 Copilot legt de wildgroei in Teams bloot! Zó krijg je weer grip

In de afgelopen jaren heeft het gebruik van Microsoft Teams een enorme vlucht genomen. Organisaties gingen er enthousiast mee aan de slag en omarmden nieuwe samenwerkingsvormen. Gaandeweg zijn velen echter de grip kwijtgeraakt.

Met de komst van Microsoft Copilot wordt dit plotseling heel voelbaar. Waar staat welke data? Welke informatie is verouderd? En via welke processen werken mensen in je organisatie nu precies met deze informatie?

Veel organisaties kunnen dergelijke vragen niet makkelijk beantwoorden. En omdat ze geen stevige grip op hun omgeving hebben, vinden ze het lastig om beslissingen te nemen op basis van de gegevens die ze zien. Ze twijfelen of informatie accuraat en betrouwbaar is.

Hoe krijg je de controle terug? We gingen om de tafel met Thijs Karreman, head of Productivity bij Wortell, voor de nodige tips en adviezen!

“Houd het simpel en efficiënt”

“Allereerst is het belangrijk om een goed beleid op te stellen en werkafspraken met elkaar te maken,” zegt Thijs. Hij adviseert om daar diverse mensen uit de organisatie bij te betrekken en de daad bij het woord te voegen: “Je kan de IT-manager aanhaken, maar ook afdelingsmanagers. Daarnaast heb je alleen iets aan een beleid wanneer je het toepast. Dat wil je goed doen, dus het is essentieel om verouderde gegevens, zoals teams binnen Microsoft Teams die niet meer relevant zijn, te archiveren of te verwijderen. Zo weet je zeker dat je met de juiste data werkt.”

Maar is een beleid opstellen niet erg overweldigend? Niet per se, als je het Thijs vraagt: “Wat je vooral wilt vermijden, is dat je enorm veel papierwerk opstelt dat vervolgens ergens in de kast verdwijnt. Houd het simpel en efficiënt. Dit kun je doen door een beleid op te stellen op het niveau van samenwerkingsverbanden. Verdere details bepaal je alleen wanneer je daarmee echt waarde toevoegt. Vervolgens pas je technologie toe die je beleid ondersteunt. Zo breng je het beleid in de praktijk en heb je het papierwerk op dagelijkse basis nauwelijks meer nodig.”

“Een denkwijze volstaat niet als je geen beleid hebt”

Dan rijst er een andere vraag: waarom zou je überhaupt met een beleid aan de slag gaan? “In het kader van Microsoft 365 Copilot is dat heel belangrijk,” legt Thijs uit. “Als er verouderde data aanwezig is, loop je het risico dat medewerkers bij het zoeken naar antwoorden onjuiste informatie gepresenteerd krijgen. Gebruiken zij deze om beslissingen te nemen, dan kan dat schadelijk zijn voor je organisatie.”

Daarnaast speelt veiligheid een rol. Thijs: “Wie heeft toegang tot financiële of bedrijfsgevoelige informatie? Wanneer je hier onvoldoende inzicht in hebt, kan er een datalek ontstaan. Of mensen kunnen misbruik maken van de bewuste gegevens.”

Ten slotte is het cruciaal om op eenduidige wijze samen te werken binnen Microsoft 365. “Meestal bestaat hier wel een denkwijze over,” zegt Thijs, ”maar een denkwijze volstaat niet als je geen beleid hebt,” zegt Thijs. “Het gevolg is namelijk dat iedereen een eigen invulling aan de samenwerking geeft. Daardoor kun je de waarde en de correctheid van informatie moeilijk inschatten. Dit biedt ook grote uitdagingen bij personeelsverloop.”

“Je wilt werken met actuele gegevens en grip hebben op de data die je deelt”

Het moge duidelijk zijn: wil je goed aan de slag met Microsoft 365 Copilot, dan moet je eerst een stevige basis leggen, zowel beleidsmatig als op technisch vlak. “Je wilt werken met actuele gegevens en grip hebben op de data die je deelt,” zegt Thijs. “Daarnaast is het belangrijk om je denkwijze over samenwerken te vertalen naar een praktisch en toepasbaar beleid.”

Maar, waarschuwt Thijs, er is méér werk aan de winkel: “Als je Microsoft 365 Copilot optimaal wilt gebruiken, moet je ook heldere doelen stellen, gebruikersadoptie borgen en constant het succes evalueren. Alleen dán haal je het meeste uit je investering!”

Heb je hulp nodig bij het leggen van een technische basis? Lees dit whitepaper over Microsoft 365 Copilot, waarin we vertellen hoe je gedoe met data vermijdt. Wil je grip krijgen op je informatie? Download dan onze gids voor effectief informatiemanagement en compliance.

Ga je graag gericht aan de slag met de hulp van experts? Met Teams Governance van Wortell maken we je technisch gereed om het maximale uit Microsoft Copilot te halen. En als je hulp nodig hebt bij de andere punten die Thijs benoemde, kunnen we je daar ook bij ondersteunen. Meer weten? Neem gerust contact met ons op.