Hoe word je ‘Copilot-ready’: Hoe Teams Governance de weg vrijmaakt voor succes
Dé vraag van dit moment luidt: ‘Hoe word je als organisatie ‘Copilot-ready’?’ Bij Wortell hebben we daar een aantal stappen voor ontwikkeld. Een daarvan is om aan de slag te gaan met Teams Governance. Daarvoor zetten we onder andere producten in van AvePoint — een partner waarvan we recentelijk de Partner of the Year Belgium en de Ambassador of the Year 2024 awards hebben ontvangen. Hoog tijd om eens te vertellen wat AvePoint bijzonder maakt en hoe we onze klanten hiermee helpen! Daarom gingen we om de tafel met Worteller Dave Lancée, consultant en diensteigenaar Teams Governance.
Teams Governance: heldere omgeving, beperkte risico’s
“Met Teams Governance zorgen we dat mensen binnen een organisatie beheersbaar, veilig en productief kunnen samenwerken in Microsoft Teams,” legt Dave uit. “Samen met de organisatie stellen we een beleid op. Hoe werken mensen samen? Hoe en waar sla je informatie op? Dit soort zaken leggen we vast. Daarnaast leveren we onze eigen software, waarmee je gestandaardiseerd teams kunt aanmaken, én AvePoint-software, waarmee je voldoet aan de vastgelegde afspraken en regels. Zo creëren we een heldere omgeving waarin de risico’s beperkt zijn.”
AvePoint Policies: monitoring, rapportage en herstelacties voor handhaving
Maar hoe zet Wortell AvePoint dan in via Teams Governance? Dat gebeurt op twee manieren, vertelt Dave: “Met AvePoint Policies zorg je dat Teams-regels en -instellingen gehandhaafd blijven. AvePoint Policies monitort daarop, herkent afwijkingen en rapporteert erover.”
Wanneer er sprake is van een afwijking, hoef je je daar als organisatie ook niet druk over te maken. “Wanneer AvePoint Policies constateert dat iets niet conform het beleid gaat, kan het automatisch een herstelactie uitvoeren,” zegt Dave. “Daarnaast kun je hier op geautomatiseerde wijze over communiceren — met de beheerders van de omgeving én met de mensen die de bewuste handeling hebben verricht. Afhankelijk van de situatie stuur je ófwel een melding over de herstelactie, óf een verzoek tot aanpassing. Dit laatste is bijvoorbeeld handig wanneer een team twee eigenaren moet hebben, maar één eigenaar het team verlaten heeft. In zo’n geval kun je aan laatstgenoemde vragen of deze een andere teameigenaar wil aanwijzen.”
Governance op Teams
AvePoint Insights: risicomitigatie omtrent gevoelige informatie
AvePoint Policies is een standaardonderdeel van Teams Governance. Sommige Wortell-klanten maken daarnaast gebruik van AvePoint Insights. Waarom doen zij dit? “Waar AvePoint Policies volledig inzet op de bescherming van je werkruimte, richt AvePoint Insights zich op de data,” vertelt Dave. “Deze tool scant de gevoeligheid van informatie. Denk aan persoonsgegevens, zoals BSN- en paspoortnummers of bankgegevens.”
Is dit dan een soort scan van gevoelige bestanden? “Jazeker,” zegt Dave. “Wat AvePoint Insights zo krachtig maakt, is dat het de gevoeligheid van gegevens koppelt aan de mensen die het recht hebben om deze in te zien. Zo kun je de risico’s beoordelen. Een cv in een HR-tool bewaren is misschien minder gevoelig dan alle postcodes opslaan in een team waar de hele organisatie in zit. Wanneer een organisatie zo’n scan draait, kan zij dus echt focussen op mitigatie van de grootste risico's.”
In het Microsoft Copilot-tijdperk is dat bijzonder relevant. Want, legt Dave uit, deze handige AI-assistent verzamelt en aggregeert een enorme hoeveelheid data: “Je wilt inzicht hebben in deze data en daar kan Insights je aanzienlijk bij helpen. Waar staan gegevens opgeslagen? Wie heeft welke rechten? Met AvePoint Insights kun je dit soort vragen goed beantwoorden.”
Meer weten over het terugkrijgen van de grip op je data nu er een wildgroei in Teams is? Lees de tips van onze productivity-expert Thijs of download onze gids voor effectief informatiemanagement en compliance.
Wil je ‘Copilot-ready’ worden en met Teams Governance aan de slag gaan? Neem contact met ons op.