Hoe zet je een compliance beleid op dat je bedrijf winstgevender en efficiënter maakt?

Dat je als bedrijf niet meer zonder een toekomstbestendig compliance beleid kunt, staat buiten kijf. De initiële investering lijkt groot, maar op lange termijn zorgt compliance beheer voor meer efficiëntie en zo ook meer winst. Maar hoe zet je nu een beleid op touw waar je als organisatie van deze voordelen geniet?  

Stap 1: Bepaal je compliance budget  

Eerst en vooral: bij de inrichting van een compliance beleid met alle bijbehorende technologieën ga je niet over één nacht ijs. Weet ook dat een goede analyse en uitwerking hoe dan ook een bepaald budget met zich meebrengen. Wees dus realistisch over de benodigde tijd en resources.  

Probeer deze investering niet te beschouwen als een noodzakelijke kost waar niets tegenover staat. Organisaties die risico’s proactief inschatten en hiernaar handelen, plukken daar vooral op lange termijn de vruchten van. De kwaliteit van de gegevens neemt toe, de klantervaring verbetert en processen zijn meer gestroomlijnd.   

Bovendien betaal je voor een gebrek aan een gedegen compliance beleid een nog hogere prijs. Want wat als er vertrouwelijke bedrijfsinformatie wordt verspreid door pakweg een datalek? En die terechtkomt bij jouw grootste concurrent? Dan is de financiële kater groter dan de investering ter bescherming van die kritische informatie.  

Stap 2: Breng je data in kaart - waar zitten welke gegevens?   

Alvorens je een compliance beleid in de diepte uitwerkt, moet je onderzoeken welke data er leven binnen je organisatie en wáár die data circuleren. Definieer ook hoe ze vandaag gebruikt en bewaard worden.  

Veel organisaties ervaren deze taak als een uitdaging. Elke afdeling beschikt dan ook over een specifiek type data, en heeft er bovendien een eigen regelgeving voor. Daarom raden we je aan om in deze stap al de juiste stakeholders en toezichthouders samen te brengen. 

Stap 3: Leg samen een reeks gebruikersscenario’s vast  

Heb je bovenstaande elementen inzichtelijk gemaakt? Dan kun je samen met de stakeholders bepalen hoe de organisatie met al deze data wil omgaan. Zo vermijd je dat gevoelige gegevens in verkeerde handen belanden en misbruikt worden.  

In deze stap is het dus de bedoeling dat je alle gebruikersscenario’s in kaart brengt, bijvoorbeeld ‘werken op afstand’. Besteed hier voldoende aandacht aan alvorens je classificaties, labeling en protectie implementeert. Deze scenario’s zijn net de basis voor de technische vertaalslag in de volgende fase(s).  

Stap 4: Implementeer tools met Microsoft Purview Compliance Manager 

Voor een maximale efficiëntiewinst is het noodzakelijk dat je je laat ondersteunen door de juiste technologische oplossingen. Je kunt er de nalevingsvereisten voor verschillende cloud platformen eenvoudiger mee beheren. Hiervoor biedt Microsoft verschillende tools, die allemaal onder de paraplu van Microsoft Purview Compliance Manager vallen. Let wel: bij het implementeren van deze tools mag je nog geen protectie hebben toegepast op de data.  

• Purview Information Protection gaat over het gebruik van gevoeligheidslabels, waarmee je het compliance beleid gaat toepassen. Via deze labels wordt vastgelegd welke gebruikers toegang hebben tot de data. Gebruikers kunnen dit zelf manueel configureren, maar je organisatie kan dit proces ook automatiseren volgens vooropgestelde regels. 

• Purview Data Loss Prevention helpt je gegevensverlies voorkomen. Zo vermijd je dat je data gedeeld worden met de verkeerde personen. Of dat ze plots belanden op ongewilde locaties, van toestellen tot cloud applicaties en daarbuiten.   

• Purview Data Lifecycle Management ondersteunt je in het correcte beheer van de levenscyclus van je gegevens. Daarvoor kun je gebruik maken van retentielabels en -instellingen. Die helpen je om data te bewaren die belangrijk zijn, maar zorgen er ook voor dat bepaalde data automatisch wordt verwijderd. Geen overbodige luxe, gezien de juridische en wettelijke vereisten!  

• Purview Insider Risk Management laat je riskante activiteiten te identificeren. Zo kun je je compliance beleid continu verfijnen en verder afstemmen volgens organisatiespecifieke noden.  

• Purview Communication Compliance detecteert elke manier waarop gebruikers binnen de organisatie zich niet houden aan de vooropgestelde regels.  Denk aan ongepaste teksten, gevoelige afbeeldingen en andere informatie.  

• Purview Information Barriers beperkt (bepaalde) gebruikers(groepen) in de mogelijkheid om bepaalde informatie onderling uit te wisselen.  

• Purview Records Management laat je organisatie alle wettelijke, juridische en bedrijfskritieke records beheren.

Stap 5: Zorg voor adoptie door alle gebruikers  

Compliance behelst veel strategische en technische keuzes. Maar minstens zo belangrijk is het bewustzijn bij je medewerkers. Welk label moet nu gekoppeld worden aan welk document?  

Je raadt het al: gebruikersadoptie is cruciaal voor een feilloze uitrol van bovengenoemde oplossingen. Zolang je interne en externe gebruikers de voordelen niet zien van zulke tools, zullen deze laatste weinig meerwaarde bieden. Maak alle gebruikers via adoptietrainingen attent op het belang van compliance, welke tools hiervoor worden voorzien en hoe ze gebruikt moeten worden. Na een nader te bepalen doorlooptijd kun je stelselmatig protectie of bescherming activeren.  

Zo zie je maar: de implementatie van een compliance beleid houdt veel meer in dan de juiste technologie. Alles staat en valt met de juiste mensen op de juiste plek!