5 Inzichten en werkpunten na CollabSummit | Blog | Wortell

Vorige week had ik de kans om aanwezig te zijn op de European Collaboration Summit. Een congres gewijd aan de moderne werkplek, dat volledig matcht met de activiteiten van Wortell en de mijne als Business Productivity Consultant.

Dé quote die mij is bijgebleven en heel overtuigend werd gebracht door Jace Moreno (Microsoft Teams Product Marketing) is: "Productivity isn't about the tool, it's also about the approach." Zijn sessie kaderde perfect in wat we zelf ook reeds toepassen via onze SPRINT-aanpak. Het inspireerde me ook nu om in deze blog te vertrekken vanuit ‘HOE’ je jouw organisatie vlotter laat transformeren. En niet vanuit de perceptie ‘WAT’ je dient te gebruiken als nieuwste tool. Alle vergaarde inzichten zullen in onze workshops geïntegreerd worden maar deze 5 wilde ik je niet onthouden.

1 - Luister naar je medewerkers, bepaal je strategie

Dat je als organisatie maar beter digitaal transformeert om te kunnen blijven groeien, is intussen reeds vaker besproken. Het was dan ook geen verrassing dat de eerste keynote spreker, Sharon Cooper (The Economist Intelligence Unit), meteen dit onderwerp aansneed. Ze zette de toon met haar quote: "First understand the business before you can transform." Daarmee duidt ze het belang aan om eerst een strategie en duidelijke scenario’s te definiëren vooraleer technologie aan te spreken.

Heel wat sprekers benadrukten overigens het belang om te luisteren naar wat er intern leeft bij de uiteindelijke technologie gebruiker, jouw medewerkers en collega’s dus. De enige manier waarop je dit doet, is door met hen in dialoog te gaan. Aan welke doelen werken je medewerkers dagdagelijks? En hoe plaats je daar de activiteiten van je organisatie tegenover? Het gaat erom te luisteren en antwoord te kunnen bieden op de ‘what’s in it for them?’ vraagstelling want zij zijn de draaiende motor van je organisatie.

Houd er daarbij ook rekening mee dat we intussen met tot 5 verschillende generaties op de werkvloer samenwerken. Je manier van aanpak is dus heel belangrijk opdat iedereen zich in je verhaal meteen betrokken voelt. Ga voor een 'show, don't tell' aanpak; een open, visuele en dus praktische communicatie.

2 - Adoptie is het nieuwe doel

De sprekers die tijdens de '50 shades of adoption' en 'Keeping up the changes within Office 365' sessies inspireerden, sloegen de nagel op de kop met hun inzichten rond adoptie tijdens het implementeren van software.

Want inderdaad, het adopteren van bepaalde technologie is een avontuurlijke tocht waarin je beter het woord 'progressie' gebruikt in plaats van 'verandering'. Tijdens dit leertraject is het belangrijk om met een duidelijk verhaal naar voren te komen dat het 'waarom' vervat en niet wordt gestuurd vanuit een IT perspectief dat vaak enkel aanhaalt 'wat' er zal komen.

Tijdens de training moet je er rekening mee houden dat mensen verschillend zijn en ieder dus zijn of haar eigen manier heeft om zichzelf iets aan te leren. Opteer onder andere daarom om gebruik te maken van key users. Zij vertegenwoordigen jouw organisatie en kunnen nuttige, gebundelde feedback aanreiken die belangrijk is om jouw uitgestippelde adoptietraject te optimaliseren.

3 - Breaking silos met een uitgebouwde community

Een term die een paar keer terug kwam tijdens verschillende sessies was 'breaking silos'. Hiermee bedoelt men dat je niet langer in hokjes moet denken of in bepaalde aanwezige departementen. Het is belangrijk om met heel wat mensen doorheen de gehele organisatie connecties te leggen. Maar hoe breek je dan die zogenaamde silo's? De belangrijkste manier om dat te doen, is door een community te creëren. Door met elkaar in contact te komen en mekaar te inspireren, worden we creatiever en meer empowered. Er zullen nieuwe samenwerkingen ontstaan en er zal transparanter gecommuniceerd worden. En dat had ook de organisatie van deze summit goed begrepen. Hun hashtag #communityrocks sloot hier naadloos op aan.

4 - Blijf je medewerkers verbinden

In een andere sessie (Michael Greth – Microsoft MVP) hoorden we: "videos are the new documents." Het gebruik van video's wordt steeds meer gewaardeerd om in te zetten bij interne communicatie. Ze kunnen een enorm hulpmiddel zijn om medewerkers te ondersteunen tijdens een transformatie. Deze vervolgens plaatsen op intelligente intranetten, verhoogt de transparantie en bevordert de feedback cultuur binnen jouw organisatie. Je kan bijvoorbeeld trainingen opnemen of korte tips inblikken. Medewerkers zullen zich daardoor meer betrokken voelen. Ook vanop afstand. Want bij meer mobiliteit en flexibiliteit zal er ook meer nood zijn aan het verbonden blijven met je team en organisatie.

5 - In een ‘search cultuur’ doe je aan centraal kennisdelen

Jussi Mori beweerde: "People are not addicted to smartphones, they are addicted to information". Het verspreiden en ontvangen van informatie binnen een organisatie gebeurt anno 2019 minder hiërarchisch en steeds sneller. Door de vele informatie die we ter beschikking hebben, zijn we geëvolueerd naar een 'search cultuur'. Het is dus niet enkel belangrijk om informatie centraal te delen in je organisatie maar ook de uitdaging aan te gaan om de vindbaarheid van alle informatie te verhogen. Wees er je dan ook van bewust dat we transformeren naar een manier van werken waarbij je slimmer en efficiënter moet omgaan met alle aanwezige informatie.

Bovenstaande inzichten zijn toepassingen waarin we, bij Wortell, sterk geloven en die we ook steeds verwerken in onze methodologie. De rechtstreekse waarden die antwoord geven op de 'what's in it for me?'-vraag, welke middelen in de vorm van tools hierbij horen en hoe jouw organisatie deze kan adopteren, ontdek je tijdens één van onze workshops.