Je informatie onder controle: Het succesverhaal van Contoso!

Herken je dit: medewerkers zijn te veel tijd kwijt aan administratie in plaats van het werk waarvoor ze oorspronkelijk aangenomen zijn? Heb je het gevoel dat je eigenlijk niet weet óf en wáár gevoelige informatie staat en je eigenlijk geen idee hebt of je het nu goed onder controle hebt? 

De hoeveelheid documenten en informatie die je als organisatie moet beheren is enorm en groeit steeds harder. Denk aan rapporten, financiële overzichten, chats, contracten, e-mails en nog veel meer. Het beheren ervan is enorm uitdagend. Hoe zorg je ervoor:  

• dat je weet welke informatie belangrijk is? 

• dat informatie goed bewaard en op het juiste moment verwijderd wordt? 

• dat je voldoet een wet- en regelgeving?  

Wat als ik je zou vertellen dat het Contoso* gelukt is om deze informatie processen te stroomlijnen, te automatiseren én de medewerker tevredenheid te verhogen? Laten we in het verhaal van Contoso duiken om te zien hoe ze dit hebben bereikt. 

Hoe Contoso hun gevoelige en vertrouwelijke informatie borgt 

Contoso, een snelgroeiend bedrijf actief in verschillende sectoren, stond voor aanzienlijke uitdagingen bij het beheer van grote hoeveelheden digitale informatie. Naast het efficiënt moeten voldoen aan wet- en regelgeving rondom informatie, werden ze geconfronteerd met ernstige gevolgen zoals het onvermogen om cruciale informatie te vinden wanneer dat nodig was, het risico van het lekken van concurrentiegevoelige gegevens en zelfs boetes als gevolg van datalekken. Bovendien gaven medewerkers aan dat ze te veel tijd besteedden aan administratieve taken in plaats van aan hun kernwerkzaamheden. Deze complexe dynamiek benadrukte de dringende behoefte aan een effectieve informatiemanagementstrategie om niet alleen de efficiëntie te verbeteren, maar ook om de bedrijfsgegevens veilig te stellen en de productiviteit van het personeel te verhogen 

Hier komt Microsoft 365 in beeld. Contoso koos ervoor om Microsoft 365 in te zetten om gevoelige informatie automatisch te detecteren, documenten te herkennen en de benodigde acties uit te voeren. 

Hoe Contoso zorgt dat documenten automatisch compliant zijn 

Met behulp van Microsoft Syntex implementeerde Contoso een geautomatiseerd systeem dat de inhoud van elk document analyseerd, het soort document bepaald en de belangrijkste kenmerken zoals klantnaam, producten, startdatum van een project et cetera, erbij opslaat. Geheel automatisch! Het is van onschatbare waarde voor het stroomlijnen van hun documentbeheer.  

Dit heeft verschillende positieve effecten: 

• Tijdbesparing doordat de medewerker de benodigde metadata niet handmatig hoeft in te vullen; 

• Verhoging informatiekwaliteit door consistente en betrouwbare informatie bij elk document; 

• Efficiënt documentbeheer door de implementatie van geautomatiseerde documentherkenning; 

• Verhoogde medewerker tevredenheid! De medewerker hoeft minder tijd te besteden aan administratie, is beter in staat om de juiste informatie te vinden en is daardoor meer tevreden. 

Hoe Contoso voldoet aan informatie wet- en regelgeving 

Na het herkennen van het type document, wijst het systeem automatisch de juiste "categorie" toe. Denk aan een contract, werkinstructie, behandelplan, SLA, statement of work of een handleiding. Dit stelt Contoso in staat om documenten automatisch te categoriseren zonder tussenkomst van medewerkers. Indien wenselijk is de medewerker altijd in staat om alsnog een andere categorie of metadata in te voeren waar het systeem vervolgens weer van leert. 

De Chief Information Officer heeft een lijst opgesteld hoelang de genoemde categorieën bewaart moet blijven. Door de classificatie worden deze bewaar regels direct toegepast op de informatie in de organisatie! Dit zorgt ervoor dat Contoso altijd voldoet aan wet- en regelgeving door documenten, mails en chats precies zo lang te bewaren als voorgeschreven.  

Het zorgt er ook voor dat de afdeling Informatiebeheer veel minder tijd besteed aan het handmatig controleren van informatie en haar tijd kan besteden aan het verbeteren van informatie- en kennismanagement.  

Automatische detectie van gevoelige informatie  

Een ander krachtig aspect van dit systeem was de mogelijkheid om gevoelige informatie te detecteren. Denk aan client gegevens, identificatienummers of adresgegevens. Als het systeem gevoelige informatie in een document herkende, stelde het automatisch voor om een "gevoeligheidslabel" toe te passen. Hierdoor worden documenten automatisch getypeert als "Vertrouwelijk," "Intern," of "Openbaar," en wordt automatisch bepaald wie er toegang toe krijgt. 

Ook dit heeft weer een aantal positieve effecten. Denk aan: 

• de verhoging van gegevensbeveiliging door het automatisch herkennen en labelen van gevoelige informatie 

• Efficiënter toegangsbeheer door het geautomatiseerd (voorstellen van) toegang.  

• Risicoverlaging van het onbedoeld delen van gevoelige informatie, binnen of buiten de organisatie. 

Medewerker tevredenheid omhoog door focus op het werk, niet de administratie 

Dankzij de geautomatiseerde documentclassificatie van Office 365 kon Contoso aanzienlijk besparen op tijd en middelen. Medewerkers zijn bezig met het werk wat ze leuk vinden en niet met handmatig metadata in te voeren, classificaties te selecteren of bewaarbeleid toe te passen. Taken die, áls ze al gedaan worden in het beste geval zeer foutgevoelig zijn met gevolgen van dien – hoe vind je een werkinstructie terug die door een medewerker gelabeld is als brief? Al deze taken worden voor Contoso supersnel en accuraat onder de motorkap afgehandeld. 

Het resultaat? Verbeterde productiviteit, veel betere naleving van regelgeving en een tevreden medewerker! Contoso kan zich hierdoor richten op hun kerntaken, wetende dat hun informatie veilig en georganiseerd waren. 

Op handen gedragen medewerkers 

Contoso zag direct in dat het aanpassen van bestaande werkprocessen door het toepassen van nieuwe technologie een grote impact heeft op haar medewerkers én dat de medewerker een cruciaal aspect was voor de succesvolle implementatie. Contoso investeerde daarom actief in de adoptie van deze verandering voor de medewerkers.  

Vanaf het begin werden medewerkers actief betrokken, met heldere communicatie, trainingssessies en werd feedback (bijna) geëist! Deze inclusieve aanpak leidde niet alleen tot een geoptimaliseerd informatie- en kennissysteem maar ook tot een verhoogde medewerkerstevredenheid. Taken werden vereenvoudigd, administratieve lasten verminderd en de medewerker voelde zich écht gehoord!  

Contoso's succes illustreert de impact van technologische innovatie in combinatie met een mensgerichte benadering op bedrijfsprestaties en werknemersbetrokkenheid. 

Tijd om actie te ondernemen!   

Voor degenen die beslissingen nemen in organisaties, is het verhaal van Contoso hopelijk een inspirerend voorbeeld hoe Microsoft 365 bedrijven helpt om zich te focussen op de ondernemen en niet op administreren.  

Informatie geautomatiseerd herkennen, classificeren en managen is een zeer krachtige troef voor organisaties.Als je de productiviteit wilt verhogen en tegelijkertijd de beveiliging en naleving wilt waarborgen, overweeg dan de mogelijkheden die Microsoft 365 biedt voor automatische documentclassificatie.  

Alles in 1 keer aanpakken is misschien wat overweldigend. 

Mijn tip: begin klein! Kies het onderwerp met de hoogste urgentie, test, implementeer, evolueer en doe hetzelfde bij het volgende onderwerp. 

Heb je ondersteuning nodig of wil je jouw specifieke situatie bespreken? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We staan klaar om je te helpen. 

Wil je meer weten van de techniek? 

De volgende technische termen zijn niet behandeld in dit verhaal. Wil je er meer over weten kijk dan op de website van Microsoft of stuur mij een bericht. 

Data loss prevention, retention labels, policies, sensitivity labels, compliance center, Microsoft Syntex, Microsoft Viva, Microsoft Viva Topics, Search, content types, managed metadata, taxonomy, Advanced Data Governance, Microsoft Teams, SharePoint Online, OneDrive, Exchange, Advanced Thread Protection, Microsoft Defender for Office 365 om er maar een paar te noemen….  

*Contoso is een fictieve organisatie bedacht door Microsoft.

Contact