Medewerkers betrekken bij crisiscommunicatie met Teams | Wortell

In tijden zoals deze waarin we sterk geplaagd worden door het coronavirus, komt het belang van goede crisiscommunicatie opnieuw aan de oppervlakte. Vaak hebben we wat externe crisiscommunicatie betreft al heel wat richtlijnen gedefinieerd, maar interne crisiscommunicatie is voor veel organisaties nog een blinde vlek. Het is echter net zo belangrijk, misschien zelfs belangrijker, om ook je naaste collega's meteen op de hoogte te brengen van wat er gaande is en op die manier snel en efficiënt een plan van aanpak op te stellen.

Klassieke communicatiekanalen komen vaak tekort

Klassieke communicatiemiddelen volstaan vaak niet. Een e-mail dreigt verloren te gaan in de overvolle mailbox. Bovendien ontvang je op geen enkele manier hiervan een prikkel. Daarnaast kan je moeilijk iedereen persoonlijk opbellen over wat er gaande is. Een berichtje op intranet plaatsen en hopen dat iedereen dit onmiddellijk gelezen heeft, is dan weer een illusie.

Hoe kan je dan wel op een laagdrempelige manier al je collega's bereiken, zonder dat er via je communicatiekanaal te veel vervuiling optreedt? Microsoft Teams kan hierop een antwoord bieden.

Je team in Microsoft Teams samenstellen

Bij een crisis wil je dat iedereen intern op de hoogte is. De eerste stap die je daarbij zet in Teams, is het aanmaken van een team met daarin al je collega's.

Het is mogelijk om meteen een organisatiebreed team aan te maken, zonder dat je hierbij vertrekt vanuit een distributielijst. Handig, maar je mag niet uit het oog verliezen dat je maximum 5 organisatiebrede teams kan aanmaken in je tenant. Gelukkig loont het meer dan de moeite om dit te doen voor interne crisiscommunicatie.

Als dat niet lukt, kan je ook zelf een team opstarten. Het spreekt voor zich dat je hierbij kiest voor een openbaar team. Leden voeg je toe op basis van een groep (binnen Office 365) waartoe iedereen behoort.

In principe ben je vrij om te bepalen hoeveel kanalen je toevoegt aan dit team. Om het voor je medewerkers eenvoudig te houden, raden we aan om je te beperken tot het kanaal 'Algemeen' dat standaard aangemaakt wordt bij een nieuw team. Je kan eventueel wel nog een privékanaal toevoegen om met je coördinerende subteam de communicatie af te stemmen alvorens je deze post in het kanaal 'Algemeen'. Een andere optie is een extra team met daarin de medewerkers die de crisiscommunicatie coördineren.

Je wil absoluut vermijden dat er in dit team 'vervuiling' optreedt. Er mogen enkel berichten gepost worden als er echt een crisis aan de gang is. Anders riskeer je dat medewerkers dit niet langer als een crisiscommunicatiekanaal erkennen en er bijgevolg niet veel aandacht aan besteden.

De eerste stap die je hierbij zet, is de beslissing om enkel eigenaars berichten te laten posten. Dit doe je via de instellingen van het kanaal 'Algemeen' (klik op de drie puntjes naast de naam van het kanaal). Vergeet hierbij niet om voldoende personen als eigenaar van het team aan te duiden! Als je enkel jezelf als eigenaar hebt aangeduid en je bent ernstig ziek tijdens een crisis, dan heb je een groot probleem. 

Vergeet niet om je collega's in Teams te taggen

Je teamleden taggen in Microsoft Teams zodat ze melding krijgen van een nieuw bericht lijkt evident, maar toch zien we nog heel vaak dat dit niet gebeurt. Vooral in geval van een crisis wil je dat iedereen meteen op de hoogte is. Vanuit het tabblad posts krijg je de keuze om ofwel een nieuw bericht te posten of om een aankondiging te doen. Via 'aankondiging' valt je bericht nog net iets meer op. Je hebt zelfs de mogelijkheid om een bericht als belangrijk te markeren. Dit zit onder de drie puntjes verstopt. 

Werk twijfels weg met behulp van een Microsoft Teams live event

Een organisatiebreed team kan je al goed op weg zetten naar een efficiënte interne crisiscommunicatie, maar toch zal je zien dat er bij je medewerkers nog heel wat vragen de kop opsteken. Een live event in Microsoft Teams kan jou helpen om heel laagdrempelig in dialoog te gaan met je werknemers. Zo'n livegebeurtenis maak je aan via de 'agenda' in het navigatiemenu aan de linkerkant. Vervolgens staat bovenaan de paarse button om een nieuwe vergadering of gebeurtenis aan te maken.

Je kiest zelf wie de rol van presentator en producer op zich neemt. De presentator vertelt je verhaal, de producer leidt alles op de achtergrond in goede banen. 

Als laatste stap bepaal je voor wie je live event bedoeld is en hoe je het wil produceren. Vergeet niet om de optie 'vragen en antwoorden' aan te vinken, anders verlies je natuurlijk het effect van een Q&A. Deze vragen komen schriftelijk binnen. Je beslist zelf of de presentator de vragen mondeling beantwoordt of de producer schriftelijk.

De 'crisis communication app' van Microsoft

Als je bekend bent met het Power Platform van Office 365, dan weet je dat er heel wat mogelijk is richting het zelf aanmaken van apps. Als je daar minder bedreven in bent, is er voor jou toch goed nieuws. Microsoft heeft namelijk een powerapp ontwikkeld die specifiek bedoeld is voor crisiscommunicatie én die je kan integreren in je Microsoft Teams omgeving. Meer informatie daarover bundelden we voor jou hier. En we maakten er een onepager over.

We hopen dat onze best practice jullie op weg zet naar een betere interne crisiscommunicatie met behulp van Microsoft Teams. Heb je vragen, opmerkingen of verbeteringen? Laat het ons weten!