Hoe zet Wortell Microsoft Viva voor je in?

Succesvol hybride werken

Sinds de pandemie heeft het thuiskantoor een permanente plek in de samenleving gekregen. Nu meer bedrijven inzetten op hybride werken, moeten ze wendbaarder worden. Medewerkers moeten op verschillende locaties informatiegestuurde beslissingen kunnen nemen. Wat daarvoor nodig is? Een middel waarmee mensen in verbinden treden met elkaar, met experts én met kennis. En dat is precies wat Microsoft Viva te bieden heeft.
 

Integratie, dé kracht van Microsoft Viva

‘Microsoft Viva’ klinkt mooi en innovatief. Maar moet je daar dan allerlei nieuwe systemen voor installeren of inrichten én mensen opleiden? Dat is wel het laatste waar je in dit snel veranderende tijdperk op zit te wachten. Contraproductiever kan bijna niet.

Goed nieuws: je kunt gewoon je bestaande systemen blijven gebruiken. Microsoft Viva integreert volledig met Microsoft 365. En als je een van de courante licenties hebt, dan zijn bepaalde componenten inbegrepen. Of je nu werkt in Microsoft Teams, Outlook, Word óf Viva Engage (Yammer), de integratie is een feit. Dat is de kracht van Microsoft Viva, dat sterk leunt op artificiële intelligentie.

Activeren doe je dan ook (bijna) in een handomdraai. Binnen enkele uren is je organisatie up and running. En zo zorgt Microsoft Viva dat je medewerkers razendsnel productief zijn.

Een kolfje naar Wortells hand. Ons motto is dan ook:  ‘We Empower People’. Wij ondersteunen mensen zodat zij op professioneel en persoonlijk vlak kunnen groeien. Als je Microsoft Viva goed inzet, vervult het precies dát doel. Daarom hebben wij ons portfolio uitgebouwd met Viva Topics en Governance and Implementation.
 

De juiste informatie op het juiste moment

Steeds vaker moeten medewerkers zelfstandig ad hoc beslissingen nemen. Als achteraf blijkt dat zij over verouderde of onvolledige informatie beschikten, moeten ze de fout rechtzettend. Een tijdrovende taak die een druk werkleven nóg hectischer maakt.

Maar soms lijkt deze situatie bijna onvermijdelijk. In een wereld waarin een overdaad van informatie soms problematisch is, kun je niet op de hoogte blijven van alle recente informatie en wijzigingen binnen je organisatie en branche. Of toch wel? Viva Topics en  Governance and Implementation spelen het voor je klaar. Daarmee implementeren wij Microsoft Viva Topics, een soort kennisbank die ervoor zorgt dat medewerkers de juiste informatie op het juiste moment voorgeschoteld krijgen. Daarnaast stellen we de spelregels op (governance) waarmee we onder andere bepalen wie welke topics mag zien en waar Topics toegang tot krijgt.
 

Alles over Viva Topics: 4 aandachtspunten

1. Discovery

Als je met ons samenwerkt, bespreken we haarfijn welke content zichtbaar mag zijn. Je kunt alles, niets of een aantal geselecteerde sites beschikbaar maken. Ook kun je een beperkt aantal sites uitsluiten. Daarnaast bekijken we welke kenmerken, keywords of onderwerpen níet door de AI van Viva Topics gevonden mogen worden. Dit stellen we dan in.

2. Visibility

Wie mag Topics in Office 365 zien? Ook hier heb je verschillende keuzes: iedereen, niemand of een selecte groep mensen. Dit laatste is handig wanneer je Viva Topics eerst wilt testen.

3. Permissions

Topics kun je wijzigen of zelf handmatig aanmaken. De vraag is wie dit mag doen. Ons advies: laat de hele organisatie kennis updaten. Want je wilt kennismanagement in je organisatie maximaal benutten. Twee pijlers staan hierin centraal:

• Kennis gebruiken in de praktijk. Je kunt onderscheid maken tussen topic viewers (mensen die topics alleen mogen kijken) en contributors (mensen die topics mogen aanpassen). Maar als je op 5.000 medewerkers slechts drie contributors hebt, is het bijhouden van topics een voltijdse bezigheden. Maak je van iedereen een contributor, dan is er sprake van een gelijke verdeling!
• Kennis beheren op technisch vlak. Een knowledge administrator neemt deze taak op zich. Vaak heb je meerdere knowledge managers die elk verantwoordelijk zijn voor een bepaald kennisgebied binnen de organisatie (producten, klanten, et cetera).

4. Topics Center

Een topic heeft een levenscyclus: het gaat van ‘suggested’ (het topic is voorgesteld door AI) naar ‘confirmed’ (een kennismanager heeft het topic gevalideerd) naar ‘published’ (de details van het topic zijn geverifieerd en eventueel handmatig aangepast) naar ‘removed’ (het topic is verwijderd). Hoe hoger je in de levenscyclus zit, hoe meer een topic ‘vastzit’ is in de organisatie (totdat het wordt verwijderd).
 

Microsoft Viva voor jouw organisatie

Uiteraard hebben wij diverse Microsoft Viva experts in huis die jouw organisatie graag op weg helpen. Hoe we dat doen? In drie workshops behandelen wij Microsoft Viva in het algemeen en Viva Topics in het bijzonder. Door onze ervaring met Teams Governance kunnen we je op pragmatische wijze helpen om kennismanagement op organisatiebreed niveau in te zetten.

Daarnaast kun je het volgende verwachten:

• Een vast tarief
• Specifieke deliverables
• Een Excel bestand waarin we alle governance regels vastleggen
• De activatie van Viva Topics op basis van de governance regels
• Een roadmap die we samen opstellen
• Een samenwerking met goed opgeleide, gecertificeerde consultants.

Interesse in Viva Topics, Governance and Implementation? Of in een inspiratiesessie over Microsoft Viva? Neem gerust contact met ons op.