Efficiënt meetings organiseren in Office 365

Het inplannen van afspraken met verschillende partijen loopt niet altijd van een leien dakje. Gelukkig zijn er binnen Office 365 en Outlook al heel wat tools die soelaas bieden. Misschien zegt de Outlook planningsassistent jou wel iets of werk je met vergaderverzoeken in gedeelde agenda’s? En wat met het inplannen van vergaderingen met externe contactpersonen?

Wanneer het over interne vergaderingen gaat, spreekt de inplanning van een meeting via Outlook ietwat voor zich. Zo zoek jij of de planningsassistent eerst naar een gemeenschappelijk tijdslot in jouw agenda en die van je collega’s. Vervolgens stuur je een vergaderverzoek uit, al dan niet met skype en tot slot accepteren of weigeren de genodigde collega’s de vergadering. Wanneer je dan achteraf een wijziging toevoegt betreffende de locatie of het tijdslot, komt dit eveneens in de agenda terecht van de genodigden, als jij dit wil. Bovendien kan je achteraf ook nog andere mensen toevoegen aan de vergadering. Dat lijkt alvast geen rocket sience.

Wanneer het echter aankomt op afspraken inplannen met externe partijen, ligt dat meestal net iets moeilijker aangezien je bij externe contactpersonen geen zicht op hun agenda. Zonder overleg een vergaderverzoek sturen, wordt ook niet vaak gedaan. Het wordt al helemaal moeilijk wanneer je een vergadering moet organiseren met zowel interne als externe mensen. In realiteit leidt dit dan vaak tot eindeloos heen en weer mailen of bellen tot beide partijen een gemeenschappelijk gaatje vonden. Een echte productivity killer is het. Tip: je kan vergaderingen opzetten vanuit een e-mail.

Voor privé afspraken wordt al regelmatig een online datumprikker gebruikt, maar vanuit een zakelijk perspectief kan dit soms wat onprofessioneel overkomen. Gelukkig biedt Office 365, het productiviteitsplatform bij uitstek, een oplossing met FindTime. Zo combineert FindTime heel wat functionaliteiten waardoor je gemakkelijk, snel en intuïtief afspraken kan inplannen op een professionele manier. Deze tool is overigens beschikbaar voor Outlook 2013, 2016 en Outlook op het internet (dus ook voor mensen die de tool niet hebben!).

FindTime in 4 simpele stappen:

• De organisator moet beschikken over Office 365 en de genodigden hebben enkel een e-mailadres en internettoegang nodig.
• De organisator nodigt de contactpersonen uit voor een afspraak door meerdere data en tijdstippen aan te bieden.
• De ontvangers kunnen op hun beurt aangeven welke mogelijkheden voor hen passen én ze kunnen vervolgens ook stemmen op de afspraak die hen het beste uitkomt. Daarnaast kunnen ze op eenzelfde dag kiezen voor hun favoriete tijdstip of gewoon aangeven “Ja, beschikbaar” of “Neen, niet beschikbaar”.
• Op basis van de input van de genodigden, maakt de organisator vervolgens een keuze, die uiteindelijk al voor hem gemaakt werd.